Участки ввода бумажных и электронных документов

Реализация концепции «Электронного Правительства» в РФ обязывает ведомства быть готовыми к активному информационному взаимодействию с гражданами, юридическими лицами, подведомственными учреждениями и другими государственными структурами в электронном виде. План мероприятий, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 года №176-р, предполагает «Переход федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» в течение 2011 года.

Вместе с тем обеспечение  внутренней деятельности не исчерпывается присутствием в системе электронного документооборота сугубо внутренней организационно-распорядительной документации. Важной и существенной частью документооборота является входящая корреспонденция, которая в большинстве своем представлена бумажными документами. Как следствие, неизбежно создастся ситуация, когда параллельно с качественно выстроенным электронным документооборотом ведомство будет вынуждено обрабатывать бумажные документы, что влечет за собой, по сути, удвоение затрат как временных, так и материальных.

Дополнительной проблемой при переходе на полностью безбумажный документооборот является разнообразие форматов электронных документов, входящих извне, а также  создаваемых и обрабатываемых внутри системы электронного документооборота. Отсутствие единых форм и классификаторов обязательных реквизитов является основным препятствием для автоматизации процессов делопроизводства.

Решение задачи обработки гетерогенных потоков документов возможно при условии, что внутри организации ведется обработка только унифицированных и классифицированных электронных документов, сопровожденных всеми необходимыми для идентификации и принятия решений реквизитами.

РЕШЕНИЕ:

Решение «Электронная экспедиция: Центр подготовки документов» обеспечивает повышение эффективности деятельности ведомства за счет обеспечения возможности ведения полностью безбумажного внутреннего делопроизводства при обработке входящей корреспонденции вне зависимости от ее представления в бумажной или электронной форме, а также способа и источника получения МЭДО, СМЭВ, иные телекоммуникационные системы, курьерские и почтовые службы и т.д.

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ:

• Подготовка входящей корреспонденции для дальнейшей безбумажной обработки в системах электронного документооборота и автоматизированных системах, включая:
  • создание электронных копий бумажных документов
  • формирование обязательных реквизитов
  • распознавание и форматирование текстов документов
  • формирование реестров
• Накопление, систематизация и хранение входящей корреспонденции в электронном виде
• Исключение бумажного документооборота внутри организации.

СОСТАВ СИСТЕМЫ:

Модуль регистрации и подготовки документов

Уполномоченное подразделение организации, получающее документы и информацию извне, обрабатывает несколько входящих потоков: электронные документы, полученные с Портала организации и по электронной почте, электронные документы, доставленные на цифровых носителях, бумажные документы, доставленные с помощью курьерских и почтовых служб. Модуль регистрации и подготовки документов обеспечивает процесс создания унифицированных учетных карточек документов (пакетов документов) и, в случае бумажных документов, их однозначную идентификацию в информационной системе с помощью нанесения штрих-кода.

Модуль сканирования и идентификации документов

Обеспечивает создание электронных копий и визуальных образов входящей корреспонденции (бумажные документы, информация на цифровых носителях).

Автоматически формирует пакеты документов на основе распознанных штрих-кодов. Осуществляет контроль целостности данных.

Модуль распознавания и индексирования

• Централизованное распознавание текстов документов
• Форматирование текстов распознанных документов
• Формирование обязательных реквизитов методом двойного ввода

Модуль заверения и выгрузки

• Обеспечение легитимности (юридической значимости) электронных копий входящей корреспонденции на основе применения технологии ЭЦП
• Обеспечение достоверности и неизменности состава пакетов электронных документов в системе
• Предоставление электронных копий входящей корреспонденции пользователям и взаимодействующим автоматизированным системам для дальнейшей обработки

Модуль хранения и интеграции

• Обеспечение автоматизированного сопровождения передачи оригиналов входящей корреспонденции на архивное хранение (оперативное и долговременное)
• Создание структурированного хранилища электронных копий входящей корреспонденции
• Хранение электронных документов и полученной на их основе информации
• Поиск хранимых документов по основным учетным полям
• Экспорт данных во внешние АС

ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ

• Автоматизированное формирование пакетов документов. Исключение человеческого фактора: состав пакета и количество страниц в документе указывается явно на этапе формирования учетной карточки
• Централизованное распознавание текстов документов и  их  форматирование с возможностью сопоставления на экране распознанных текстов и образов оригиналов
• Создание платформы для хранения электронных документов
• Исключение человеческого фактора при формировании обязательных реквизитов документов благодаря использованию справочников, двойного ввода и верификации
• Гибкое конфигурирование системы без внесения изменений в программный код системы. Редактирование структуры вида документа, рабочих процессов, состава обязательных реквизитов, визуального представления экранных форм учетных карточек
• Обеспечение достоверности и неизменности состава пакетов электронных документов системы с использованием улучшенной ЭЦП
• Экспорт  электронных документов и полученных на их основании данных во внешние информационные системы и СЭД