8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Создание автоматизированной системы управления основными процессами деятельности государственных архивов Воронежской области

В государственных архивах Воронежской области в настоящее время хранится более 1 840 тысяч дел в бумажном виде.[1] Поток обращений за ретроспективной информацией со стороны органов власти, организаций и физических лиц в архивы постоянно возрастает.

Ежегодно государственными архивами области исполняется около 11 000 запросов социально-правового характера, порядка 1 200 тематических запросов. Изготавливается около 2 500 копий архивных документов.

В читальных залах каждый год выдается более 6 000 дел.

Работа с архивными документами на бумажных носителях, как для самих архивистов, так и для пользователей существенно осложняется невозможностью одновременного использования документов несколькими гражданами, высоким риском порчи и утраты архивных документов.

Задача

Для того чтобы сохранить архивные документы от износа и повысить эффективность исполнения запросов пользователей, правительством Воронежской области в государственной программе «Развитие культуры и туризма» закреплены мероприятия по созданию электронного цифрового фонда пользования на документы Архивного фонда Воронежской области[2].

Результатом данных мероприятий должна стать надежная автоматизированная система управления основными процессами деятельности государственных архивов Воронежской области, которая включает:

  • Нормативно-методическую базу архивного хранения и использования цифрового фонда

  • Программно-технический комплекс для создания и управления цифровым фондом, автоматизации деятельности сотрудников при исполнении запросов граждан и организаций

  • Информационную базу, содержащую описи, особо ценные документы и элементы автоматизированного НСА.;

Решение

Все работы в рамках проекта по созданию электронного фонда пользования, а именно: оцифровка архивных описей и документов особо ценных дел, разработка и внедрение системы хранения цифровых копий документов и поисково-справочного аппарата к ним, были выполнены корпорацией ЭЛАР с учетом логики взаимосвязей внутренних процессов архивных учреждений.

На первом этапе проекта разработаны методология архивного хранения и регламенты работы с цифровым фондом пользования, а также типовой комплект документации по организации и выполнению оцифровки архивных фондов.

«В государственных архивах региона, — комментирует руководитель Государственного архива Воронежской области Вячеслав Гуров, — теперь действует методология, регламенты и инструкции по архивному хранению и использованию цифрового фонда. Сотрудники Государственного архива Воронежской области, Государственного архива общественно политической истории и Государственного архива Воронежской области документов по личному составу перешли на безбумажную работу в части учета движения дел, контроля их выдачи и других процедур»

На втором этапе внедрена Автоматизированная информационная система (далее — АИС) управления основными процессами деятельности государственных архивов Воронежской области, которая обеспечила надежное хранение материалов фонда, представленных в электронном виде, сохранность этих материалов и многопользовательский доступ к ним с разграничением полномочий.

В состав АИС вошли следующие компоненты.

  • Подсистема подготовки цифрового контента отвечает за создание электронных копий архивных документов, в том числе ветхих документов на кальках, их регистрацию и размещение в едином централизованном хранилище.

  • Электронный архив решает задачи комплектования, хранения, обслуживания электронных архивных фондов, в том числе ведение НСА, поиск данных и документов по заданным критериям, работу с пользователями; ведения топографии мест хранения бумажных оригиналов, учета движения документов на бумажных носителях.

  • Электронный читальный зал позволяет регистрировать пользователей, автоматически создавать анкеты и пропуски; отвечает за доступ, поиск и просмотр каталога, документов фонда пользования. Пользователи могут заказывать материалы цифрового фонда и документы на традиционных носителях, контролировать исполнение своих заказов, а архивисты — формировать отчеты о работе читальных залов, выдаче дел из архивохранилищ, тематике исследований.

  • Интернет-портал делает для внешних пользователей доступными архивные материалы. Подсистема Интернет-портал вывела на качественно новый уровень информирование населения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда Воронежской области.

  • Подсистема интеграции с ЕПГУ/РПГУ обеспечивает передачу запросов и других сведений, которые необходимы для получения государственных услуг в электронном виде, и поданы в госархивы Воронежской области через СМЭВ/РСМЭВ. С помощью подсистемы также передаются на порталы госуслуг запросы, обработанные специалистами архивов с помощью средств электронного цифрового фонда пользования.

  • Подсистема автоматизации учета и исполнения запросов пользователей предназначена для автоматизации процессов отработки социально-правовых запросов. Автоматизированы учет поступления в архив запросов с возможностью прикрепления к электронной карточке электронного образа обращения и электронного образа архивной справки, выписки или копии, подготовка справок и выписок.

  • Подсистема санкционированного доступа к цифровому контенту дает возможность загружать материалы в электронном виде на локальные компьютеры пользователей, удалять их по истечении допустимого срока ознакомления. Пользователи могут в режиме online просматривать документы, но не могут их копировать, вносить изменения, распечатывать.

В рамках проекта были оцифрованы около 14 000 описей и 25 000 дел Архивного фонда Воронежской области. Оцифровка проведена в соответствии с промышленной технологией создания электронных информационных ресурсов. Перед сканированием дела, в которых значимая информация «уходит» в переплет, были расшиты. Все документы сканировались на оборудовании планетарного типа марки «ЭЛАР ПланСкан». Оно является безопасным для оригиналов благодаря отсутствию ультрафиолетового и инфракрасного излучений, а также наличию книжной колыбели и прижимных стекол, за счет которых дела при сканировании не деформируются, а качество изображений остается при этом высоким. После сканирования и обработки графических образов проведено индексирование описей и документов, и информационный ресурс загружен в АИС.

Результаты

Благодаря созданию автоматизированной системы управления основными процессами деятельности государственных архивов Воронежской области обеспечена сохранность архивных документов: особо ценные, уникальные и наиболее востребованные документы изъяты из оборота и заменены электронными копиями.

Автоматизированы процессы предоставления архивных услуг в электронном виде как в части исполнения запросов пользователей, так и в части предоставления доступа к фондам, обслуживания пользователей с помощью современных online-сервисов.

Сотрудники Государственного архива Воронежской области, Государственного архива общественно политической истории и Государственного архива Воронежской области документов по личному составу перешли на полностью безбумажную работу в части учета движения дел, контроля их выдачи и других процедур.


[1] Государственный архив Воронежской области, Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области, Государственный архив Воронежской области документов по личному составу

[2] Постановление Правительства Воронежской области от 18 декабря 2013 года N 1119 «Об утверждении Государственной программы Воронежской области «Развитие культуры и туризма»


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA