Электронный архив Банка в соответствии с указанием ЦБ РФ 2346-У

Специалисты корпорации ЭЛАР разработали решение «Единая система электронного архива документов банка» (ЕСЭА Банка), которое позволяет существенно сократить количество бумажных документов и решает специфические задачи, актуальные для банковского сектора.

Принципы построения решения

Основной принцип решения: консолидация документов операционной деятельности банка в электронном виде, автоматизация хранения и управления этими документами.

ЕСЭА Банка поддерживает полный жизненный цикл документа и позволяет реализовать:

ввод и обработку документов:

автоматизацию перевода бумажных документов в электронный вид и ввода в ЕСЭА Банка;
загрузку электронных документов, электронных бухгалтерских записей и электронных отчетных форм из баз данных и других информационных систем;
формирование фонда документов, предназначенных для стационарного хранения в электронном виде на отчуждаемых носителях с соблюдением требований Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У;
простые и контролируемые процессы фондирования документов в архиве банка (контроль полноты формирования архива, формирование документации по сопровождению фондов, формирование справок, учет исправительных записей);

хранение, поиск и управление доступом:

гарантированную сохранность электронных документов и их защиту от несанкционированного доступа, порчи или искажения;
доступ пользователей к электронным документам как через интерфейс системы электронного архива, так и через интерфейс других эксплуатирующихся систем или внутренний портал банка;
разграничение доступа к электронным документам в зависимости от должностных прав пользователя;
возможность формирования подборок документов по запросам;

взаимодействие электронного архива с интеграционной шиной Банка, которая обеспечивает взаимодействие всех существующих информационных систем финансово-кредитной организации для импорта данных и миграции документов и из систем-источников в ЕСЭА Банка;
автоматизацию процессов архивного дела в отношении бумажных документов и документов на иных типах носителей.

Для всех документов, загруженных и хранящихся в ЕСЭА Банка обеспечивается аутентичность электронных копий архивных документов их бумажным оригиналам при любых операциях, проводимых над ними (сканирование, запись, чтение, перемещение, копирование, воспроизведение на устройствах визуального отображения и печати и т.д.).

Структурная схема ЕСЭА Банка

ЕСЭА Банка построено на основе мощной, современной высокотехнологичной платформы, функциональные возможности которой полностью покрывают все потребности организации в управлении документами и данными. Система обеспечивает управление бизнес-процессами, документными фондами организации, предоставляет все инструменты для поиска как внутри системы, так и за её пределами — в других информационных системах и ресурсах.

Система обеспечивает гибкую интеграцию в ИТ-инфраструктуру финансово-кредитной организации на основе строго регламентированного доступа к информации.

ЕСЭА Банка обеспечивает:

Хранение файлов информационных объектов всех типов
(txt, doc, rtf, pdf, tiff, jpg, bmp, xls, xml и любых иных форматов)
Хранение информации о связях между документами в хранилище
Использование технологий ограничения доступа к группам, документов, отдельным документам, а также к фрагментам документа
Возможность использования модулей электронной подписи (ЭП) и шифрования документов
Контроль наличия у документов ЭП ответственных должностных лиц банка. Для подписания и проверки достоверности ЭП могут применяться внешние специализированные решения (например, КриптоПро), через программный интерфейс интеграции
Контроль полноты и достоверности документов в хранилище
Управление правами пользователей, регистрацию их действий и системных событий

Выполнение рекомендаций Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346

Для выполнения рекомендаций Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У Единая система электронного архива банка обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

помещение документов в электронном виде (ДЭВ) в консолидированный электронный архив;
запись основных, резервных, прочих единиц хранения (ЕХ);
учет носителей для ЕХ;
помещение ЕХ на стационарное хранение;
хранение ЕХ (принятие на хранение, проверки, восстановление);
уничтожение ЕХ.

Результаты и преимущества

Решение позволяет избежать дополнительных преобразований в существующих бизнес-процессах и модификации функционирующих в банке систем. Результатом внедрения решения является:

Повышение маржинальности бизнеса, снижение операционных расходов и повышение эффективности деятельности финансово-кредитной организации за счет снижения трудозатрат и трудоемкости процесса работы практически по всем направлениям: учет, поиск, контроль движения документов и дел, их использование и т. д.
Гарантии сохранности и аутентичности документов и данных
Соответствие требованиям законодательства по обязательной отчётности и порядку хранению документов, в частности выполнение рекомендаций ЦБ РФ
Возможность оперативного поиска документов в электронном виде
Сохранение полной истории изменений документов, возможность восстановления утраченных или испорченных единиц хранения
Аудит действия сотрудников банка с документами операционного дня
Оперативное формирование пакетов документов при проведении внутреннего аудита и внешних проверок контролирующими органами.
Безопасность конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ и нормативными документами Банка России

Внедрения в России и СНГ: Управление Банка России по Московской области, Хоум-Кредит Банк, Казахстанская Ипотечная Компания, НПФ «Благосостояние» и другие.