8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Концепция создания информационной системы «Единый электронный читальный зал федеральных архивов»

Федеральной целевой программой «Культура России» на 2012-2018 годы предусмотрены научные исследования, касающиеся хранения, учета и использования архивных документов. Научно-исследовательские работы и основанные на их результатах мероприятия Росархива призваны повысить качество обслуживания пользователей в архивах и создать для граждан новые удобные сервисы.

Так, Концепция создания информационной системы «Единый электронный читальный зал федеральных архивов» (далее — Системы или ЕЭЧЗ ФА) является основой формирования в России единого централизованного доступа через сеть Интернет к информационным ресурсам всех федеральных архивов и перехода к предоставлению услуг в электронной форме.

Со стороны исследователей и пользователей растет спрос на информацию и документы, хранящиеся в федеральных архивах. Статистика посещений и запросов в читальные залы учреждений свидетельствует о том, что востребованность архивных услуг растет.

Количество пользователей
читальных залов
2009 г. — 11.7 тыс. человек
2014 г. — 15. 8 тыс. человек
Количество тематических запросов в федеральные архивы
2009 г. — 13.6 тыс.
2014 — 24 тыс.

В настоящее время у пользователей федеральных архивов есть ряд возможностей для удаленного поиска информации о документах и самих документов. Это, в частности, «Центральный фондовый каталог», который содержит более 73% от общего объема описаний документов на уровне фонда и около 24% описаний на уровне дела, хранящихся в федеральных, региональных и муниципальных архивах. Данным ресурсом в 2014 году воспользовались более 145 000 уникальных пользователей, что почти на 23% выше, чем в 2013 году. Общая характеристика фондов федеральных архивов приведена на отраслевом портале в базе данных «Путеводители по российским архивам» и в тематических справочниках. На сайтах большинства архивов опубликована информация о фондах и архивных коллекциях. Во многих архивах существуют и используются посетителями в читальных залах информационные системы и электронные базы данных.

Однако данные ресурсы являются, во-первых, децентрализованными, что усложняет поиск информации. Во-вторых, системы и базы данных многих архивов не могут быть использованы через сеть Интернет, что также не способствует удобству работы пользователей. В-третьих, существующие ресурсы не являются исчерпывающими, то есть не содержат и не могут содержать полной информации о составе документов из федеральных архивов. И, наконец, существует проблема разнообразия форм и видов представления однотипных элементов системы НСА, что, конечно, не может устраивать пользователей и исследователей.

Основной целью создания ЕЭЧЗ ФА является рост удовлетворенности граждан от использования архивных сервисов. Удобство доступа к документам и быстрота поиска — таковы главные принципы, согласно которым и будет строиться Система, призванная создать единое информационное пространство федеральных архивов. В связи с этим в рамках создания ЕЭЧЗ ФА будет формироваться научно-справочный аппарат (НСА), который станет единым комплексом взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и баз данных о составе и содержании документов, хранящихся в федеральных архивах, и доступных для оказания услуг через Интернет. А в состав электронных информационных ресурсов ЕЭЧЗ ФА будут включены существующие и вновь созданные ресурсы федеральных архивов в электронной форме.

Система НСА ЕЭЧЗ ФА будет содержать иерархически организованные данные на пяти уровнях в соответствии с алгоритмом архивного поиска: фонд/коллекция, опись, единица хранения (единица учета), документ, и построенную на совместимых схемах и форматах описаний архивных документов единую методику информационного наполнения.

В состав информационных ресурсов ЕЭЧЗ ФА войдут: элементы НСА федеральных архивов, базы данных описей, коллекций, «Центральный фондовый каталог», «Архивный фонд», базы данных других информационных систем федеральных архивов, данные тематических ресурсов. В качестве вновь формируемых и открытых для внешнего доступа информационных ресурсов ЕЭЧЗ ФА могут быть включены адаптированные каталоги и картотеки, как правило, созданные в служебных целях, а также материалы издательской и публицистической деятельности Росархива. Для того чтобы исключить дублирование данных в ЕЭЧЗ ФА, будет реализован механизм информационного взаимодействия (как при однократной первичной загрузке, так и при регламентированном обновлении / пополнении) объединенного НСА ЕЭЧЗ ФА и данных НСА в электронной форме, ведущихся в федеральных архивах.

Таким образом, Единый электронный читальный зал федеральных архивов позволит гражданам в удаленном режиме изучать научно-справочный аппарат всех федеральных архивов, заказывать необходимые дела, просматривать электронные копии документов в режиме online. Будет открыт виртуальный доступ к НСА и наиболее востребованным фондам исторического, генеалогического характера, которые уже существуют в электронном виде, или создаются в настоящее время. Пользователей ждет простой и расширенный многоаспектный поиск, навигация по элементам НСА федеральных архивов, индивидуальное обслуживание в личном кабинете.

В соответствии с российским законодательством[1] бесплатными в ЕЭЧЗ ФА будут доступ к научно-справочному аппарату, сервисам личного кабинета пользователя и информационное обслуживание. Также бесплатно органам государственной власти и местного самоуправления будет предоставляться информация и/или копии документов.

Традиционно основу внебюджетных доходов архивов составляют платные услуги, связанные с обслуживанием пользователей в читальном зале и исполнением запросов исторического и генеалогического характера. Но в настоящее время государственными архивами практически не используются механизмы предоставления платных услуг удаленно, через Интернет. Реализация подобных сервисов в рамках Единого электронного читального зала позволит федеральным архивам расширить круг и географию пользователей, увеличить спектр и количество заказов услуг, повысить доходы архивных учреждений. Платным в ЕЭЧЗ ФА будет комплексный сервис, в который войдут изготовление копий архивных документов на бумажных и пленочных носителях; доступ к электронным копиям архивных документов фондов, коллекций и тематических баз данных; информационным ресурсам каталогов и картотек, разработанным и пополняемым сотрудниками ФА.

В читальном зале будут реализованы функции биллинга, в том числе: тарификация услуг в соответствии с прейскурантами, тарифными планами, объемами оказываемых услуг и другими параметрами заказов; сбор и обработка информации о платежах, ведение лицевых счетов, формирование отчетности. Единый электронный читальный зал федеральных архивов будет интегрирован с порталом государственных услуг, порталом «Архивы России», сайтами и тематическими информационными ресурсами федеральных государственных архивов.

[1] Правовой основой организации оказания архивных услуг в федеральных архивах (далее — ФА) являются: положения Конституции Российской Федерации, ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19; Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. № 635.


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA