Автоматизация контроля исполнения поручений территориальных управлений Федерального агентства водных ресурсов РФ

Федеральное агентство водных ресурсов Российской Федерации (ФАВР) является органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере водных ресурсов.

Решение

В рамках автоматизации контроля исполнения поручений разработана единая информационная система электронного документооборота, включающая две основные части:

• подсистему электронного документооборота (ПЭД),
• подсистему электронного архива (ПЭА).

ПЭД используется при обработке и формировании различной организационно-распорядительной документации. Процесс обработки включает в себя регистрацию, списание в дело и последующий перевод документа на архивное хранение.

ПЭА предназначена для поиска, просмотра и хранения электронных образов документов по различным направлениям водохозяйственной деятельности территориального управления.

Оцифровка документов для первоначального наполнения электронных архивов была выполнена на территории подразделений ФАВР специалистами корпорации «Электронный Архив». При работе использовались промышленные высокоскоростные сканеры, позволившие в кратчайшие сроки оцифровать большой массив документации. Созданный информационный ресурс был загружен в СЭА под управлением ПО САПЕРИОН.

Преимущества

В ходе реализации важным преимуществом стало использование ПО САПЕРИОН, что позволило обеспечить интеграцию существующих в организации систем учета с создаваемой системой электронного архива.

Результаты

Внедрение единой информационной системы электронного архива позволило:

• осуществлять контроль исполнения поручений вышестоящего уровня внутри ФАВР, с формированием отчетности по исполнению поручений как в целом по организации, так и по отдельным сотрудникам
• повысить оперативность принятия решений, за счет оперативного получения исполнителями необходимой информации и документов, необходимых для принятия соответствующих решений
• существенно сократить срок отработки запросов, за счет оптимизации внутриведомственного документооборота и обеспечении контроля в «реальном времени» за ходом исполнения поручений.