8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Внедрение систем электронного архива организационно-распорядительской документации и СЭД


Решение корпорации ЭЛАР «Система управления организационно-распорядительной документации» реализовано с учетом специфики управленческого документооборота и архивного хранения в государственных учреждениях и коммерческих структурах, ориентировано на комплексный подход, когда с автоматизацией делопроизводства и созданием электронного архива организации становятся доступными большие объемы информации архивного хранения. Внедрение решения означает оперативный доступ уполномоченными лицами к любому документу, находящемуся в работе или на архивном хранении, гарантированную сохранность электронных копий документов, автоматизацию контроля исполнения и учета документов, экономию места, времени специалистов и, в конечном счете, повышение эффективности.

Решение Корпорации позволяет:

  • перевести организационно-распорядительную документацию (ОРД) в электронный вид и эффективно работать с ней
  • автоматизировать  существующие процедуры  документооборота
  • производить различные специфические для данного вида деятельности поиск и выборки документов
  • видеть полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам
  • предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам
  • готовить комплекты организационно-распорядительной документации для руководства, персонала и различных проверяющих органов
  • вести учет дел в архиве бумажных документов

Система подготовки документов

ЖЦ любого документа в организации, если данный документ не является входящим, начинается со стадии разработки. Автоматизация данного процесса позволит:

  • организовать совместную работу сотрудников, являющихся пользователями корпоративной вычислительной сети, с использованием различных приложений Microsoft Office;
  • обеспечить информационную поддержку полного цикла подготовки документов и пакетов документов;
  • обеспечить согласования и визирования, как отдельных частей и документов в целом, так и сформированных в пакеты документов в соответствии с порядком определяемым ответственным исполнителем.

В результате внедрения системы обеспечивается повышение:

  • результативности и эффективности подготовки проектов документов;
  • качества создаваемых документов;
  • действенности контроля подготовки проектов документов.

После создания документ отправляется на исполнение и загружается в систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД)

Необходимость автоматизации ключевых бизнес-процессов сегодня остро осознается не только крупными организациями, но и компаниями, относящимися к малому и среднему бизнесу.

В результате среди актуальных задач на первое место выходят автоматизация «классического» документооборота, процессов согласования документов, а также обеспечение эффективного контроля над их исполнением.

СЭД как инструмент контроля исполнения документов и поручений:

  • Создание поручений:
    • по документу
    • самостоятельных
  • Автоматическое создание на основе поручения персональных задач для каждого исполнителя
  • Контроль и мониторинг хода исполнения (автоматизация функций контролера)
  • Статистика по исполнительской дисциплине (отчеты)
  • Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов и любой информации

СЭД как хранилище документов:

  • Настройка системы (поля карточек, создание новых и редактирование существующих справочников и т.д.)
  • Регистрация документов
  • Поддержка работы с вложенными файлами, поручениями по документу
  • Отслеживание хода обработки документа
  • Оповещения об изменении важной информации
  • Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов и любой информации

СЭД — гарант безопасности информации:

  • Стандартные возможности аудита: аутентификация  пользователей, управление целевыми аудиториями, аудит событий и действий в системе
  • Политика управления доступом — автоматическое разграничение прав: для документов, для проектов и поручений
  • Криптографическая защита информации: поддержка ЭЦП, шифрование данных

Как только документ получает гриф «Исполнен», он подшивается в дело и отправляется на хранение в структурном подразделении, а затем в архиве организации.

Жизненный цикл документа в организации

Автоматизация архивного дела

Система автоматизации архивной дела (СААД) — это инструмент  учета  дел  в  архиве  бумажных документов.

Для дела, хранящегося в архиве, создается электронная учетная карточка, которая является основным средством учета наличия, местонахождения и использования этого дела.

Система обеспечивает:

  • автоматизацию процессов комплектования архива
  • автоматизацию процесса оформления выдачи дел из хранилища
  • ведение в электронном виде учета наличия и использования дел архива
  • автоматизацию подготовки процесса передачи на постоянное хранение дел в государственный (муниципальный) архив
  • автоматизацию подготовки и ведения описей

Внедрение системы автоматизации архивного дела облегчает труд работников архивных служб и повышает его эффективность за счет:

  • упрощения систематизации дел и простого формирование отчетности
  • автоматического отслеживания сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел
  • упрощения проверки наличия и состояния дел — в любой момент возможно получение полной и актуальной информации об их местонахождении
  • упрощения подготовки статистических сведений и аналитических материалов о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов.

Хранилище электронных документов

На каждой стадии жизненного цикла организационно-распорядительной документации необходимо обеспечивать ее сохранность и доступность уполномоченным сотрудникам. Для этого в рамках реализации решения создается это единое структурированное хранилище как электронных документов, первоначально созданных в электронном виде, так и отсканированных бумажных массивов ОРД, под управлением специализированной архивной системы, обеспечивающей:

  • быстрый поиск необходимых документов в хранилище по заданным параметрам
  • оперативный  многопользовательский доступ к данным хранилища
  • регламентирование доступа к документу/фрагменту документа
  • управление маршрутами движения документа
  • создание ссылок между документами
  • возможность внесения специальных пометок в электронные образы документов
  • выгрузку документов на дисковый носитель или пересылку по каналам связи

Для поддержания данных хранилища в актуальном состоянии и загрузки новой документации создается участок текущего ввода и проводится интеграция хранилища с существующими в организации информационными системами. На участке текущего ввода осуществляется сканирование входящих бумажных документов и последующая загрузка их в систему управления хранилищем. За счет интеграции, документы, изначально созданные в системах электронного документооборота, попадают в систему автоматически.

В случае необходимости перевести в электронный вид большого объема архивных документов, Корпорация предлагает услуги массовой оцифровки массива организационно-распорядительной документации, которые проводятся поэтапно, в зависимости от востребованности ОРД.

В результате внедрения решения Корпорации у организации появляется возможность эффективно управлять организационно-распорядительной документации на всех стадиях ее жизненного цикла — от разработки до сдачи в архив.

Преимущества внедрения решения

  • экономия времени работы сотрудников, благодаря возможности оперативного поиска нужного документа, как по набору атрибутов, так и по контексту
  • сокращение времени исполнения поручений, указаний сотрудниками организации благодаря одновременной работе с одним документом сразу нескольких пользователей
  • исключение финансовых потерь из-за умышленного или случайного удаления документов
  • обеспечение конфиденциальности документации, благодаря регламентации прав доступа к документам, к отдельным страницам, к фрагментам документа
  • существенное сокращение, а в ряде случаев исключение процессов изготовления, тиражирования и рассылки бумажных копий документов
  • наведение «порядка» и оптимизация затрат на содержание хранилищ бумажной документации
  • надежное хранение ОРД в едином электронном архиве с единым управлением

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA