8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Единая информационно-поисковая система государственных и муниципальных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (ЯНАО)


Развитие информационного общества и переход на предоставление государственных услуг в электронном виде потребовали включения архивных учреждений в инфраструктуру региональных электронных правительств. Наравне с государственными архивами, обладающими большими массивами исторических, социально значимых документов и документов по личному составу, особое внимание уделяется муниципальным архивам, хранящим в своих фондах документы по основной деятельности органов муниципальной власти, судебных органов, общественных организаций, промышленных, сельскохозяйственных и иных предприятий, в том числе востребованные правоустанавливающие документы муниципалитетов.
    

Задачи

Сегодня наиболее эффективным подходом к автоматизации является создание единой, централизованной системы управления архивной деятельностью на уровне субъекта РФ. Указанная система должна обладать всем необходимым функционалом по автоматизации архивной деятельности и возможностью гибкой настройки для решения индивидуальных задач каждого архивного учреждения.

Для повышения эффективности процессов основных направлений деятельности государственных и муниципальных архивов, а также перехода на предоставление архивных услуг в электронном виде, Правительством Ямало-Ненецкого автономного округа было принято решение о создании единой информационно-поисковой системы (ЕИПС), объединяющей в своем контуре Службу по делам архивов, Государственный архив (ГА) и архивы муниципальных образований ЯНАО.
    

Решение

1.     На первом этапе построения единой системы с помощью модулей АИС ЭЛАР-Архив были автоматизированы первоочередные функции Службы по делам архивов и Государственного архива ЯНАО по управлению архивной деятельностью, учету фондов и обслуживанию пользователей в читальных залах.

Для выведения системы в стадию опытной эксплуатации в неё были импортированы учетно-архивные данные из ведущейся в ГА ЯНАО общеотраслевой БД «Архивный фонд», а также загружен первоочередной информационный ресурс в составе 340 архивных дел, предоставленный Службой по делам архивов.

2.     В 2012 году подсистема Государственного архива ЯНАО была дополнена модулем автоматизации учета приема и исполнения запросов и модулем взаимодействия ЕИПС с ПК  «Архивный фонд», реализующим двухсторонний обмен информацией по рубрикам, фондам, описям и делам.

Была выполнена конвертация и загрузка в ЕИПС всех тематических БД, ведущихся в ГА ЯНАО. Параллельно были проведены работы по созданию электронного фонда пользования путем оцифровки дополнительно 20 архивных описей и более 1000 архивных дел за период с 1887 по 2000 годы, включая 166 особо ценных дел.    

Отдельным элементом, обеспечивающим предоставление архивных услуг в электронном виде, стала подсистема «Интернет-портал». Включенный в ее состав модуль «Виртуальный читальный зал» предоставляет пользователям возможности поиска по автоматизированному НСА архивов и составления требований на доступ к архивным документам посредством сети Интернет.



3.     Одновременно с этим в 2012 году Департамент информационных технологий и связи ЯНАО приступил к реализации проекта по автоматизации муниципальных архивов и подготовки их к включению в ЕИПС Службы по делам архивов в соответствии с мероприятиями целевой программы «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства ЯНАО на 2011-2013 годы».

С целью исключения затрат, связанных с доработкой различающихся автоматизированных систем, а также обеспечения в последующем однозначной совместимости с ЕИПС, было принято решение разработать типовую подсистему «Муниципальный архив» на основе модулей АИС ЭЛАР-Архив. В соответствии с государственным контрактом, разработанная подсистема была установлена в 7-ми муниципальных архивах и архивных отделах муниципалитетов ЯНАО.

Каждый муниципальный архив получил свою, автономную информационную систему, позволившую создавать и управлять автоматизированным НСА по документам архива,  вести учет поступления запросов пользователей и исполнять их в электронном виде, пополнять электронный фонд пользования и использовать документы из его состава, в том числе реализовать обслуживание пользователей в читальном зале.

Преимущества

Применение концепции централизованной автоматизации архивных учреждений субъекта РФ с использованием типовых модулей специализированного программного продукта АИС ЭЛАР-Архив позволяет получить ряд значимых преимуществ:
  • повысить эффективность деятельности Службы по делам архивов, Государственных и муниципальных архивов региона по удовлетворению потребностей пользователей в ретроспективной архивной информации, в том числе посредством автоматизации рутинных процессов и процедур архивной деятельности
  • повысить качество предоставляемых учреждениями архивной службы услуг за счет создания и наполнения автоматизированного научно-справочного аппарата по документам архивов, сокращения сроков исполнения обращений граждан и организаций, а также предоставления гражданам возможности доступа к государственным и муниципальным услугам через сеть Интернет
  • обеспечить возможность централизованного развития и модернизации системы при изменении нормативного регулирования деятельности
  • повысить эффективность работы Экспертно-проверочной комиссии и предоставить возможность автоматизировано, в режиме реального времени отслеживать показатели деятельности архивов и формировать отчетно-статистическую документацию в различных разрезах
  • обеспечить сохранность особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов за счет изъятия их из оборота и создания электронного фонда пользования.

Результаты

Успешная реализация проектов Службы по делам архивов и Департамента информационных технологий и связи ЯНАО позволила:
  • В полной мере автоматизировать процессы архивной деятельности Службы по делам архивов и Государственного архива ЯНАО, обеспечить предоставление архивных услуг в электронном виде как в части исполнения запросов пользователей, так и в части предоставления доступа к фондам и обслуживания пользователей посредством виртуального читального зала.
  • В полной мере автоматизировать 7 муниципальных архивов ЯНАО с применением типовых модулей программного продукта АИС ЭЛАР-Архив, в том числе реализовать функционал исполнения запросов и обслуживания пользователей в читальном зале.
  • Наполнить автоматизированный НСА и создать электронный фонд пользования Государственного и муниципальных архивов ЯНАО, а также обеспечить его сотрудников программными и техническими средствами для самостоятельной оцифровки фондов.


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA