8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Проект по созданию электронного архива первичной бухгалтерской документации в ОАО "ОГК-1"


Корпорация «ЭЛАР» реализовала проект по созданию электронного архива первичной бухгалтерии для Открытого акционерного общества «Первая генерирующая компания оптового рынка электроэнергетики». ОАО ОГК-1 является крупнейшей по мощности из всех тепловых генерирующих компаний, созданных в ходе реформы электроэнергетики.


Задача

Руководством ОГК-1 было принято решение о переводе имеющейся бухгалтерской документации в электронный вид и создании распределенного интегрированного корпоративного электронного архива первичной бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупочную деятельность.

Данное решение обусловлено тем, что в региональных подразделениях компании ежедневно формируется внушительный массив бухгалтерской документации, поступающий в отделы учета головного офиса для проведения хозяйственных операций. Для работы с первичной документации из архива бухгалтерии заказчик тратил много рабочего времени своих квалифицированных сотрудников, становилось все труднее преодолевать последствия производимого при этом беспорядка в бумажном архиве.


Решение

Работа по внедрению решения Корпорации начались с проведения экспертизы бумажного массива Заказчика. По результатам проведения экспертизы для осуществления работ по оцифровке было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС, предназначенное для быстрой, но при этом бережной оцифровки расшитой документации со скоростью до 300 страниц в минуту.



Для дальнейшей самостоятельной оцифровки текущих бухгалтерских документов и постепенного сканирования архивной документации на территории Заказчика был созданы два центра ввода, оборудованные одной из моделей линейки ЭЛАР СКАМАКС. Данная модель позволит сотрудникам ОГК-1 сканировать необходимые документы в черно-белом режиме, наиболее подходящем для данного типа документации, со скоростью до 180 страниц в минуту.


Для упрощения работы сотрудников Заказчика в рамках проекта был реализован автоматический ввод документов в систему с помощью штрих-кодов с применением ПО Саперион.

Электронный информационный ресурс (ЭИР), полученный после оцифровки документации, подлежит надежному архивному хранению. Для этих целей на предприятии Заказчика была установлена система хранения данных на базе HDD-дисков. На данный момент общий объем электронного архива составляет около 100 Гб. В текущей конфигурации объем физического хранилища составляет 1Тб. Используемое оборудование предоставляет возможность масштабирования (увеличение объема хранения) до 12 Тб и более.


Для решения задачи по оперативному поиску документации в ЭИР ОАО «ОГК-1» была внедрена специализированная система управления – ЭЛАР САПЕРИОН, которая обеспечивает:

  • Централизованное хранение данных в архиве с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников
  • Оперативный доступ уполномоченных сотрудников к любому документу архива
  • Возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операцией
  • Быстрый электронный поиск и формирование подборок документов во время камеральных и выездных налоговых проверок


Результат

Первый этап реализации по созданию электронного архива в ОАО «ОГК-1» завершился в мае 2009 года (в опытную эксплуатацию система была передана уже в феврале 2009, обеспечен текущий ввод первичной бухгалтерской документации на обеих площадках.). Его результатом стало внедрение комплексной системы наполнения, хранения и управления электронным информационным ресурсом бухгалтерской документации, документов отделов логистики и закупок.

Главным преимуществом внедрения системы Электронного архива первичной бухгалтерской документации в ОГК-1 стал переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями документов при выполнении трудоемких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, обеспечение сохранности и снижения обращений к бумажному архиву, при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии.


«Уже по итогам начального периода эксплуатации системы стала очевидна эффективность использования возможностей электронного архива при подготовке подборок документов по запросам налоговых органов, отражении операций в бухгалтерском и налоговом учете, осуществлении закупочной деятельности, а также при расчетах с контрагентами. Эффективность использования системы достигается за счет мгновенной доступности документов из интерфейсов специализированных учетных систем, используемых на рабочих местах сотрудников ОАО «ОГК-1». К использованию функциональности электронного архива в своей повседневной деятельности проявили интерес и другие подразделения ОАО «ОГК-1», которым также необходимо иметь оперативный доступ к документам по своему направлению. Это позволяет говорить о большом потенциале по развитию и расширению функциональных возможностей внедренного решения».
Киров С.А., Заместитель исполнительного директора по экономике и финансам.


На данный момент планируется мультиплицирование системы электронного архива на другие филиалы Заказчика, в первую очередь на Ириклинской, Каширской, Нижневартовской и Уренгойской ГРЭС.

Развитие проекта также подразумевает расширение функциональности системы электронного архива для Исполнительного аппарата и Пермской ГРЭС (добавление новых подразделений, расширение интеграционных возможностей).


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA