8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Автоматизированный учет архивных фондов на основе RFID-технологий


Развитие государственных и муниципальных услуг, в том числе услуг по предоставлению доступа к фондам и исполнению запросов пользователей, значительно повысило нагрузку на сотрудников архивных учреждений и потребовало внедрения передовых технологий для оптимизации архивной деятельности.

Основной трудозатратной статьёй в деятельности государственного архива является управление архивными фондами в части их поиска, перемещения и учёта как внутри архивохранилища, так и при проведении плановых работ и выдаче пользователям.

Решением, позволяющим сделать более удобным для пользователей процесс получения архивной информации, свести к минимуму бумажную работу и повысить уровень сохранности документов, являются системы автоматизации на основе RFID-технологий.


В зависимости от потребностей архивного учреждения RFID-технологии могут использоваться для:

  • Комплексной автоматизации учета архивных документов
  • Автоматизации работы и контроля выдачи архивных документов пользователям читального зала
  • Систематизации и инвентаризации фондов в процессе переезда или реорганизации государственного архива

Корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение по внедрению в деятельность государственного архива системы автоматизации учёта архивных фондов и обслуживания пользователей с применением RFID-технологий, а также оказанию услуг по маркировке архивных документов радиочастотными метками.

Специалисты корпорации окажут весь спектр услуг по внедрению RFID-технологий в деятельность государственного архива. В зависимости от потребностей заказчика определят необходимый тип меток и состав оборудования, произведут поставку, проведут работу по маркированию фондов и привязке уникальных идентификаторов меток к учётным сведениям базы данных, обучат сотрудников технологии работы.

ТЕХНОЛОГИЯ

В настоящее время RFID-метки уверенно вытесняют технологии штрих-кодирования, предоставляя ряд значимых преимуществ: 

  • Считывание информации производится дистанционно, в соответствии с настройками и мощностью считывателя
  • Обеспечивается мгновенное считывание большого количества меток, что в разы ускоряет проведение инвентаризации
  • RFID-системы позволяют разместить на метке в энергонезависимом режиме и обновлять в реальном времени всю учётную информацию об архивном документе или деле
  • Размещённая на метке информация конструктивно защищена от изменения или повреждения, саму метку практически невозможно подделать

Типовая (пассивная) RFID-метка состоит из нанесённых на технологическую основу чипа и антенны, не требующих источника питания и обладающих функцией бесконтактного чтения и/или записи информации. Существуют активные метки, имеющие собственный элемент питания, однако предоставляемые ими возможности не являются существенными для учёта архивных фондов.

Пассивные RFID-метки ввиду своих конструктивных особенностей имеют практически неограниченный срок службы, и могут устанавливаться скрытно в любом месте документа. Существуют специальные метки, предназначенные для ветхих и старинных документов, особенностью которых является клеевой слой, не повреждающий документ и не оставляющий следов при снятии.

Базовая автоматизация подразумевает присвоение каждому документу или делу в архиве RFID-метки с уникальным идентификационным номером (ID), к которому в базе данных используемой информационной системы привязываются все необходимые атрибуты. При необходимости могут применяться метки с собственным элементом памяти, который используется для записи расширенной информации.

При выдаче, возврате или перемещении документов используются RFID-считыватели, подключённые к базе данных автоматизированной системы. Авторизованные сотрудники могут получить доступ на использование базы данных для определения местонахождения документа и просмотра связанных с ним атрибутов.

Комплексная автоматизация учета архивных документов

Жизненный цикл документов Архивного фонда РФ в государственном архиве включает в себя не только приём на постоянное хранение от организации-источника комплектования, но и регулярные перемещения дел для использования в служебных целях работниками архива, для проведения плановых работ в лаборатории архива и создания фонда пользования.

Автоматизированный учет движения архивных документов на основе RFID-технологий позволит:

  • значительно снизить количество выполняемых сотрудниками ручных операций
  • повысить оперативность поиска требуемых документов при выдаче
  • автоматически проверять комплектность дел и документов при возврате в хранилище

Специалисты корпорации ЭЛАР проведут работы по массовому нанесению RFID-меток на согласованный с заказчиком массив дел, с привязкой уникальных идентификаторов меток к базе данных автоматизированной системы. Маркировка вновь принимаемых на государственное хранение дел будет осуществляться сотрудниками архива, просто считывающими наклеенную метку при заполнении учётной карточки документа в автоматизированной системе.

С помощью переносного считывателя сотрудник архивохранилища с лёгкостью может найти дела согласно заказу, а затем, перед передачей по требованию, имеет возможность одним нажатием кнопки проверить комплектность собранных дел вне зависимости от их количества.

Использование комплекса переносных и стационарных считывателей позволяет проводить подобную массовую проверку на любом этапе работы с делами в любом из помещений архива. Например, оперативно считать информацию о делах, находящихся в данный момент в помещениях лаборатории. Аналогичная проверка проводится при приёме дел обратно в архивохранилище.

Для проведения инвентаризации требуются более мощные считыватели, обладающие  высокой скоростью и дальностью действия, перемещение которых вдоль архивных стеллажей позволяет получить информацию обо всех промаркированных метками документах, размещённых в данной части хранилища. Повышенная мощность позволяет также избежать влияния материала стеллажей на качество считывания.

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА

Архивные дела могут использоваться пользователям читального зала в рамках научных и исторических работ и исследований, выдаваться из архивохранилища на длительные сроки фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Технически контроль выдачи дел пользователям читального зала и внешним организациям не отличается от работы в архивохранилище. Сотрудник имеет возможность перед передачей пользователю и при возврате проверить комплектность заказанных дел согласно оформленному требованию вне зависимости от того, ведётся учёт централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.

Для исключения рисков несанкционированного выноса дел система может быть дополнена специальными антикражными воротами или навесными считывателями, устанавливаемыми на выходе из читального зала. Все выданные дела автоматически приобретают в учётной системе соответствующий статус, и при попытке проноса их через рамку ворот система подаст предупреждающий сигнал. 

По желанию Заказчика, может быть внедрена технология индивидуальных RFID-карт пользователей читального зала, предоставляющая возможность дополнительной автоматизации работы при выдаче и возврате материалов.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПЕРЕЕЗДА ИЛИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ФОНДОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

Оптимальным решением является внедрение RFID-технологий на стадии переезда или реорганизации государственного архива.

Данный подход позволяет значительно снизить стоимость решения, так как маркировка дел метками производится на стадии подготовки фондов к перемещению, а полученная база данных используется в качестве эталонной для последующей проверки целостности и систематизации фондов на новом месте. В случае перехода при этом на новую автоматизированную систему, специалисты Корпорации выполнят гарантированную конвертацию и загрузку информации в новую базу данных.

Наряду с хранением уникального идентификатора в состав метки могут входить сектора памяти с возможностью записи и перезаписи информации, которые используются для отметок о топографии хранения, записи полных архивных шифров и прочей сопутствующей информации. 

При объединении и реорганизации части фондов учётная информация о каждом деле может быть записана непосредственно на RFID-метку, что в последующем, при новой структуре фондов, позволит определить и автоматически занести в базу данных информацию о наличии и расположении каждого конкретного дела.  

Например, при выделении дел по личному составу из различных государственных архивов в отдельное архивохранилище, дела могут быть заранее промаркированы метками с занесенной на них информацией о составе фонда. Благодаря этому в новой организационной структуре хранилища, с учётом новой систематизации единиц хранения, может быть проведена ревизия или заново создана база данных по находящимся на хранении в данный момент делам, с указанием их текущего расположения.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Автоматизация учёта архивных фондов на основе RFID-технологии позволит:

  • Уменьшить время поиска и выдачи документов за счёт быстрого определения наличия и местоположения дел с использованием мобильных считывателей
  • Повысить оперативность, качество и регулярность инвентаризации фондов за счёт исключения физического извлечения и перемещения дел, а также человеческого фактора при управлении фондами
  • Улучшить контроль над использованием документов за счёт возможности следить за перемещением документов внутри помещений архива
  • Повысить уровень обслуживания пользователей читального зала и эффективно защищать выдаваемые дела от несанкционированного выноса за счёт уменьшения время на операции по возврату учётных единиц и использования специализированного оборудования контроля периметра
  • Исключить риски утери документов при переезде или реорганизации фондов государственного архива, значительно снизив при этом нагрузку на сотрудников при выполнении  операций с бумажными делами

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Внедрение RFID-технологий предполагает наличие в государственном архиве современной информационной системы, позволяющей вести учёт фондов до уровня как минимум описания дел. В случае необходимости, специалисты корпорации ЭЛАР произведут работы по внедрению комплексной системы автоматизации архивной деятельности АИС Архив с конвертацией и модернизацией текущей базы данных.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA