8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Внедрение системы электронного архива муниципалитета


Муниципальные архивы и архивные отделы муниципальных образований, наряду с государственными архивами субъектов РФ, обеспечивают условия для комплектования, сохранности и использования документов Архивного фонда РФ в интересах граждан, общества и государства.

Корпорация ЭЛАР предлагает решение по автоматизации процессов и переводу в электронный вид услуг муниципальных архивов на основе специализированной системы АИС ЭЛАР‑Архив.

Согласно данным последней паспортизации (письмо Росархива от 01.12.2010 года №5/2270-Т), в муниципальных архивах сосредоточено более 25% документов Архивного фонда РФ и других принятых на хранение документов. Указанная доля ежегодно увеличивается, как и поток обращений к документам муниципальных архивов со стороны граждан для решения правовых вопросов, в образовательных и научных целях.

В связи с развитием информационного общества муниципальным архивам необходимо повышать эффективность деятельности и обеспечивать переход на предоставление государственных услуг в электронном виде.

АИС ЭЛАР-Архив - отраслевая информационная система, отвечающая всем современным требованиям и задающая новые стандарты качества в области автоматизации архивной деятельности.

Модульность построения АИС ЭЛАР-Архив позволяет подходить к автоматизации каждого муниципального архива индивидуально и подбирать оптимальный состав модулей для решения конкретных задач.




Автоматизация процессов внутренней деятельности    

  • Модуль «Хранение информации»
  • Обеспечивает хранение индексной информации и графических копий документов в соответствии со структурой фондов архива, ведение автоматизированного НСА, организацию резервного копирования и восстановление данных системы

  • Модуль «Участок текущего ввода»
  • Обеспечивает ввод индексной информации и пополнение фонда пользования на электронных носителях силами специалистов муниципального архива

  • Модуль «Администрирование»
  • Обеспечивает общее администрирование, управление правами пользователей системы, а также настройку средств защиты информации

В состав системы, помимо базовых модулей, вошли:

  • Модуль «Интернет-приёмная», обеспечивший приём, передачу и информирование пользователей о ходе и результатах исполнения подаваемых ими запросов посредством сети Интернет
  • Модуль «Электронный путеводитель», обеспечивший возможность поиска информации по Путеводителям и работы с фондом пользования на электронных носителях для удалённых пользователей

Автоматизация предоставления архивных услуг


Модуль «Учёт приёма и исполнения запросов»

  • учёт поступления запросов пользователей, в том числе в электронном виде, с возможностью прикрепления к карточке запроса электронного образа обращения, а также подготовленной архивной справки, выписки или копии
  • автоматическое информирование заявителя о ходе исполнения запроса
  • контроль руководством исполнения пользовательских запросов
  • формирование отчётно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
  • автоматизированное планирование, ведение списка и исполнение заявок на плановые работы

Модуль «Отчётно-статистическая документация и протоколы ЭПК»

  • автоматизированное ведение списка организаций-источников комплектования с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение
  • автоматизированное ведение информации по направлениям деятельности ЭПК и заголовков протоколов ЭПК с указанием повестки дня и состава участников
  • построение экранных форм итогов работы ЭПК по требуемому направлению в различных разрезах — в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом
  • построение выходных форм заголовочной и содержательной части протокола, листов протокола, итогов как по выбранному протоколу или виду работ, так и сводной формы по всем протоколам для всех видов работ.

АИС ЭЛАР-Архив имеет готовые WEB-формы для легкой интеграции в интерфейс любого сайта (к примеру, портала Администрации муниципального образования) с целью исполнения запросов пользователей, поступающих посредством сети Интернет, а также организации, в случае необходимости, удаленной работы с фондом пользования муниципального архива.


Модуль интеграции с Единым порталом государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ)


АИС ЭЛАР-Архив содержит специальный модуль интеграции — web-сервис, построенный в соответствии с «Методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии», разработанными министерством связи и массовых коммуникаций РФ.

Модуль является типовым и готов к применению для интеграции АИС ЭЛАР-Архив с ведомственными системами и ЕПГУ в части подачи и автоматизированной обработки запросов.

Аналогично АИС ЭЛАР-Архив может быть интегрирована в региональную инфраструктуру электронного правительства для предоставления услуг посредством многофункциональных центров (МФЦ).


Реализация проектов


Для оптимизации финансирования любой проект по автоматизации муниципального архива может реализовываться поэтапно, путем добавления функциональных модулей к изначально установленной конфигурации АИС ЭЛАР-Архив. Например, если на первом этапе в систему был включен модуль «Учёт приёма и исполнения запросов пользователей», на следующий год на сайте Администрации может быть реализована «Виртуальная приемная» архива, либо в систему может быть добавлена одна из дополнительных опций и услуг корпорации ЭЛАР.


Дополнительные опции и услуги


Корпорация ЭЛАР является уверенным лидером в области создания электронных информационных ресурсов, с обширной сетью представительств в регионах Российской Федерации, поэтому мы предлагаем:

  • Услуги по оцифровке архивных описей и документов — создание автоматизированного НСА и лектронного фонда пользования
  • Поставку специализированного сканирующего оборудования для самостоятельной оцифровки фондов силами сотрудников архива.

Преимущества


Внедрение современной системы АИС ЭЛАР- Архив для автоматизации процессов деятельности муниципального архива позволит:

  • Сократить сроки исполнения запросов пользователей за счет возможности быстрого поиска и получения информации из автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных информационных ресурсов архива
  • Создать электронный фонд пользования особо востребованных, имеющих юридическую значимость документов (в первую очередь — касающихся имущественных и земельных вопросов)
  • Выполнить требования Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ и реализовать в электронном виде предоставление услуг, оказываемых муниципальным архивом, посредством интернет-сайта Администрации муниципального образования или через Единый портал государственных услуг.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Данное решение реализовано в проектах:
Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA