ЗАГС Ставропольского края

Первым регионом, где в 2012 году в рамках реализации федеральной программы начал разрабатываться региональный компонент системы «Электронный ЗАГС», по предложению Минюста России стал Ставропольский Край.

Задачи

Одним из базовых мероприятий государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 — 2020 годы)» является создание единой системы учета записей актов гражданского состояния «Электронный ЗАГС», призванной предоставить всем органам ЗАГС унифицированные средства для:

• реализации услуг по регистрации актов гражданского состояния и выдаче повторных свидетельств в электронном виде
• предоставления сведений в электронном виде в подразделения ФСБ России, ФМС, подразделения Пенсионного фонда РФ, ФНС, военные комиссариаты, избирательные комиссии, органы социальной защиты населения, Росстат и другие заинтересованные органы государственной власти

Решение

В связи с тем, что первоочередной задачей стала интеграция органов ЗАГС Ставропольского края в систему электронного правительства и переход на предоставление услуг электронном виде, в том числе посредством МФЦ, было решено:

• Провести оцифровку актовых записей всех 7-ми типов
• Извлекать количество индексных полей в объеме выдаваемого свидетельства для того, чтобы исключить для большинства услуг потребность в передаче электронных образов актовых записей и снизить, таким образом, нагрузку на каналы связи электронного правительства Ставропольского края.

На территории отдела ЗАГС по г.Ставрополю был организован участок оцифровки, состоящий из профессиональных поточных сканеров ЭЛАР. С учетом хорошего состояния записей, было принято решение сканировать их в поточном режиме, так как время и стоимость сканирования бумажных документов поточными сканерами намного ниже, чем планетарными, предназначенными для сканирования сшитых документов и требующими участия оператора. Поэтому актовые книги предварительно расшивались, а после сканирования возвращались к первоначальному состоянию.

Всего было отсканировано 360 000 актовых записей из наиболее востребованного фонда за 1964-2002 год. Дальнейшее индексирование (формирование учетных карточек) проводилось с учетом особенностей актовых записей разных типов — для каждой записи извлекалось от 9 до 18 индексов, в зависимости от состава полей свидетельства.

Индексирование проводилось с использованием собственной запатентованной технологии ЭЛАР, исключающей возможность получения оператором индексирования даже минимального объема закрытой информации.

По данной технологии, полученные в результате сканирования образы программно «нарезаются» на однотипные элементарные фрагменты, которые затем в произвольном порядке распределяются по операторам ввода. Таким образом, оператор работает только со своим ограниченным набором данных (например, именами) и не может видеть ни одного более крупного фрагмента записи.

Преимущества

• сокращение сроков предоставления услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и отработки межведомственных запросов за счет расширения объема сведений информационного ресурса и обеспечения оперативного доступа сотрудников к требуемой информации
• расширение возможностей поиска, аналитической работы и составления подборок сведений об актовых записях для представления в электронном виде в органы исполнительной власти и органы ЗАГС других регионов
• уменьшение рисков неисполнения запросов граждан и организаций в установленные сроки, повышение уровня контроля и аудита как внутренней деятельности, так и предоставления государственных услуг и межведомственного взаимодействия
• снижение непроизводительных затрат и рисков порчи и утраты бумажных документов за счет исключения их из использования и обращения преимущественно к электронным образам актовых записей
• экономия времени и средств на обслуживание бумажного архива

Результаты

• Благодаря проведенным мероприятиям корпорация ЭЛАР смогла за неполных 3 месяца оцифровать и предоставить заказчику для загрузки в систему «Электронный ЗАГС» весь заранее определенный тестовый массив актовых записей, продемонстрировав при этом высокую эффективность своих технологий по извлечению сведений из бумажных документов.
• В процессе работ были подтверждены преимущества примененного подхода как в части сроков и условий реализации проекта, так и в части качественных и стоимостных показателей. В дополнение заказчику был передан массив высококачественных электронных копий актовых записей для формирования электронного фонда пользования и его применения в деятельности, с перспективой организации единого электронного хранилища АГС Ставропольского края.