8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Система электронного архива ведомства


Необходимость использования электронных архивов в современном государственном учреждении  обусловлена колоссальным объемом как текущего документооборота, так и еще более впечатляющими объемами архивных ресурсов,  при этом необходимость оперативно принимать управленческие решения требует сокращения времени обработки этих документов.


Ведомственный электронный архив – это комплексное программно-аппаратное решение для государственного учреждения, позволяющее оперативно и качественно выполнять функции государственного управления с использованием новых технологий, которые обеспечивают:


  • Перевод необходимых бумажных документов ведомства в электронный вид, путем создания электронных образов;
  • Надежное централизованное хранение  всех электронных данных ведомства;
  • Эффективный поиск электронной копии документа, созданного в произвольный период времени;
  • Оперативный многопользовательский доступ к электронным документам;
  • Возможность реализации системы «одного окна» для эффективного предоставления государственных услуг организациям и гражданам.

Решение по созданию ведомственного электронного архива состоит из нескольких  этапов:

  • Перевод в электронный вид необходимых бумажных архивных документов ведомства
  • Создание системы электронного архива. Разработка индексных и поисковых форм, специализированного интерфейса пользователя и загрузка электронных документов в систему управления электронным архивом.
  • Организация участка текущего ввода документов на базе системы высокопроизводительного сканирования.
  • Интеграция  с существующими информационными системами

1. Перевод в электронный вид необходимых бумажных архивных документов ведомства

Данный этап включает в себя работы:

  • Экспертиза бумажного массива
  • Сканирование документов
  • Индексирование

Работы по экспертизе бумажного массива проводятся для определения физических характеристик документов и их состояния  с целью подобрать необходимые оборудование и технологию их обработки.

Все работы по сканированию и индексированию ведутся специалистами корпорации «Электронный Архив» в  собственных Производственных Центрах, оснащенных промышленным сканирующим оборудованием (более 150 ед.),   с использованием технологии «залповый ввод  документов», обеспечивающей качественное наполнение электронного архива в кратчайшие сроки без прерывания управленческого процесса.

Кроме того, существует возможность сканирования документов непосредственно на территории учреждения выездными бригадами операторов сканирования Корпорации с использованием специализированного сканирующего оборудования.

Индексирование полученных в результате сканирования графических образов выполняется специалистами Производственного Центра в оговоренные с Заказчиком сроки и с обеспечением заданных критериев качества. Для каждой группы документов разрабатываются и согласовываются параметры индексирования и набор индексных атрибутов, которые позволяют однозначно идентифицировать документ. Индексные данные документов заносятся в индексную базу данных.

2. Создание электронного архива. Разработка индексных и поисковых форм, специализированного интерфейса пользователя и загрузка электронных документов в систему управления электронным архивом САПЕРИОН.

Полученные на этапе перевода бумажных документов в электронный вид графические образы  и индексная база данных загружаются в промышленную систему управления электронным архивом САПЕРИОН - создается электронный архив.

Система САПЕРИОН обеспечивает как надежную сохранность электронных данных, так и эффективное управление ими:

  • Быстрый поиск необходимых документов в электронном архиве по заданным параметрам
  • Оперативный доступ к данным  архива
  • Многопользовательский доступ к документу
  • Ограничение доступа к документу/фрагменту документа
  • Управление маршрутами движения документа
  • Создание ссылок между документами
  • Внесение пометок в электронные образы документов
  • Выгрузка документов на дисковый носитель

Все документы электронного архива хранятся в мета-файле - специальном закодированном файле собственного формата, исключающего возможность несанкционированного копирования и использования информации, что обеспечивает ее надежную защиту и хранение.

3. Организация участка текущего ввода документов. Система высокопроизводительного сканирования.

 Система высокопроизводительного сканирования (СВС) располагается в учреждении на организуемом участке текущего ввода документов. Она предназначена для  текущего наполнения электронного архива и СЭД образами входящих документов и обеспечивает:

  • сканирование документов
  •  автоматизированное создание регистрационной карточки для  электронного архива и СЭД
  • «привязку» отсканированного электронного образа к регистрационной карточке
  • автоматизированный ввод электронных данных в архив

Система высокопроизводительного сканирования представляет собой программно-аппаратный комплекс, который территориально может располагаться в архиве, канцелярии, общем отделе или другом подразделении ведомства, производящем учет входящих, исходящих и внутренних документов и позволяет оперативно наполнять электронный архив силами штатных специалистов.

