Участки ввода бумажных и электронных документов
Реализация концепции «Электронного Правительства» в РФ обязывает ведомства быть готовыми к активному информационному взаимодействию с гражданами, юридическими лицами, подведомственными учреждениями и другими государственными структурами в электронном виде. План мероприятий, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 года №176-р, предполагает «Переход федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» в течение 2011 года.
Вместе с тем обеспечение внутренней деятельности не исчерпывается присутствием в системе электронного документооборота сугубо внутренней организационно-распорядительной документации. Важной и существенной частью документооборота является входящая корреспонденция, которая в большинстве своем представлена бумажными документами. Как следствие, неизбежно создастся ситуация, когда параллельно с качественно выстроенным электронным документооборотом ведомство будет вынуждено обрабатывать бумажные документы, что влечет за собой, по сути, удвоение затрат как временных, так и материальных.
Дополнительной проблемой при переходе на полностью безбумажный документооборот является разнообразие форматов электронных документов, входящих извне, а также создаваемых и обрабатываемых внутри системы электронного документооборота. Отсутствие единых форм и классификаторов обязательных реквизитов является основным препятствием для автоматизации процессов делопроизводства.
Решение задачи обработки гетерогенных потоков документов возможно при условии, что внутри организации ведется обработка только унифицированных и классифицированных электронных документов, сопровожденных всеми необходимыми для идентификации и принятия решений реквизитами.
РЕШЕНИЕ:
Решение «Электронная экспедиция: Центр подготовки документов» обеспечивает повышение эффективности деятельности ведомства за счет обеспечения возможности ведения полностью безбумажного внутреннего делопроизводства при обработке входящей корреспонденции вне зависимости от ее представления в бумажной или электронной форме, а также способа и источника получения МЭДО, СМЭВ, иные телекоммуникационные системы, курьерские и почтовые службы и т.д.
ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ:
- Подготовка входящей корреспонденции для дальнейшей безбумажной обработки в системах электронного документооборота и автоматизированных системах, включая:
- создание электронных копий бумажных документов
- формирование обязательных реквизитов
- распознавание и форматирование текстов документов
- формирование реестров
- Накопление, систематизация и хранение входящей корреспонденции в электронном виде
- Исключение бумажного документооборота внутри организации.
СОСТАВ СИСТЕМЫ:
Модуль регистрации и подготовки документов
Уполномоченное подразделение организации, получающее документы и информацию извне, обрабатывает несколько входящих потоков: электронные документы, полученные с Портала организации и по электронной почте, электронные документы, доставленные на цифровых носителях, бумажные документы, доставленные с помощью курьерских и почтовых служб. Модуль регистрации и подготовки документов обеспечивает процесс создания унифицированных учетных карточек документов (пакетов документов) и, в случае бумажных документов, их однозначную идентификацию в информационной системе с помощью нанесения штрих-кода.
Модуль сканирования и идентификации документов
Обеспечивает создание электронных копий и визуальных образов входящей корреспонденции (бумажные документы, информация на цифровых носителях).
Автоматически формирует пакеты документов на основе распознанных штрих-кодов. Осуществляет контроль целостности данных.
Модуль распознавания и индексирования
- Централизованное распознавание текстов документов
- Форматирование текстов распознанных документов
- Формирование обязательных реквизитов методом двойного ввода
Модуль заверения и выгрузки
- Обеспечение легитимности (юридической значимости) электронных копий входящей корреспонденции на основе применения технологии ЭЦП
- Обеспечение достоверности и неизменности состава пакетов электронных документов в системе
- Предоставление электронных копий входящей корреспонденции пользователям и взаимодействующим автоматизированным системам для дальнейшей обработки
Модуль хранения и интеграции
- Обеспечение автоматизированного сопровождения передачи оригиналов входящей корреспонденции на архивное хранение (оперативное и долговременное)
- Создание структурированного хранилища электронных копий входящей корреспонденции
- Хранение электронных документов и полученной на их основе информации
- Поиск хранимых документов по основным учетным полям
- Экспорт данных во внешние АС
ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ
- Автоматизированное формирование пакетов документов. Исключение человеческого фактора: состав пакета и количество страниц в документе указывается явно на этапе формирования учетной карточки
- Централизованное распознавание текстов документов и их форматирование с возможностью сопоставления на экране распознанных текстов и образов оригиналов
- Создание платформы для хранения электронных документов
- Исключение человеческого фактора при формировании обязательных реквизитов документов благодаря использованию справочников, двойного ввода и верификации
- Гибкое конфигурирование системы без внесения изменений в программный код системы. Редактирование структуры вида документа, рабочих процессов, состава обязательных реквизитов, визуального представления экранных форм учетных карточек
- Обеспечение достоверности и неизменности состава пакетов электронных документов системы с использованием улучшенной ЭЦП
- Экспорт электронных документов и полученных на их основании данных во внешние информационные системы и СЭД
Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона
8 800 700 04 04 или Отправьте заявку
Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!