8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Электронное хранилище юридичеcки значимых бухгалтерских документов

В настоящий момент крупные государственные организации, взаимодействующие в рамках своей деятельности с большим количеством юридических лиц — контрагентов (поставщиков, заказчиков), встают перед существенной проблемой управления договорной и первичной бухгалтерской документацией. Бухгалтерская документация традиционно формируется на бумаге, а печать, подписание, рассылка и контроль тысяч документов в месяц требует от организации значительных трудовых и финансовых затрат. При этом указанные процессы невозможно в полной мере автоматизировать, используя классический подход бухгалтерских систем.

Корпорация «ЭЛАР» предлагает решение для автоматизированного управления и хранения, в соответствии с законодательными требованиями, юридически-значимых электронных первичных бухгалтерских и договорных документов.

Решение «Электронное хранилище юридичеcки значимых бухгалтерских документов» дополняет существующую информационную инфраструктуру организации специализированным программным комплексом, который, одновременно взаимодействуя с бухгалтерской учетной системой (ERP-системой) и телекоммуникационной системой специализированного оператора ЭДО, обеспечивает хранение и управление электронными юридически-значимыми бухгалтерскими документами.
Хранение осуществляется по общим принципам, применяемым к бумажным первичным бухгалтерским документам —«Хранить в папках по видам/типам: договоры, счета-фактуры, накладные, акты...». К документам предоставляется доступ для уполномоченных сотрудников с  целью поиска по реквизитам, формирования подборок по периоду, контрагенту и т.д. Взаимодействие пользователей с хранилищем происходит как посредством встроенного интерфейса, так и из интерфейса бухгалтерской системы.

Типовой бизнес-процесс формирования и обработки электронных первичных бухгалтерских документов:

Основные функции системы

Система создает для сотрудников бухгалтерии электронный аналог «шкафа с папками», в котором традиционно хранится первичная бухгалтерская документация в бумажном виде. Документационная поддержка деятельности бухгалтерского подразделения организации, обеспечиваемая электронным хранилищем, востребована на всех этапах жизненного цикла электронных первичных документов: договоров, счетов, накладных, актов, счетов-фактур и т.д., необходимых как для осуществления повседневной работы, так и для формирования пакетов электронных документов для контролирующих органов.


Структура решения


Интеграция с учетными системами

  • Автоматическое сохранение созданных в учетной системе электронных документов
  • Формирование подборок документов с использованием интерфейса учетной бухгалтерской системы или ERP
  • Передача фактурной части документа контрагента и его статуса в учетную бухгалтерскую систему синхронно с размещением в хранилище

Интеграция с Операторами ЭДО

  • Автоматизированная загрузка документов от контрагентов
  • Установление связей между документами и записями в учетной системе
  • Хранение документа, полученного через оператора и подписанного ЭП, а также служебной информации, обеспечивающей юридическую значимость, осуществляется в виде ZIP-пакета, который содержит фактурную часть документа (дата, сумма), электронные подписи сторон, квитанции об отправке и получении с точным временем, протоколы согласования и разногласий и т.д

Интеллектуальное хранилище электронных документов

  • Централизованное надежное хранение в едином хранилище с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников
  • Поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и ведомственного регулирования
  • Поиск документов по широкому спектру реквизитов
  • Возможность работы с электронными подписями и шифрование документов
  • Регламентация прав доступа как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам.
  • Гарантированная защита от случайного или умышленного уничтожения документов
  • Протоколирование всех действий пользователей

Преимущества внедрения

Решение «Электронное хранилище юридически-значимых бухгалтерских документов» обеспечивает ряд преимуществ как для подразделений и специалистов, так и для организации в целом:

  • Многократное снижение временных затрат на создание подборок бухгалтерских документов для предоставления в контролирующие органы
  • Расширенные функции разграничения доступа, исключающие несанкционированное распространение конфиденциальной информации
  • Возможность создание единого архива первичной бухгалтерской и договорной документации, объединяющего электронные документы и электронные копии бумажных документов
  • Обеспечение прозрачности деятельности организации и упрощение процедур внутреннего аудита
  • Исполнение законодательных требований, сформулированных в правилах обмена первичными бухгалтерскими и договорными документами
  • Надежное и структурированное хранение юридически-значимых электронных документов как одной, так и нескольких учетных систем, принадлежащих разным субъектам
  • Существенное расширение функций большинства известных информационных систем бухгалтерского и финансового учета в части просмотра и поиска всех юридически-значимых первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операции

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA