Сводный электронный каталог

Внедрение информационных технологий — важное направление деятельности любой современной библиотеки. Этому способствует и российское законодательство, которое требует организовать для читателей прямой доступ к электронному контенту. Сегодня пользователи имеют возможность получения государственных услуг по предоставлению библиографической информации из сводного электронного каталога библиотек России.

Для выполнения государственных задач по информатизации, повышения качества обслуживания читателей и увеличения эффективности работы сотрудников библиотек корпорация ЭЛАР предлагает решение по созданию электронного каталога библиографической информации и наполнению автоматизированных библиотечных информационных систем (АБИС).

Этапность создания электронного каталога в библиотеках

Технология ретроспективной конверсии библиотечных каталогов создана специалистами ЭЛАР и отработана на крупнейших проектах в таких библиотеках, как Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, Государственная публичная историческая библиотека и др. Технологический процесс создания электронного каталога в библиотеке состоит из следующих этапов:

Этап первый: экспертиза

На данном этапе специалисты ЭЛАР совместно с сотрудниками библиотеки проводят оценку каталожных карточек, на основе которых будет создан электронный каталог. В ходе экспертизы определяются объёмы и состояние бумажной картотеки и существующего электронного каталога, уточняется состав библиографического описания и требуемый формат машиночитаемых библиографических записей. На основе полученных данных разрабатывается технология создания электронного каталога, учитывающая все особенности библиотеки.

Этап второй: сканирование

Поточное сканирование бумажных карточек и разделителей производится на территории библиотеки. Сотрудники Корпорации выезжают со специализированным сканирующим оборудованием к заказчику и проводят оцифровку на месте в кратчайшие сроки. Такой подход позволяет не изымать библиотечные карточки из использования на время реализации проекта и не нарушать работу библиотеки с читателями.
При оцифровке применяются высокоскоростные документные сканеры, предназначенные для бережного сканирования, в том числе ветхих карточек.

Этап третий: ретроконверсия

Работа с библиотечным каталогом требует хороших знаний в области библиографии: современных правил каталогизации, стандартов и требований к оформлению библиографических описаний, международных и российских форматов представления машиночитаемых библиографических записей. За 15 лет работы с библиографическими описаниями в ЭЛАР сформировался высококвалифицированный коллектив. Специалисты способны качественно и быстро создать электронный каталог на основе оцифрованных карточек или книг на русском, английском, немецком, французском и других языках.

Сложность обработки библиотечного каталога заключается в том, что карточки могут содержать машинопечатный и рукописый текст, карандашные пометки, нечёткие символы. Исходя из этих особенностей, данные с карточек вводятся вручную и проходят многоуровневую систему контроля качества.

На выходе формируется база данных в коммуникативном формате (RUSMARC, UNIMARK, MARC21 и др.) или любом другом формате, требуемом для библиотеки. Также возможно проведение работ по конвертации машиночитаемых записей из одного формата в другой.

Этап четвертый: передача массива и сдача работ

Специалисты корпорации имеют большой опыт работы с различными автоматизированными библиотечными системами: «Ирбис», «Руслан», «Aleph», «OPAC-Global», «LiberMedia» и другими, что способствует быстрому и безошибочному импорту в них информации. В качестве страховой копии библиотеке передаётся созданный электронный ресурс — отсканированный каталог и база библиографических записей, сохранённый на оптическом или ином носителе.

Преимущества

• Сжатые сроки. Производственные мощности, опытные специалисты, уникальное оборудование позволят корпорации ЭЛАР создать полный электронный каталог за несколько месяцев, тогда как сотрудникам библиотеки на выполнение этой задачи потребуются годы
• Гибкий подход. Корпорация ЭЛАР применяет технологии с учётом различных особенностей библиотечных каталогов (объём, качество, размещение), а также потребностей и возможностей заказчика
• Работы «под ключ». Сотрудникам библиотеки понадобится время только на постановку задачи и приём результатов заказанных работ
• Проведение поэтапной ретроконверсии. В первую очередь в электронный вид переводятся наиболее востребованные каталоги, чтобы можно было сразу же воспользоваться преимуществами электронного каталога. Другим вариантом поэтапного создания электронного каталога является ретроконверсия по ограниченному количеству полей
• Интеграция библиотечного каталога с порталом госуслуг. Организация трансляции индексных данных из библиотечной системы  на региональный портал госуслуг позволит выполнить задачи государственной программы по предоставлению населению возможности поиска книг в библиотеке через Интернет

Проекты по созданию электронных каталогов

Национальная библиография. РГБ и РНБ

Работы по созданию Национальной электронной библиографии были начаты Министерством культуры РФ в 2002 году и проводились на основе Генерального алфавитного каталога Российской национальной библиотеки (РНБ). Корпорация ЭЛАР использовала в этом проекте свои инновационные технологии для ускорения ретроспективной конверсии каталогов.

В 2009 году Министерство культуры РФ приняло решение резко увеличить темпы создания Национальной электронной библиографии и перевести для этого в электронной вид алфавитный каталог изданий на русском языке  с 1917 по 1945 гг. из Российской государственной библиотеки (РГБ). Масштаб работ был очень большим — 1 300 000 записей. Теперь специалисты компании выполняли параллельно два проекта
по ретроконверсии: в РГБ и РНБ. Всего с 2002 по 2011 год было сформировано более 4,5 млн машиночитаемых библиографических записей.

В 2011 году начат новый этап работ. К 2013 году корпорация планирует завершить проект оцифровки Генерального алфавитного каталога РГБ и РНБ.

Систематический каталог ГПИБ России

Государственная публичная историческая библиотека России (ГПИБ России) — крупнейшая научная специализированная в области   истории библиотека страны. ГПИБ является государственным хранилищем литературы по истории, историческим наукам и смежным дисциплинам. Фонд библиотеки — около 4 млн экз. на 112 языках, в том числе, около 2,5 млн книг.

Проект в Государственной публичной исторической библиотеке продолжался с 2003 года по 2011 год. И за это время был создан и наполнен электронный систематический каталог библиографических записей.

Работы выполнялись в несколько этапов, и в ходе проекта было выполнено сканирование и ретроконверсия более 2 млн карточек на русском и иностранных языках, в том числе  со старой орфографией. В автоматизированную систему библиотеки перенесены данные по 17 полям, которые позволяют найти необходимые сведения о книге в течение нескольких секунд.

Электронный каталог РГПУ им. А.И. Герцена

В 2004 году корпорация ЭЛАР начала работы по переводу в электронный вид Генерального алфавитного каталога Фундаментальной библиотеки российского государственного педагогического университета имени А.И. Герцена. Для реализации проекта была задействована ступенчатая технология создания электронного ресурса на основе библиотечных карточек.

На специализированном оборудовании сотрудниками корпорации был оцифрован массив из более 1 млн каталожных карточек и создана информационно-поисковая имидж-система. Она позволила работать с картотекой в электронном виде, но пока без использования поиска по индексным полям. Для организации такого поиска была проведена ретроконверсия по 19 полям, и вся полученная информация загружена в информационную систему библиотеки. Теперь читатели и сотрудники библиотеки могут быстро и удобно получать сведения из каталога.

Следующим этапом стала интеграция электронного каталога Фундаментальной библиотеки РГПУ и RFID-технологий, что позволило автоматизировать основные библиотечные процессы: учёт и инвентаризация библиотечных фондов, приём и выдача книг, организация самообслуживания читателей.

Заимствование библиографических записей

Данная технология предназначена для оптимизации процесса ретроконверсии при создании сводных библиотечных каталогов. Она основана на использовании базы уже имеющихся машиночитаемых библиографических записей из электронного каталога центральной библиотеки региона.

Применение этого метода позволяет выполнять ретроконверсию каталогов районных библиотек по минимальному количеству полей, одновременно связывая полученные данные с библиографическими записями центральной библиотеки.

Технология заимствования позволяет существенно повысить эффективность ретроконверсии, так как около 70–80 % данных уже есть в эталонных базах, содержащих записи на различные издания с XVI в. до наших дней и систематически обновляющихся.

Сводный каталог библиотек г. Санкт-Петербурга

Корпорация ЭЛАР занимается реализацией проекта по созданию единого городского каталога для библиотечной сети Санкт-Петербурга, который проходит несколько этапов.

Первоначально сотрудники корпорации провели полную ретроконверсию Генерального алфавитного каталога Центральной городской публичной библиотеки имени В. В. Маяковского. В результате сканирования и индексирования карточек по всем полям была создана «эталонная» база машиночитаемых библиографических записей.

Следующим шагом стало создание электронных каталогов для Межрайонной централизованной библиотечной системы имени М. Ю. Лермонтова и центральной библиотечной системы Петроградского района Санкт-Петербурга, которые охватывают 22 библиотеки северной столицы России.

Для того, чтобы ускорить выполнение работ и снизить  их стоимость, ретроконверсия для обеих ЦБС была проведена с использованием заимствования библиографических записей из электронного каталога ЦГПБ имени В.В. Маяковского.