В состав системы высокопроизводительного сканирования входят:

  • Сканирующее оборудование – высокопроизводительные документные сканеры ЭЛАР СКАМАКС или же планетарные сканеры ЭЛАР ПланСкан - для перевода в электронный вид бумажной расшитой  и нерасшиваемой документации соответственно
  • Специальное программное обеспечение для их индексирования, а также распознавания текста.

Полный состав модуля системы высококачественного сканирования (конфигурация сканеров, количество рабочих станций, комплект ПО и пр.) подбирается специалистами корпорации «Электронный Архив», исходя из текущего объема документов, циркулирующих в организации, существующих потоков документов,  а также перспектив изменения этих объемов при внедрении систем автоматизации.
Входными материалами для системы служат пачки бумажных документов, подготовленных к сканированию. Результатом обработки  является массив электронных образов бумажных документов в виде файлов с изображениями. Система способна обработать несколько тысяч листов в день.

Для каждого документа создается регистрационная карточка с атрибутами документа, по которым впоследствии осуществляется поиск.

Система высокопроизводительного сканирования позволяет:
  • Исключить  операции расшивки /сшивки документов в копировально-множительном подразделении (при необходимости создания бумажных копий), т.к. копировально-множительные машины имеют интерфейсы для печати электронных образов с рабочих станций;
  • Создать предпосылки для перехода на полностью электронный документооборот.

В соответствии с международными требованиями к долговременному хранению электронных документов, мы рекомендуем использовать специализированное промышленное оборудование. Для этих целей оптимально подходят роботизированные библиотеки оптических дисков, позволяющие хранить большие информационные массивы (до 34,5 ТБ): ЭЛАР НСМ DVD и ЭЛАР НСМ BD. Роботизированные библиотеки располагают большой ёмкостью хранения (до 700 оптических дисков), обеспечивают надежную  защиту информации и обладают способностью наращивания изначального объёма архива.
Таким образом, технически система хранения документов электронного архива организации представляет собой стандартный RAID-массив и   роботизированную библиотеку. Весь электронный архив помещается в роботизированную библиотеку, однако наиболее часто используемая его часть дублируется на RAID.
Как показывает экспертная оценка наиболее частые обращения происходят к 20% от общего объема хранения информации. Соответственно при расчетах объема RAID необходимо учитывать этот фактор.

Организованное таким образом хранилище архива электронных документов позволяет существенно снизить нагрузку на жесткие диски (за счет автоматического распределения электронных данных между жесткими дисками и роботизированной библиотекой) и  хранить данные в течение нескольких десятков лет с гарантией их неизменности и сохранности. Следует отметить фактор стоимости совокупного владения аппаратных средств: при больших периодах эксплуатации (5-10 лет) использование роботизированных библиотек является самым низким, по сравнению с дисковыми и ленточными накопителями.

Созданный электронный архив предоставляет  следующие преимущества при работе с документами:

  • возможность организации прямого доступа к ресурсам электронного архива (полный аналог документа предоставляется на экран пользователя в течение нескольких секунд)
  • возможность одновременной работы с одними и теми же документами нескольким пользователям
  • полное исключение несанкционированного получения, уничтожения или изменения документа и регистрация всех действий пользователей по отношению к документам, хранящимся в электронном архиве
  • возможность получения неограниченного числа копий документа в бумажном и электронном видах без обращения к бумажному оригиналу
  • отслеживание всех изменений, внесенных в документ и хранение полной истории редакторских правок
  • возможность автоматизированного анализа и статистической обработки, а также автоматической подготовки необходимых справок и отчетов
  • сокращение  времени сотрудников на  поиск и формирование подборок необходимых документов

4. Интеграция с существующими информационными системами. Создание единой интегрированной системы электронного документооборота и электронного архивирования.

Система архивного хранения САПЕРИОН обеспечивает интеграцию практически с любыми информационными системами, внедренными и используемыми в учреждении, результатом которой является обеспечение прямого доступа пользователей к электронному архиву через привычные интерфейсы рабочих приложений (будь то офисные программы MS Office, системы документооборота и другие ИС).

Интеграция САПЕРИОН в существующую информационную среду учреждения предоставляет новые возможности для пользователей по работе с корпоративной информацией, за счет предоставления прямого доступа к централизованному управляемому архиву электронных документов.

В результате интеграции в дополнение к обычной процедуре сохранения документов в рабочих приложениях добавляется возможность архивировать документы (т.е. сохранять в электронном архиве) с помощью дополнительного меню команд. Это может быть реализовано в соответствии с определенными правилами, которые устанавливаются в зависимости от типа документа. При этом при помещении документа в архив САПЕРИОН заполняется его учетная карточка, куда заносятся индексные данные, идентифицирующие документ. Индексные данные (содержание, свойства и т.д), в некоторых случаях могут быть автоматически считаны с полей документов.

Все действия по помещению документа в архив САПЕРИОН, поиску в нем и просмотра любого электронного документа архива осуществляются, не выходя из актуального рабочего приложения.

Интеграция электронного архива и системы документооборота, используемой в учреждении, предоставляет помимо перечисленных дополнительное преимущество – разгрузку системы документооборота за счет организации хранения образов документов в электронном архиве, в системе САПЕРИОН. В результате высвобождаются ресурсы СЭД, разгружаются ее мощности, работа   становится более производительной.

Доступ к данным электронного архива из территориально-удаленных подразделений

Для обеспечения доступа к  данным электронного архива центрального аппарата учреждения из его территориально-удаленных подразделений существуют возможности построения распределенного архива учреждения или же реализации доступа к электронным данным посредством Интернет.

В случае доступа к электронному архиву через Интернет, пользователю достаточно ввести на соответствующей странице логин и пароль. Далее работа ведется с электронным архивом через  Интернет-браузер в знакомом интерфейсе САПЕРИОН.

При построении распределенного электронного архива электронный архив создается для каждого территориально-обособленного подразделения (электронный архив центрального аппарата учреждения  и электронные архивы удаленный подразделений), при этом обеспечивается взаимодействие между всеми электронными архивами: синхронизация и обмен электронными данными в автоматическом режиме. В результате каждое обособленное  подразделение работает только с актуальными нужными документами, сохраняемыми в его электронном архиве.

Преимущества решения «Ведомственный электронный архив»

Эффективность

  • Сокращение времени на поиск документов
  • Оперативный поиск документов по набору атрибутов их электронных регистрационных карточек, включая поиск по контексту
  • Обеспечение прямого доступа к документам всех заинтересованных лиц в рамках своих полномочий
  • Формирование тематических подборок, статистических, учетных и отчетных документов в формате MS Word
  • «Разгрузка» аппаратных ресурсов СЭД
  • Возможность доступа к документам архива из территориально-удаленных подразделений
  • Минимизация временных потерь на транспортные функции и транспортных расходов

Простота и удобство

  • Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними
  • Интуитивно-понятный  русифицированный интерфейс  для ПО и техники 
  • Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения  программно-аппаратными средствами
  • Техническое сопровождение программно-аппаратного  комплекса решения  в течение всего срока действия

Надежность

  • Централизованное хранение электронных документов подразделения в надежной архивной системе
  • Хранение электронного архива в виде специального закодированного файла собственного формата, исключающее возможность несанкционированного копирования и использования информации
  •  Возможность полного восстановления индексной базы данных в случае ее разрушения
  • Гарантированный срок хранения информации электронного архива в роботизированных накопителях несколько десятков лет
  • В случае хранения электронного архива на архивном накопителе НСМ  - отсутствие необходимости в резервном копировании архивного ресурса, быстрое восстановление данных на сервере после любых сбоев работы оборудования и ПО

Безопасность

  • Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов архива пользователями
  • Регламентация прав доступа к делам, документам, а также к отдельным страницам или их фрагментам
  • Ведение протокола доступа пользователей к документам электронного архива

Среди наших клиентов:

  • Администрация Президента Российской Федерации
  • Правительство Республики Казахстан
  • Центральная Избирательная Комиссия РФ
  • Министерство финансов РФ
  • Федеральная налоговая служба России
  • Министерство природных ресурсов РФ
  • Федеральное агентство водных ресурсов РФ
  • Министерство экономического развития и торговли РФ
  • Главное управление Центрального Банка РФ

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA