8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Внедрение СЭД и систем электронного архива организационно-распорядительной документации


Переход на безбумажное делопроизводство и электронный документооборот является сегодня ключевой задачей организаций. В России накоплен значительный опыт автоматизации работы с документами, успешной реализации ответственных проектов в государственных структурах. В этой ситуации необходим системный подход к решению вопроса автоматизации документооборота для того, чтобы объединить:

Назначение ЭЛАР СЭД

ЭЛАР СЭД – это готовое комплексное решение для управления документами, которое реализовано на универсальной платформе управления корпоративными ресурсами на базе портальных технологий Microsoft Office SharePoint. Комплекс предоставляет одновременно мощные средства совместной работы сотрудников с документами и готовые инструменты автоматизации таких процессов, как подготовка и согласование документов, контроль исполнения поручений. Повседневная работа сотрудников с доку-ментами осуществляется в соответствии с российской практикой и нормативными требованиями.


Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет организации обеспечить:

  • однократную регистрацию документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ
  • возможность параллельного выполнения операций, что сокращает время движения документов и повышает оперативность их исполнения
  • непрерывность движения документа, идентификацию ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа
  • создание единой базы документной информации, исключающую дублирование документов
  • эффективно организованную систему поиска
  • развитую систему отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющую контролировать исполнение документов и принимать управленческие решения


Архитектура и состав комплекса

ЭЛАР СЭД имеет следующую архитектуру:

  • готовый модуль управления документооборотом, реализованный на платформе MS SharePoint и существенно расширяющий ее возможности (EOS for SharePoint)
  • платформа (Microsoft Office SharePoint Server)
  • хранилище документов и данных – файловая система или корпоративное хранилище документов организации ЭЛАР САПЕРИОН)

Модуль управления документооборотом содержит набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота. Модуль вклю¬чает набор готовых функциональных блоков.

Подготовка и согласование документов. ЭЛАР СЭД поставляется с готовыми наборами типовых маршрутов согласования и инструменты для создания собственных маршрутов:

  • готовые шаблоны и блоки для настройки процессов
  • автоматизация от черновика до регистрации
  • сложная маршрутизация
  • оповещения о сроках
  • фиксация результатов процесса в журнале согласования
  • интеграция с SharePoint Designer

Политики доступа. ЭЛАР СЭД позволяет гибко настраивать политики доступа в зависимости от должностей и ролей пользователей:

  • по группам документов – 15 видов разрешений
  • по ролям/контексту (для проектов и поручений в рамках процессов)
  • раздельный доступ к карточке и файлам
  • возможность возврата к настройкам доступа по умолчанию

Контроль исполнения документов и поручений. Поддерживается работа с поручениями и контролю за их исполнением:

  • выдача поручений (самостоятельных и по документу)
  • работа с проектами поручений
  • переназначение поручений
  • контроль исполнения (несколько контроллеров)
  • статистика по исполнительской дисциплине

Возможна как самостоятельная работа пользователей в системе, так и работа помощников за своих руководителей.


Отчеты по документообороту.


Готовый набор отчетов позволяет получать полную картину обработки документов в организации. Опция включает:

  • готовый набор отчётов
  • фильтры для выборки
  • выгрузку данных в сводные таблицы MS Excel
  • возможность детализации сводных показателей
  • ограничение периода обновления отчёта
  • возможность настройки шаблона отчёта
  • отчеты по исполнению поручений

Справочники служат для хранения постоянной и условно-постоянной информации в системе. Предусмотрены возможности создания новых справочников, а также редактирование структуры существующих:

  • готовые справочники, адресные книги Outlook
  • создание справочников и «справочных» полей
  • работа с большим числом записей
  • поисковые фильтры
  • связанные справочники

Персональное рабочее место представляет собой личный узел, на котором отображаются все необходимые данные: доку¬менты, задачи, отчеты:

  • автоматическое создание и настройка интерфейса личных узлов
  • общий список всех задач пользователя
  • интеграция задач в Outlook и SharePoint WorkSpace (оповещения, синхронизация)
  • личные папки

Поточное сканирование. Опция поточного сканирования добавляет в комплексное решение поддержку потоковых сканеров и возможности массового ввода документов в систему:

  • поточное сканирование и распознавание
  • автоматическое прикрепление к карточкам
  • поддержка штрих-кодов (печать/стикеры)
  • различные форматы сохранения

Электронная подпись (ЭП) и шифрование. Опция добавляет в комплексное решение возможности по использования ЭП при подписании документов, а также средства шифрования документов:

  • подписание/проверка ЭП
  • графическое факсимиле
  • стикеры с ЭП для файлов
  • шифрование файлов
  • работа с PKI
  • независимость от криптопровайдера
  • быстрое встраивание в бизнес-приложения

Картотеки документов. Комплексное решение содержит набор основных карточек документов, а также предоставляется возможности настройки собственных карточек:

  • управление структурой картотек
  • настраиваемые карточки (любые поля, таблицы, файлы, поручения, ссылки)
  • управление шаблонами файлов
  • создание карточки документа
  • отображение статусов жизненного цикла документов
  • протоколирование событий обработки документа

Платформа Microsoft SharePoint 2010

Комплекс ЭЛАР СЭД построен на базе портальной платформы Microsoft. Платформа позволяет организации объединить ключевые информационные ресурсы, предоставляя единую точку доступа ко всем корпоративным данным и документам, включая внешние бизнес-приложения (ERP, CRM и т.п.).


Платформа обеспечивает:

  • удаленный доступ к системе с использованием «тонкого» клиента

  • создание корпоративных порталов для объединения пользователей в рамках единой рабочей среды и обмена информацией, данными и опытом

  • коллективную работу сотрудников в группах, обмен знаниями и идеями, взаимодействие с коллегами

  • корпоративный поиск информации и сотрудников, интернет-ресурсы, данные из других систем через единую точку поиска


Хранилище документов и данных

Система хранения файлов и данных в ЭЛАР СЭД может обеспечиваться как на файловой системе Windows, так и в специализированном хранилище ЭЛАР САПЕРИОН.

Файловая система используется при хранении относительно небольших документов (до 10 мб) и при отсутствии особых требований Заказчика к масштабируемости и отказоустойчивости хранилища. При использовании больших файлов и наличии особых требований к отказоустойчивости рекомендуется использование ЭЛАР САПЕРИОН в качестве хранилища.

Хранилище ЭЛАР САПЕРИОН обеспечивает надежное хранение неограниченного объема документов и данных. Для хранения базы данных используется собственный формат (мета-файл), который не может быть прочитан или изменен извне. А также обеспечивается:

  • загрузка различных форматов и типов электронных документов с любых носителей

  • невозможность удаления (документ исключается только из доступа)

  • невозможность изменения (всегда создается новая версия документа)

  • поддержка большинства моделей промышленных и офисных сканеров

  • возможность построения распределенного хранилища (с репликацией данных)

  • прямое управление оборудованием хранения (Jukebox, HDD, RAID и т.д.)


Мобильное рабочее место руководителя


Удаленная работа сотрудников уже стала нормой: для этого используются смартфоны, коммуникаторы, ноутбуки или планшеты. В ЭЛАР СЭД предусмотрено мобильное решение, позволяющее с помощью гаджета работать с системой удаленно: просматривать отчеты, утверждать и подписывать документы, рассматривать и выдавать поручения, отправлять документы на доработку, контролировать исполнение поручений, осуществлять поиск нужных документов. Выделяя из всего многообразия функций ЭЛАР СЭД именно функции руководителя, подсистема позволяет заниматься только содержательной работой с электронным документом и принятием управленческих решений.


Ключевые особенности и преимущества ЭЛАР СЭД

  • соответствие нормативным требованиям в области работы с документами

  • многолетний опыт компаний-разработчиков ЭЛАР и ЭОС, наличие успешных внедрений (около 3000 пользователей)

  • существенное сокращение сроков поиска и согласования документов и значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений

  • отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу – ЭЛАР СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами

  • время на передачу документов между подразделениями не тратится – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа

  • мгновенная подготовка стандартных отчетов о движении документов

  • „универсальность решений и технологий, готовые инструменты для типовых задач и гибкость настроек

  • поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, веб-сервисы, SOAP), возможность расширения системы без программирования


Примеры внедрений

  • Правительство Московской области
  • Исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия
  • Фонд информации по лесным ресурсам Федерального Агентства лесного хозяйства
  • Департамент тыла МВД

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA