Добыли и обработали: как промышленным компаниям оцифровать документацию и создать электронный архив

В рамках практического семинара, прошедшего 19 ноября 2015 года в московском офисе ЭЛАР, специалисты корпорации рассказали о проектах внедрения систем электронных архивов и технологиях оцифровки разноплановых материалов на предприятиях добывающей и обрабатывающей промышленности.

На мероприятии обсуждались методы сокращения и избавления от бумажного документооборота, опыт консолидации документации в территориально распределенных компаниях.

Наибольший интерес аудитории — руководителей, ИТ-сотрудников, а также специалистов подразделений архивов и технической документации вызвали доклады об услугах архивной обработки и технологиях оцифровки. Спикер ЭЛАР, Сергей Хахамов отметил, что в силу положений действующего законодательства на сегодняшний день невозможно полностью отказаться от использования бумажных документов в повседневной деятельности предприятия. Вместе с тем, стремление государства перейти к электронному обществу постепенно меняет положение дел: принято большое количество законодательных документов, позволяющих отказаться от бумаги, например, в сфере бухгалтерского учета.

«Наша задача — использовать современные и не противоречащие законодательству методы и инструменты для решения проблемы избавления от бумажного документооборота как во внутренних подразделениях компаний, так и при их взаимодействии с контрагентами, регуляторами, контролирующими органами», — подчеркнул Сергей Хахамов.

О преимуществах организации работы с документами, автоматизации их сбора и обработки, создании единого электронного архива с помощью ЭЛАР Саперион в своем докладе рассказал Дмитрий Шмайлов, начальник отдела ECM-решений.

Об особенностях оцифровки различных документов (калек, «синек», крупноформатных чертежей, геологических отчетов, каротажных лент, дел скважин, карт, планов и другой технической документации, ретрофонда) с участниками семинара поговорил Александр Кузнецов, эксперт ЭЛАР по оцифровке. Он отметил, что подобного рода проекты, особенно если они масштабные и подразумевают работы с разноформатными поврежденными, ветхими или пропыленными объектами, организациям намного выгоднее отдавать на аутсорсинг, нежели выполнять самостоятельно. Специалисты ЭЛАР быстро, профессионально и бережно сканируют любые корпоративные документы; всегда есть возможность организации работ на территории хранилища компании-заказчика.

Участникам семинара были продемонстрированы сканеры из продуктовой линейки профессионального оборудования ЭЛАР, в том числе скоростной ЭЛАР Скамакс, который не только моментально сканирует разноформатные несброшюрованные документы, но и предоставляет возможность интеллектуальной обработки и классификации полученных изображений. На сегодняшний день это один из самых прогрессивных и производительных инструментов для промышленного сканирования.

Илья Веригин, эксперт ЭЛАР по технологиям рассказал о том, как грамотно автоматизировать работу архивов компаний, вести их учет и организовывать рациональное хранение документов.

Семинар прошел в формате диалога. Слушатели задали многочисленные вопросы и проявили интерес к передовым сканерам ЭЛАР, демонстрируемым в конференц-зале. По окончании официальной части участники перешли к неформальному общению и обсуждению частных задач.