8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Электронный архив государственного учреждения


Значительная часть востребованных сведений кадровой, организационно-распорядительной и отраслевой направленности содержится в архивных документах, и необходимо решить задачу их сохранения и эффективного использования в рамках предоставления государственных услуг, межведомственного взаимодействия и документационного обеспечения текущей деятельности.

Корпорация ЭЛАР предлагает решение по созданию единого электронного архива государственного учреждения, обеспечивающего структурированное хранение электронных информационных ресурсов и их эффективное использование в рамках документационного обеспечения:

  • основной отраслевой деятельности учреждения
  • функциональной деятельности подразделений и подведомственных организаций
  • предоставления государственных услуг

Состав решения


Основным реализуемым в решении подходом, является разделение хранилища на сегменты (по умолчанию — 3) с различными политиками безопасности. Систематизация документов производится по статусу открытости и применимости в рамках исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг.




Организация документационного обеспечения


Решение строится на базе системы управления информационными ресурсами (ECM-системы), которая обеспечивает как надежную сохранность электронных документов любых форматов и объёмов, так и эффективное управление ими:

  • Быстрый поиск необходимых документов и сведений в хранилище по заданным параметрам
  • Оперативный многопользовательский доступ к хранилищу с регламентацией доступа к документу в целом или его фрагменту
  • Систематизацию электронных документов, объединение в дела, создание ссылок между документами, внесение пометок и правок в электронные образы и данные
  • Контроль действий пользователей с документами и сведениями с возможностью вернуться к любой предыдущей версии документа или массива документов

Интеграция с используемыми информационными системами (ИС)


Производится для автоматизации комплектования электронного архива, а также обеспечения сквозного взаимодействия информационных систем и возможности совместной работы с документами.

В результате интеграции непосредственно в интерфейсе рабочих приложений ИС добавляется дополнительное меню команд для обращения к хранилищу, с возможностью автоматического заполнения учётной карточки документа на основании индексных данных ИС.

Интеграция электронного архива с используемой в учреждении системой документооборота предоставляет помимо перечисленных дополнительное преимущество — разгрузку системы документооборота за счёт организации хранения документов в электронном архиве и использования ссылок на документы. В результате высвобождаются ресурсы СЭД, работа становится более производительной.




Интеграция с порталами в сети Интернет


Из всех возможных вариантов обеспечения открытости власти наиболее эффективным является публикация общедоступной информации в сети Интернет.

Система управления единым хранилищем позволяет без значительных трудовых затрат расширить возможности официального портала государственного учреждения. Использование встроенных настраиваемых web-интерфейсов позволяет полностью автоматизировать процессы публикации и приёма информации, осуществления контроля и составления отчётности об её использовании.

Система предоставляет возможность полнофункционального использования электронных подписей и криптографических средств защиты информации в соответствии с требованиями текущего законодательства, обеспечивая, в том числе, возможность пакетного переподписания документов.

Организация хранения документов, сведений и данных исключает возможность несанкционированного копирования и использования информации, обеспечивает её надёжную защиту и аутентичность. Хранение и оперирование документами в хранилище осуществляется аналогично бумажным документам и в соответствии с действующей номенклатурой.


Реализация в случае распределённой структуры


Большинство государственных учреждений имеют территориально-распределённую структуру, и построение эффективной системы документационного обеспечения требует равнозначного доступа к электронным ресурсам всех подразделений и подведомственных организаций.

Существуют возможности построения распределённого ЭА учреждения, когда свое хранилище создаётся для каждого территориально-обособленного подразделения, или же реализации доступа к электронным данным посредством сети Интернет (централизованный ЭА), работа с которым ведется через любой интернет-браузер.

Оба подхода имеют свои преимущества, и итоговая реализация обсуждается индивидуально.


Наполнение электронного архива


Хранящиеся в архивных отделах документы подлежат уничтожению, либо передаче в государственные и муниципальные архивы после истечения регламентированного срока хранения. Задача сохранения востребованных в дальнейшей деятельности документов и оперативного получения содержащихся в них сведений решается переводом указанных документов в электронный вид.

Корпорация ЭЛАР, являясь многолетним уверенным лидером в сфере создания и управления электронными информационными ресурсами, предлагает свои услуги по оперативной оцифровке востребованных бумажных фондов и организации участков текущего наполнения информационных систем на базе профессионального сканирующего оборудования и ПО.

Перечень возможных услуг, а также состав системы высококачественного сканирования подбирается специалистами корпорации ЭЛАР исходя из текущего объёма и потоков документов, циркулирующих в организации.


Дополнительные возможности


В случае необходимости ЭА может быть дополнен рядом функциональных решений:

  • Системой ЭЛАР СААД, обеспечивающей полнуюавтоматизацию процессов архивного делопроизводства
  • Модулем интеграции с Единым порталом госуслуг, который обеспечит двустороннюю передачу данных в соответствии с утвержденными регламентами взаимодействия ОАО Ростелеком» и позволит реализовать ряд дополнительных технических возможностей
  • Специализированными оптическими библиотеками для энергонезависимого хранения особо ценных документов и страхового фонда

Преимущества


Внедрение современной системы электронного архиваи переход на использование электронных информационных ресурсов позволит государственному учреждению совершить качественный скачок в документационном обеспечении исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг.


Предоставление государственных услуг и обеспечение открытости власти


Снижение, за счёт обеспечения эффективного поиска и работы с электронными документами, времени и трудозатрат на обработку:

  • запросов, поступающих через каналы межведомственного взаимодействия
  • социально-правовых запросов граждан, поступающих лично или через портал госуслуг

Автоматизация процессов предоставления информации о деятельности государственного учреждения.


Документационное обеспечение основных функций

  • Обеспечение полноты и оперативности получения необходимых для принятия решения электронных сведений и документов, даже в случае передачи бумажных оригиналов на постоянное хранение.
  • Оптимизация деятельности учреждения в части комплектования, обеспечения сохранности и использования электронных документов, в том числе в рамках взаимодействия с территориально-распределёнными подразделениями
  • Обеспечение возможности одновременной работы сотрудников различных подразделений с электронными документами за счёт интеграции хранилища с используемыми информационными системами
  • Создание основы для перехода органа власти на полностью электронный документооборот, а также централизованного подключения ГИС к инфраструктуре СМЭВ и официальным порталам в сети Интернет

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA