8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Внедрение технологий обработки формализованных бланков, поступающих от заявителей


Ведомства и коммерческие организации продолжают получать значительные объёмы документов  на бумаге. В результате даже при качественно организованном электронном рабочем процессе организация вынуждена параллельно обрабатывать информацию с бумажных носителей. Дополнительной проблемой при переходе на полностью безбумажный документооборот является разнообразие форматов электронных документов.

В госорганы и коммерческие организации поступают: рукописные документы на бумаге и документы, подготовленные в офисных пакетах, распечатанные на принтере и полученные по факсу, по почте, курьерской доставкой или по e-mail; сведения, которые приходят после заполнения формы на Портале или подготовленные с помощью специализированного клиентского ПО. Таким образом, организации вынуждены обрабатывать разнородный поток входящей информации: неструктурированные электронные документы, структурированные электронные и бумажные (подготовленные в специальной программе) документы и, наконец, неструктурированные бумажные.

Очевидно, что для эффективной работы коммерческих организаций и выполнения требований законодательства госорганами необходимо работать только с унифицированными и классифицированными электронными документами, которые сопровождены всеми необходимыми для идентификации и принятия решений реквизитами. Унифицировать поток входящей документации возможно только на этапе, когда она поступает в организацию, то есть оказывается в экспедиционной службе.

Корпорация ЭЛАР предлагает комплекс консалтинговых услуг и проектных решений по внедрению в деятельность государственных и коммерческих организаций технологий подготовки, управления и обработки информации на формализованных бланках с целью эффективной автоматизации бизнес-процессов.

Решение предназначено для широкого круга коммерческих организаций и государственных структур, которые при исполнении профильных функций и решении бизнес-задач регулярно и/или периодически принимают извне информацию на бумажных носителях и проводят ее обработку с целью принятия управленческих решений, учета, подтверждения фактов, проверки деятельности, подготовки ответов и разъяснений и т.д.

Результатом станет повышение качества и оперативности обработки информации при исполнении профильных функций и решении бизнес-задач, а также значительное снижение издержек и трудозатрат.

Решение

Внедрение решения предусматривает создание методологии использования стандартных форм и автоматизацию процессов обработки этих форм с вводом сведений в функциональные информационные системы и системы электронного документооборота.

 Основные этапы реализации проекта:

  1. Оказание консалтинговых услуг и разработка методологии и технологии использования стандартных форм
  2. Внедрение аппаратно-программного комплекса (АПК)
  3. Интеграция АПК с информационными системами

Состав консалтинговых услуг

  1. Аудит административных процессов организации по приему и обработке информации на бумажных носителях с выделением функций, направленных на предварительную обработку бумажных документов и ввод информации в автоматизированные системы
  2. Обследование функциональных информационных систем и СЭД, осуществляющих обработку информации
  3. Формирование перечня видов и типов бумажных документов, подлежащих переводу в форму бланков
  4. Разработка правил идентификации (в т.ч. штрих-коды) бланков по виду, типу, заявителю и т.д.
  5. Разграничение ключевой и вспомогательной информации для структурирования форм
  6. Формирование справочников и классификаторов, необходимых для заполнения бланков и обработки информации
  7. Разработка форм бланков с учетом потребностей организации и специфики информационных систем, в которые будет вводиться информация
  8. Разработка программных модулей для генерации и заполнения бланков как локально, так и посредством Портала
  9. Формирование пакета нормативных документов, необходимых для перехода организации на работу с формализованными бланками (приказы, регламенты, методические рекомендации, инструкции и т.д.)

Автоматизируемые виды деятельности и технология внедрения

I. Обработка пакетов документов от подведомственных (аффилированных) организаций

Деятельность организации (ведомства) по приему и обработке пакетов документов подведомственных организаций и юридических лиц, характеризуется тем, что головная структура может устанавливать формы и способы отчетности с помощью корпоративных (отраслевых) нормативных документов.

Головной организации для оптимизации приема и обработки пакетов документов необходимо разработать и утвердить стандартизированные формы, создаваемые с помощью специализированного ПО, которое бесплатно распространяется через Портал. Программный модуль должен обеспечивать заполнение всех (подлежащих формализации) необходимых форм с последующей распечаткой (для подписания уполномоченным лицом) и надпечаткой на каждой странице двумерного штрих-кода (стандарт PDF417), способного закодировать до 2000 символов и содержащего в себе всю информацию страницы, идентифицирующие реквизиты и текстовые комментарии.

Обработка подготовленных таким образом пакетов документов (в т.ч. многостраничных) сведется к сканированию штрих-кодов и автоматическому занесению всей необходимой информации в профильную ИС. В результате, после первого же этапа обработки, бумажные документы могут быть направлены в архив и будут востребованы только в исключительном случае, когда потребуются юридически значимые документы. Сотрудники, занятые последующей обработкой и учетом, будут использовать информацию из базы данных.

Примеры и состав документации

  • пакеты документов в рамках исполнения инвестиционных проектов и государственных программ (пояснительная записка, табличные данные, бухгалтерские документы, графическая информация)
  • отчеты об исполнении государственных контрактов (пояснительная записка, табличные данные, графическая информация)
  • отчетная документация реализованных НИР и ОКР (пояснительная записка, чертежи и схемы, графики, табличная информация)
  • справки о травматизме на производстве (аннотация, табличные данные)
  • пакеты документов по экологии, использованию недр и землепользованию (аннотация, табличные данные, графическая информация)
  • статистические отчеты (аннотация, табличные данные)
    и т.д.

II. Обработка заявлений юридических лиц на регистрационные и разрешительные действия, запросы на информирование и жалобы

Деятельность организации по приему и обработке заявлений юридических лиц, функционирующих в регулируемой отрасли, характеризуется широким кругом заявителей, которых можно идентифицировать по уникальному признаку и фиксированному составу пакета документов и многочисленными тематиками заявлений и нормативными требованиями к срокам подготовки ответов.

Ведомству для реализации оптимального подхода к приему и обработке заявлений юридических лиц на регистрационные и разрешительные действия и жалобы необходимо разработать и утвердить стандартизированные формы заявлений, содержащие базовые реквизиты заявителя, тематику запроса (выбор из справочника), другую значимую информацию, которая может быть формализована. Вместе с тем в бланке заявления необходимо предусмотреть поля для описания других, неформализованных документов пакета: количество документов, количество листов и т.д. Разработанные формы должны быть выложены на Портале ответственной организации с предоставлением заявителям выбора по автоматизированному (непосредственно на Портале) или ручному (распечатка и заполнение) заполнению бланков.

Обработка подготовленных таким образом заявлений сводится к сканированию бланка заявления вместе с остальными документами пакета. Информация со структурированного бланка будет внесена в базу данных, а электронные копии неформализованных документов будут проиндексированы по информации из бланка и «привязана» к заявлению.

Примеры и состав документации

  • заявления на получение разрешения на строительство (формализованное заявление и пакет разнородных документов: чертежи, табличная информация, текст)
  • заявления на регистрацию объектов и субъектов (формализованное заявление и пакет разнородных документов: чертежи, табличная информация, текст)
  • заявления на аккредитацию образовательных учреждений (формализованное заявление и пакет разнородных документов)
  • заявления на проведение государственной экспертизы (формализованное заявление и пакет разнородных документов: чертежи, табличная информация, текст)
  • заявления на получение лицензий (формализованное заявление и пакет разнородных документов)
  • заявление о возврате некачественного товара или прием в гарантийный ремонт (формализованное заявление и пакет разнородных документов)
  • заявления в паевые фонды, банки, страховые компании (структурированное заявление)
  • заявления в многофункциональные центры (структурированное заявление, пакет разнородных документов)
  • заявления в архивы (в т.ч. ЗАГС) на выдачу справок и копий документов (структурированное заявление)
  • заявления от сотрудников и граждан (неструктурированный текст, возможно рукописный)
    и т.д.

Результат внедрения

В результате консалтинговых работ неструктурированные документы, предоставляемые подведомственными и сторонними организациями, будут заменены сведениями и данными на формализованных бланках, что создает условия для внедрения системы автоматизированной обработки.

В целом проведение консалтинговых работ и внедрение системы автоматизации обеспечит:

  • Снижение временных затрат на исполнение государственных функций за счет перехода профильных специалистов на полностью безбумажную работу с информацией. Вся информация поступает на входе автоматизированных информационных систем в виде электронных данных, готовых к обработке
  • Сокращение трудозатрат при обработке входящих бумажных документов за счет исключения ручной регистрации и ввода данных из них в систему
  • Соблюдение правил обработки конфиденциальных и персональных данных (152-ФЗ) за счет сокращения круга лиц, получающих доступ к информации

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Данное решение реализовано в проектах:
Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA