8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Архивная обработка документации Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве


Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах.
Ввиду количества исполняемых функций, большого объема ежедневно совершаемых операций, а также обширной сети территориальных подразделений, ФНС России является обладателем крупнейших информационных ресурсов, как в электронном виде, так и на бумажных носителях. При этом особая ситуация сложилась в УФНС России по г. Москве, испытывающем критические нагрузки, связанные с высочайшей концентрацией налогоплательщиков.

Задача

С целью упорядочения и систематизации накопившихся документов УФНС России по г. Москве было решено провести архивные и переплетные работы документов постоянного срока хранения и по личному составу за 2007-2008 годы в общем количестве 3423 дел. При этом архивные работы должны были осуществляться в соответствии с общепринятым федеральным законодательством и с отраслевыми актами.

Решение

В соответствии с условиями государственного контракта, исполнителем которого стала корпорация ЭЛАР, необходимо было провести архивную обработку документов не только УФНС России по г. Москве, но и 20-ти территориальных Инспекций.

Чтобы эффективно распределить трудовые ресурсы, на основании оперативно проведенного аудита экспертами производственного управления корпорации ЭЛАР в течение 5 дней с момента заключения ГК был подготовлен детализированный план-график работ, в строгом соответствии с которым впоследствии заказчик обеспечивал доступ специалистов ЭЛАР на свои объекты.

План-график предусматривал параллельное ведение работ в 3-5 Инспекциях службы одновременно, включая обработку документов с грифом «ДСП». Поэтому для обеспечения оперативности выполнения работ и исключения задержек были организованы отдельные бригады, состоящие из самых высококвалифицированных специалистов корпорации, которые имеют допуск к работе с конфиденциальной информацией.

В каждой Инспекции проводилась научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения и по личному составу, включая:
  • предварительную систематизацию документов по фондам или внутри фондов по годам и структурным частям
  • разброшюровку дел и удаление скрепок и других крепежей
  • полистный просмотр и анализ документов, выделение дублетных экземпляров
  • формирование дел из россыпи документов и переформирование дел
  • систематизацию листов, составление и редактирование заголовков дел
  • нумерацию листов, составление листа-заверителя
  • переплетные работы в жесткую (картонную) обложку
  • простановку архивных шифров и штампов на обложке
  • оформление титульных листов и обложек дел рукописным способом

Сразу после завершения переплетных работ, подготовки внутренних описей на дела, требующие особого учета, и составления описи обработанных дел (в т.ч. в электронном виде), рабочая бригада специалистов ЭЛАР приступала к работе в следующей Инспекции в соответствии с разработанным планом-графиком.

Преимущества

Задача упорядочения и систематизации архивных документов неизбежно встает перед всеми организациями, осуществляющими свою деятельность в соответствии с законодательством РФ. Выбор компании, обладающей как большим штатом квалифицированных специалистов, так и успешным опытом завершенных проектов, позволяет:
  • гарантировать качество и оперативность проведения архивных работ, не боясь утери документов и возможности утечки конфиденциальной информации
  • получить архив, в котором будет наведен идеальный порядок, составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный их поиск, упростить документооборот
  • сэкономить время и силы, которые тратятся на поиск нужной информации, а также непосредственно на обработку документных массивов
  • избавиться от документов, срок хранения которых истек, что позволит значительно упростить работу с оставшимися документами и освободить дополнительное место
  • подготовиться к проверкам со стороны контролирующих органов (аудиторским, налоговым и т.д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению
  • обеспечить особый учет представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации и имеющих различные грифы секретности

Результаты    

Корпорация ЭЛАР смогла успешно выполнить условия контракта – менее чем за четыре месяца провести архивную обработку документов постоянного срока хранения и по личному составу в Управлении и 20-ти Инспекциях УФНС России по г. Москве.


Назад к списку проектов данной отрасли

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA