8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Система электронного архива Администрации города Сочи


Задачи

Согласно распоряжению Правительства России от 17.12.2009 № 1993-р, одной из госуслуг в области имущественно-земельных отношений, которая в первую очередь должна быть переведена в электронный вид, является выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей. Данная услуга является базовой, так как без соответствующего правоустанавливающего документа зарегистрировать право владения земельным участком и в дальнейшем совершать какие-либо юридические действия будет невозможно.

В 2008 году Администрацией города было принято решение о внедрении информационной системы, которая обеспечила бы создание, хранение, эффективный поиск и предоставление многопользовательского доступа к электронным копиям документов, в первую очередь – к наиболее востребованным хранящимся в архивах муниципальных районов правоустанавливающим земельным документам.

Согласно действующему законодательству РФ в Комитете по земельным ресурсам и землеустройству должны быть зарегистрированы только документы, принятые после 29.10.1993 года. В связи с этим в состав документов, подлежащих переводу в электронный вид, в обязательном порядке вошли все принятые до 1993 года и содержащие информацию о предоставлении земельных участков организационно-распорядительные документы органов исполнительной власти города Сочи:

  • Протоколы заседаний исполкомов сельсоветов за 1937-1993 годы.
  • Протоколы заседаний исполкомов поссоветов дела за 1940-1961 годы.
  • Протоколы заседаний исполкома райсовета за 1961-1993 годы.
  • Постановления Администрации города за 1991-2003 годы.

Решение

  • Система управления ЭА
  • Ключевым аспектом при выборе системы управления электронным архивом стала безопасность персональных данных, так как большинство подлежащих обработке документов содержало конфиденциальную информацию (ФИО, даты рождения, места проживания и т.д.).

    Основой ЭА стала платформа ЭЛАР САПЕРИОН, имеющая сертификат соответствия ФСТЭК по уровню НДВ-4 (с возможностью использования для защиты информации в информационных системах ПД до 1 класса включительно) и позволившая без установки дополнительных программных компонент в полном объеме реализовать определенную структуру

  • Сканирование первоисточников
  • Архивные материалы не подлежат вывозу, работы по сканированию проводились на территории заказчика, для чего специалистами корпорации были организованы специализированные центры оцифровки, состоящие из планетарных и документных сканеров ЭЛАР. В состав центров были включены также широкоформатные сканеры для оцифровки дел 50-х годов XX века, содержащих документы формата А3 и более.

    Все архивные дела были сшиты, а среди документов преобладали ветхие, идущие в разворот и скрепленные группами, поэтому расшивка и сканирование документов осуществлялись с максимальной осторожностью. Параллельно со сканированием был проведен аудит первоисточников с составлением актов по отсутствующим и дефектным листам.

  • Индексирование и загрузка в электронный архив
  • Индексирование проводилось силами сотрудников производственных центров Корпорации. Для каждого документа была создана электронная учетная карточка, содержащая поисковые атрибуты (10 индексных полей для описей и дел, 5-6 для документов). Полученный информационный ресурс, состоящий из БД и графических образов (все описи и несколько тысяч архивных дел), был загружен в систему электронного архива. Также Заказчику была передана обязательная страховая копия ресурса на Blu-Ray дисках.

    В настоящий момент к электронному архиву имеют доступ все сотрудники архивного отдела Администрации города Сочи. Возможности редактирования, печати и других действий с документами зависят от прав каждого конкретного пользователя в системе.

    Результаты

    Создание электронного архива позволило Администрации города Сочи реализовать в электронном виде услугу по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, и справиться с возросшим потоком обращений граждан. Реализация проекта и переход на использование электронных информационных ресурсов значительно упростил работу сотрудников архивного отдела Администрации, позволив:

    • создать единое информационное пространство для ввода, обработки, хранения и анализа электронных документов Администрации;
    • обеспечить возможность предоставлять электронные копии архивных документов в ответ на запросы граждан и по каналам межведомственного взаимодействия;
    • повысить оперативность поиска и доступа к документам, обеспечить возможность одновременного доступа нескольких пользователей к одному и тому же документу;
    • минимизировать число запросов к бумажному архиву и снизить риски порчи и утраты бумажных документов за счет использования преимущественно их электронных копий.


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA