8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Максимально эффективное обслуживание пользователей и предоставление госуслуг


Одним из основных направлений государственной программы «Информационное общество» на 2011—2020 годы является развитие цифрового контента, в том числе архивных фондов, и средств доступа к нему для предоставления государственных услуг в электронном виде.

В условиях растущего потока обращений к архивным фондам как в бумажном, так и в электронном виде, традиционные методы работы и используемые информационные системы не позволяют обеспечить соблюдение нормативных сроков предоставления информации и реализовать государственные услуги в электронном виде без увеличения штата сотрудников. Корпорация ЭЛАР предлагает специализированное решение «Читальный зал государственного архива», позволяющее архивному учреждению при минимальных затратах получить все необходимые программные средства для максимально эффективного обслуживания пользователей.


Назначение решения

Создание основы для динамичного развития государственного архива за счёт использования современных программных продуктов и технологий:

  • Предоставление доступа к архивным фондам в электронном виде и обеспечение удалённого обслуживания пользователей посредством телекоммуникационных сетей
  • Автоматизация процессов предоставления доступа к делам на традиционных носителях и снижение нагрузки на специалистов архивного дела
  • Реализация предоставления государственных архивных услуг в электронном виде
  • Автоматизация учёта хранения и движения фондов.

Структура решения


Модуль «Читальный зал» является основным элементом системы, предоставляя весь функционал, необходимый для организации работы пользователей в читальных залах государственных архивов в соответствии с утверждёнными правилами:

  • Хранение индексной информации и графических копий документов, организация резервного копирования и восстановления данных системы
  • Навигация и поиск документов по путеводителям и тематическим комплексам научно-справочного аппарата
  • Регламентированный просмотр электронных копий описей, дел и документов из состава фонда пользования сотрудниками архивов и пользователями, работающими в читальном зале
  • Формирование статистических сведений о доступе пользователей к информационному ресурсу архива
  • Учёт движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива, организация мониторинга дел с истекающими сроками возврата.

Ответственный сотрудник может в любой момент времени вывести всю необходимую отчётность о деятельности читального зала в различных разрезах. Коме того, детальная регламентация прав пользователей системы позволяет максимально эффективно распределить нагрузку на сотрудников в соответствии со сферами деятельности и полностью автоматизировать процессы согласования и предоставления доступа к фондам как в традиционном, так и в электронном виде (есть в презентации).

Для просмотра электронных копий документов из состава фонда пользования требуется лишь открытие доступа администратором системы.


Модуль «Виртуальный читальный зал» предназначен для обслуживания пользователей и реализации государственных услуг по предоставлению доступа к историческим и социально-значимым документам в электронном виде посредством интеграции с отраслевым Интернет-порталом.

Предоставляется возможность удалённого поиска документов с помощью электронного научно-справочного аппарата и работы с фондом пользования и тематическими базами данных на электронных носителях для зарегистрированных пользователей читального зала. Обеспечивается удалённая регистрация пользователей, ведётся учёт фактов обращений к информационным ресурсам архива. Поддерживается одновременная работа неограниченного числа пользователей системы.


Реализация расширенных возможностей программного обеспечения


ПО АИС Архив обладает широким набором модулей и программных компонентов для удовлетворения потребностей любого архивного учреждения:

  • Для пополнения фонда пользования на электронных носителях и ввода индексной информации силами сотрудников архива система может быть дополнена модулем «Участок текущего ввода» со встроенным ПО управления сканерами
  • Для повышения эффективности учёта единиц хранения может быть реализовано решение, основанное на контроле движения и сохранности фондов с применением RFID-технологий и активно использующее информацию, получаемую из системы АИС Архив
  • Возможна организация защищённого сегмента электронного хранилища за счёт подключения специализированной ECM-системы.



Особенности используемого программного обеспечения

  • Организация работы с системой осуществляется с любого компьютера с предустановленным браузером (*Internet Explorer 7.0 и выше, Mozilla FireFox, Google Chrome, Opera, Safari)
  • Единый web-интерфейс для всех программных модулей
  • Встроенный защищённый механизм просмотра графического и видеоконтента различных форматов
  • Встроенное средство наложения водяных знаков.

Преимущества


  • Обеспечение предоставления госуслуг в электронном виде и повышение качества обслуживания за счёт внедрения технологий удалённого регламентированного доступа с использованием Интернет-портала
  • Повышение оперативности обслуживания пользователей и улучшение условий труда специалистов архивного дела за счёт автоматизации рутинных процессов согласования и предоставления доступа к фондам как в традиционном, так и в электронном виде
  • Снижение количества обращений к бумажным оригиналам за счёт развития фонда пользования в электронном виде и изъятия из оборота особо ценных документов
  • Обеспечение возможности расширения и адаптации модулей системы в зависимости от потребностей архивного учреждения.

Реализованные проекты


Комплексная автоматизация архивной деятельности на уровне субъекта Федерации

  • Самарская область
  • Тюменская область
  • Республика Мордовия
  • Ямало-Ненецкий автономный округ

«Читальный зал» АИС Архив

  • Объединенный государственный архив Челябинской области
  • Государственный архив Мурманской области
  • Государственный архив Пензенской области
  • Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге
  • Архивный отдел администрации г. Бийска
  • Прочие.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA