8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Система электронного архива документации объединенной металлургической компании

Объединенная металлургическая компания (ОМК) — один из крупнейших отечественных производителей труб и другой металлопродукции для энергетических, транспортных и промышленных компаний. В составе ОМК 4 крупных предприятия металлургической отрасли: Выксунский металлургический завод, Альметьевский трубный завод, завод Трубодеталь и Литейно-прокатный комплекс. На предприятиях группы ОМК работает более 20 тысяч человек.

Задачи

Для повышения эффективности управления финансовыми потоками холдинга необходимо: во-первых, повысить эффективность и снизить трудозатраты на ведение бухгалтерского и налогового учета для профильных подразделений холдинга, во-вторых, по запросу контролирующих органов быстро предоставить необходимые документы. И, наконец, обеспечить сохранность и исключить риски утери документов. Для решения этих задач группе компаний ОМК наряду со стандартизацией процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учета по всем предприятиям группы, был создан единый центр бухгалтерского и налогового учета и принято решение о переход на обработку документов в электронном виде и создании распределенного электронного архива первичной бухгалтерской документации.

Решение

С учетом реструктуризации бизнес процессов группы ОМК — создания объединенного центра обслуживания (бизнес единица, осуществляющая ведение бухгалтерского и налогового учета для всех предприятий холдинга) решение позволило переводить документы в электронный вид на местах и передавать их на обработку бухгалтерии в объединенный центр.

Для группы ОМК было разработано эталонное по функциональным возможностям решение. Решение состоит из: системы электронного архива ЭЛАР САПЕРИОН, различных функциональных модулей (электронная комната контрагента, автоматическое распознавание документов, интеграционные модули 1C, Oracle eBS, SAP FI, SAP HR, СФМ, Клиент-Банк МИБ и др.). Это решение в различных сочетаниях функциональных модулей внедрено в шести центрах учета ОМК: Москва, Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск, Чусовой. Между центрами учета организован обмен данными. Каждый центр учета обслуживает определенные юридические лица холдинга.

Решение используют более 500 сотрудников всех предприятий группы.

Для документационной поддержки бизнес-процессов по обработке документов была реализована распределенная система электронного архива СЭАД ОМК.

Внедренное решение позволило:

  • Обеспечить единые методики и возможность удаленной обработки документации (в объединенном центре обрабатываются документы территориально удаленных подразделений).
  • Избежать рисков непредставления в срок отчетной документации по запросам налоговых органов.
  • Обеспечить оперативный доступ к копиям документов, контроль полноты и достоверности поступающей документации.
  • Контролировать эффективность работы сотрудников (за счет мониторинга количества обработанных документов).

Служба единого окна (СЕО) — осуществляет перевод поступающих документов в электронный вид, их первичную регистрацию в электронном архиве и передачу ответственным бухгалтерам. Кроме того, служба обрабатывает запросы от внутренних пользователей на выдачу необходимых комплектов документов.

Бухгалтерия — принимает поступившие документы к учету и осуществляет их обработку в учетной системе и электронном архиве. Рабочее место бухгалтера оснащается двумя мониторами, на одном — учетная система (1С, Oracle eBS, SAP), на другом — электронный архив САПЕРИОН. Таким образом, оптимизированы процессы учета и увеличена эффективность работы профильных специалистов.

Кроме того, внешние аудиторы при проведении проверок работают и с учетными системами и с электронным архивом. Все необходимые документы территориально распределенной группы компаний доступны с рабочего места, что упрощает процедуры аудита.

По итогам внедрения в ОМК внутренней службой качества был проведен контрольный опрос сотрудников, использующих систему, который выявил следующее:

  • 46% опрошенных отмечают повышение скорости документооборота после внедрения решения
  • 50% отмечают повышение оперативности учетной работы. Документы обрабатываются и принимаются к учету быстрее
  • 38% подтвердили, что решение снизило трудоемкость и повысило качество ведение бухгалтерского и налогового учета
  • 76% пользователей отметили, что решение позволило им существенно легче и быстрее искать необходимый документ/пакет документов

Результаты и преимущества

  • Сократились непроизводительные трудозатраты бухгалтерии на обработку бумажной документации — бухгалтерские службы полностью переведены на безбумажную обработку документов (принцип «чистого стола»)
  • Осуществляется контроль эффективности работы сотрудников по обработке поступающих документов (на основе статистики по обработанным документам)
  • Сократились сроки подготовки к налоговым проверкам, существенно снизились риски штрафных санкций со стороны регуляторов
  • Обеспечено постоянный контроль обработки и согласования конкретного документа/пакета документов благодаря внедрению на корпоративном портале системы «Электронные комнаты контрагентов»
  • Сокращены издержки на документационную поддержку деятельности холдинга, хранение, обработку, пересылку документации: большинство процедур реализовано в электронном виде
  • Гарантирована защита и надежность хранения корпоративной информации


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA