8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Комплексная система автоматизации архивной деятельности


В связи со стремительным развитием автоматизированных архивных технологий, необходимым условием для повышения эффективности деятельности архивных учреждений является внедрение современных информационных систем, способных справиться с возросшим потоком обращений со стороны граждан и организаций, то есть обеспечить своевременную отработку запросов и регламентированный доступ к историческим и социально значимым документам в рамках предоставления государственных услуг в электронном виде.


Преимущества

  • Автоматизация органа управления архивным делом
  • Комплексная автоматизация государственных и муниципальных архивов
  • Эффективное управление архивными фондами в традиционном и электронном виде
  • Передовые технологии для реализации прав граждан на доступ к архивной информации


Программное обеспечение АИС Архив состоит из отдельных модулей, которые могут функционировать как по отдельности, так и в рамках комплексного решения.


Решение для Управления по делам архивов

Эффективные средства учёта и формирования отчетности:


Модуль «Протоколы ЭПК»

  • автоматизированное ведение списка подведомственных архивных учреждений
  • автоматизированное ведение списка и взаимодействие с организациями-источниками комплектования с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение
  • автоматизированное ведение информации по направлениям деятельности ЭПК и заголовков протоколов ЭПК с указанием повестки дня и состава участников
  • построение экранных форм итогов работы ЭПК по требуемому направлению в различных разрезах – в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом
  • построение выходных форм заголовочной и содержательной части протокола, листов протокола, итогов как по выбранному протоколу или виду работ, так и сводной формы по всем протоколам для всех видов работ

Модуль «Отчётно-статистическая документация»

  • формирование, редактирование и выгрузка данных отчётных форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования

Решение для государственных и муниципальных архивов


Повышение эффективности деятельности за счёт автоматизации основных деловых процессов.


Модуль «Читальный зал»

Является самостоятельным продуктом, предоставляя сотрудникам архива при минимальных затратах весь необходимый функционал по хранению и управлению фондами, обеспечению поиска и регламентированного доступа к ним.

  • хранение индексной информации и графических копий документов, организации резервного копирования и восстановление данных системы
  • навигация и поиск документов по Путеводителю и тематическим комплексам НСА, регламентированный просмотр электронных копий описей и дел из состава фонда пользования сотрудниками государственных архивов и пользователями, работающими в читальном зале
  • формирование статистических сведений о доступе пользователей к информационному ресурсу архива
  • учёт движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива и организации мониторинга дел с истекающими сроками возврата

Модуль «Участок текущего ввода»

  • ввод индексной информации и пополнение фонда пользования на электронных носителях силами специалистов государственных архивов

Модуль «Хранение информации»

  • хранение индексной информации и графических копий документов, организация резервного копирования и восстановление данных системы

Модуль «Учёт приёма и исполнения запросов»

  • учёт поступления запросов пользователей с возможностью прикрепления к электронной карточке запроса электронного образа обращения, архивной справки, выписки или копии, подготовленной архивом по запросу
  • поиск и определение статуса запроса
  • контроль руководством (начальником профильного отдела, в зависимости от типа запроса) исполнения пользовательских запросов
  • формирование отчётно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
  • автоматизированное планирование, ведение списка и исполнение заявок на плановые работы архива

Модуль взаимодействия с программным комплексом «Архивный фонд» (версия 4)

  • экспорт и импорт данных по рубрикам, фондам, описям и делам

Модуль «Администрирование»

  • общее администрирование и управление правами пользователей подсистем
  • защита от несанкционированного доступа и изменения данных
  • настройка подсистем под особенности работы архив

Подсистема Интернет-портал

Подсистема Интернет-портал позволяет вывести на качественно новый уровень процессы информирования населения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда, а также процессы предоставления доступа к государственным услугам, оказываемым архивными учреждениями, за счет интеграции с системой межведомственного взаимодействия и официальными Интернет-порталами. Обеспечивается одновременная работа неограниченного числа пользователей подсистемы.


Модуль «Виртуальный стол справок»

  • Обеспечивает приём запросов пользователей через портал госуслуг и личный кабинет отраслевого портала архивной службы. Осуществляется информирование пользователя о ходе и результатах исполнения подаваемых им запросов.

Модуль «Виртуальный читальный зал»

  • Обеспечивает возможность удалённого поиска документов и работы с электронным фондом пользования и научно-справочным аппаратом для зарегистрированных пользователей читального зала. Ведётся статистический учёт фактов работы удалённых пользователей с информационным ресурсом.

Преимущества

  • Повышение эффективности предоставления государственных услуг за счёт регламентированного доступа к НСА и архивным фондам в электронном виде
  • Сокращение сроков исполнения социально-правовых запросов и снижение нагрузки на ответственных сотрудников за счёт автоматизации рутинных архивных процедур, составления и анализа статистических подборок и отчётности
  • Повышение эффективности поиска и доступа к архивным фондам за счёт навигации не только по делам, но и непосредственно по документам
  • Быстрота внедрения и простота управления системой за счет наличия специализированных АРМ сотрудников и руководящего состава.

Реализованные проекты

Внедрение ПО АИС «Архив»

  • Объединённый государственный архив Челябинской области
  • Государственный архив Мурманской области
  • Государственный архив Пензенской области
  • Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге
  • Архивный отдел Администрации г. Бийск
  • Исторический архив г. Нижний Тагил

Комплексная автоматизация архивной деятельности на уровне субъекта Федерации

  • Самарская область
  • Тюменская область
  • Республика Мордовия

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA