8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Система электронного архива ОАО «НЛМК»


Группа НЛМК - ведущий поставщик слябов и трансформаторной стали в мире. При производственной мощности более 15,7 миллионов тонн стали, НЛМК является крупнейшим российским поставщиком продукции с высокой добавленной стоимостью, включая прокат с полимерным покрытием, оцинкованную и электротехническую сталь, а также сортовую металлопродукцию. Головное предприятие группы – Новолипецкий металлургический комбинат.

Задачи

Промышленная группа НЛМК включает в себя несколько десятков территориально распределенных предприятий (добывающие, обрабатывающие, сбытовые и пр.). Для организации эффективного управления подобной структурой необходима интеграция всех бизнес-единиц группы как на управленческом, так и на процессном уровне. В первую очередь оптимизация коснулась процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и управления первичными документами для предприятий НЛМК.

Для реализации единых методик обработки первичных документов на предприятиях группы было принято решение о внедрении единого электронного архива бухгалтерских документов группы НЛМК.   

 

Решение

В качестве платформы для создания электронного архива использовалась ECM-система Саперион, предназначенная для хранения и управления корпоративной информацией, организации сервисов поиска, оперативного доступа и защиты документов.  

Электронный архив НЛМК - это система хранения и управления первичными бухгалтерскими документами, состоящая из нескольких функциональных модулей:
  • Участки перевода документов в электронный вид (сканирующее оборудование, принтеры штрих-кодов, программное обеспечение для обработки электронных образов документов)
  •  Система Саперион, обеспечивающая надежное долговременное хранение, удобные сервисы поиска и оперативный многопользовательский доступ к первичным бухгалтерским документам
  •  Модуль взаимодействия системы электронного архива с учетными системами 1С различных конфигураций (двусторонняя связь систем с возможностью прямого обращения к образу документа по учетным данным из 1С)



В учетный центр НЛМК поступает до 10 тысяч первичных документов в день, для обработки таких объемов используется распределенная система ввода. Документы оцифровываются на местах, производится их первичная регистрация и загрузка в централизованный электронный архив. Подобная схема загрузки документов позволяет сократить расходы на пересылку документации между подразделениями группы компаний с одной стороны и обеспечить многопользовательский доступ к информации удаленных подразделений с другой.

Исходящие документы формируются из учетной системы 1С с предварительно нанесённым штрих-кодом (выступает в роли уникального идентификатора), затем документ распечатывается и после процедуры согласования и подписания оригинал сканируется. Далее отсканированный документ загружается в электронный архив, где автоматически заполняется его электронная карточка (по распознанному штрих-коду система обращается в 1С и получает атрибуты документа).

Решение позволило функциональным сотрудникам финансовой службы НЛМК перейти на модель безбумажного документооборота, сократить трудозатраты на поиск и формирование выборок документов и сократить риски утери и порчи документов.

Преимущества

Процедура авторизации пользователя в системе электронного архива осуществляется без ввода логина и пароля - права выдаются по матрице доступа из Active Directory. Данная функция позволяет разграничивать права пользователей в различных системах централизованно.

Для отслеживания действий пользователей в системе ведутся аудит-таблицы по всем пользователям и документам.

Используемые в учетной системе и архиве справочники (контрагентов, сотрудников и пр.) централизованно ведутся в SAP, где проводятся все изменения и хранятся эталонные справочники. При изменении данных в справочнике ERP SAP запускается процедура синхронизации данных со справочниками 1С и Саперион.  

Результат

В результате реализации проекта в группе компаний НЛМК внедрен интегрированный программный комплекс, позволяющий полностью автоматизировать процессы документационного обеспечения финансовой службы. Использование электронного архива позволило достичь следующих результатов:

Для группы НЛМК в целом:
  • Повысилась прозрачность финансовых бизнес-процессов и контролируемость дочерних компаний
  • Сократились издержки на организацию бумажного документооборота и содержание архива бумажных документов
  • Возросла эффективность работы финансовой службы организации, сократилось количество ошибок
  • Сократились сроки подготовки управленческой отчетности
  • Повысилась эффективность взаимодействия с контролирующими органами
  • Упростились процедуры проведения внутреннего и внешнего аудита

Для финансовой службы – Учетного центра НЛМК:
  •  Повысилась эффективность обработки документационных потоков сотрудниками НЛМК
  •  Возросла оперативность поиска документов и формирования выборок
  •  Все первичные документы доступны из привычных интерфейсов учетных систем
  •  Сократились риски утери и порчи документов


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA