8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Актуальные базы данных договоров аренды и социального найма

В большинстве органов управления земельно-имущественными отношениями сегодня внедрены современные системы учета, содержащие данные о земельных участках и принадлежащих городу помещениях за последние 5-15 лет. Однако значительная часть информации представлена в виде бумажного архива, отсутствует в учетных системах и часто не известна ответственным сотрудникам.

Среди таких документов — невыкупленные и выкупленные договоры аренды и социального найма, корешки обменных ордеров и охранных свидетельств. Перевод этих документов в электронный формат позволяет оперативно увеличить поступления в бюджет.

В целях оптимизации финансовой нагрузки процесс наполнения информационных систем земельно-имущественного комплекса разбит на последовательные этапы:

  1. По результатам первого этапа Заказчику передаются комплекты электронных копий документов по каждому ЗУ, ОКС или помещению. Привязка к объекту осуществляется минимальным индексированием (начиная от одного адресного поля).

  2. На втором этапе проводятся экспертные работы по переносу сведений кадастровых документов, отражению геометрии участков в учетных системах, проведению аналитических сверок с целью повышения доходов муниципального бюджета.

Процесс наполнения информационных систем земельно-имущественного комплекса

Аналогично, для оптимизации финансирования работы могут выполняться в полном объеме, но для определенных, наиболее востребованных документных массивов, исходя из бюджета в данном финансовом периоде.

В распоряжении ЭЛАР:

  • Мощности крупнейших европейских производственных центров сканирования
    и индексирования, гарантирующих выполнение работ любого объема
    в минимальный срок.
  • Внутренние стандарты качества, сертификация ISO 9001:2008, лицензии на обработку документов, содержащих персональные данные и сведения до уровня «Гостайна».

Этап 1. Базовые работы

1. Экспертиза

ЭЛАР наработаны типовые подходы к оцифровке ордеров, договоров аренды и найма, однако практика показывает, что у каждого проекта есть свои особенности, диктуемые самими документами. В рамках экспертизы, исходя из физического состояния документов, условий работы и требований к итоговому ресурсу, подбираются оптимальные технологии оцифровки, протоколируются форматы и условия внесения сведений в учетные и ГИС системы.

2. Сканирование

Операция, которая может осуществляться как на территории заказчика, так и в производственных центрах ЭЛАР. Выбор делается исходя из экономической целесообразности и возможности вывоза документов. Для ускорения и удешевления работ, по возможности, сшитые документы расшиваются и сканируются в поточном режиме.

Отсканированные образы приводятся к единому стандарту качества и объединяются в комплекты, аналогично бумажным оригиналам (стандартный формат: один документ — один PDF, 300 dpi, Quality=AVERAGE, оптимизация для web).

Как лидер рынка оцифровки, ЭЛАР следует высочайшим стандартам качества:

  • Допустимый процент трудно читаемых образов – 0,01% (1 трудночитаемый образ на 10 000).
  • Допустимый процент брака – 0,2%
    (2 бракованных образа/2 ошибочных распознанных символа на 1000).
  • На ресурс предоставляется гарантия.

3. Базовое индексирование

Для возможности дальнейшей работы с документами необходимо сформировать индексно-поисковую базу данных. Индексирование проводится в производственных центрах ЭЛАР на основании электронных копий документов.

В рамках 1 Этапа комплектам документов присваивается основной поисковый реквизит — адрес. Извлеченные адресные данные приводятся к единому стандарту написания и принятому формату (ФИАС/КЛАДР). В случае различия, в реквизитах договора заносятся оба адреса: старый и новый. Работы осуществляются специально обученными сотрудниками, с обязательной проверкой корректности записей.

По возможности осуществляется автоматическое полнотекстовое распознавание. ЭЛАР применяет собственные технологии интеллектуального анализа текста, которые позволяют обеспечить меньшую стоимость работ по сравнению с традиционным для рынка ручным индексированием.

Типовые параметры сканирования и индексирования (на примере Договора аренды ЗУ) приведены в Приложении 2.

Результат Этапа 1:

  • Заказчик получает доступ к полным копиям документов по объектам в электронном виде, без необходимости обращаться к бумажному архиву
  • Появляется возможность загрузить документы в любую учетную систему и искать их по адресу, в т.ч. сформировать документный слой в существующей ГИС
  • Автоматически выявляется отсутствие в комплектах необходимой документации, формируются запросы на получение сведений в ЕГРП, ГКН и БТИ.

Типовые параметры сканирования и индексирования

Этап 2. Экспертные работы

Работы могут проводиться в любом последующем финансовом периоде на основании электронных комплектов документов, полученных в 1 Этапе.

4. Расширенное индексирование и наполнение учетных систем

На основании уже существующих электронных копий документов проводится расширенное индексирование — извлечение дополнительных сведений документов и допсоглашений
(реквизиты, суммы, ФИО, наименования юрлиц и пр.).

Подготовленная БД вносится в используемые учетные системы:

  • При отсутствии записи о строении или ЗУ, сведения вносятся в полном объеме.
  • При наличии записи, производится предварительная сверка. Отсутствующие данные и документы добавляются. Сведения, по которым выявляется расхождение имеющихся и загружаемых значений, обрабатываются специалистами ЭЛАР по согласованному регламенту или вносятся с привлечением сотрудника Заказчика.

В случае использования или перехода на использование геоинформационных учетных систем, проводятся работы по визуализации сведений в ГИС

  • Из кадастровых документов извлекаются координаты земельных участков.
  • Для помещений и объектов капстроительства вносятся данные технических паспортов и других документов БТИ.

При отсутствии подобных документов в комплектах, объектам присваивается соответствующий статус.

5. Аналитические сверки

С целью повышения качества учета проводятся аналитические сверки подготовленной БД
с информацией муниципальных информационных систем:

  • В автоматическом режиме, с обязательной проверкой оператором, проводится сверка с информацией о поступивших платежах за определенный период (требуется предоставление информации). Выявляются действующие договоры с нарушениями оплаты, а также недействующие договоры с задолженностью.

Подготавливаются отдельные списки объектов для принятия мер.

  • В интерфейсе ГИС отдельный статус (с цветовым или другим выделением) присваивается ЗУ:
    • С кадастровыми границами
    • С кадастровым номером, но без межевания
    • Участки, отсутствующие в ГКН
    • Участки, требующие уточнения данных
  • При наличии в ГИС спутниковых снимков, специалисты ЭЛАР готовы провести работы по выявлению участков с самозахватами, а также объектов строительства, не соответствующих технической документации.

Интерфейс ГИС

Выявленные нарушения актируются, формируются реестры и комплекты документов, которые передаются ответственным сотрудникам заказчика для принятия мер.

Результаты Этапа 2:

Органы управления земельно-имущественными отношениями получают возможность:

  1. Оперативно, с гораздо меньшими физическими затратами осуществить функции контроля и повысить поступления в бюджет от аренды:
    — Выявить ранее неучтенные договоры, провести мероприятия контроля;
    — Проверить на актуальность и скорректировать ставки аренды по действующим договорам;
    — Выявить нарушения по оплате действующих договоров и выставить счета арендаторам;
    — Выявить недействующие договоры с задолженностью и взыскать оплату.
  2. Работать с электронными копиями документов в повседневной деятельности, в т.ч. через интерфейс ГИС, оперативно искать и анализировать информацию в различных разрезах, формировать статистические отчеты.
  3. Упростить проведение инвентаризации объектов и комплексных кадастровых работ: выявить нецелевое использование, субаренду, нарушения эксплуатации, самострои и самозахваты.

Работы могут осуществляться поэтапно, без значительного увеличения нагрузки на муниципальный бюджет, в т.ч. за счет увеличения поступлений в бюджет по результатам ранее реализованных этапов работ.

Описание решения

Типовые параметры сканирования и индексирования (на примере Договора аренды ЗУ)

Договоры подшиты в дела. В одном деле содержатся несколько Договоров. Все документы сканируются с разрешением 300 dpi, все скан-образы отдельного документа сохраняются в одной директории. Задачей является объединение образов в комплекты и извлечение 3 групп сведений:

  • Сведения о документе (реквизиты)
  • Сведения о субъектах (наименования компаний или ФИО физлиц)
  • Сведения об объекте (адрес, кадастровые данные)

Индексируется каждый Договор, к индексам привязываются образы всего договора целиком и файлы приложений: Дополнительное соглашение, Предварительный договор, Протокол к договору, Распоряжение и т.д. Для приложений заполняется вид документа, а также проставляется номер и дата родительского договора.

Индексируемые поля: сведения о документе

Наименование поля

Описание

ID

Ключевое поле, идентификатор документа

PID

Идентификатор родительского документа (целое число, для объединения документов и установления иерархических связей).

Вид документа

Справочник: Договор купли-продажи, Дополнительное соглашение, Предварительный договор, Протокол к договору, Распоряжение и т.д.

Номер документа

Из текста документа

Дата документа

Из текста документа

Адрес

Адрес объекта. Правила обработки сокращений в названиях устанавливаются отдельною

Район

Район выбирается из справочника заказчика

Организация

Организация, выпустившая документ

Статус

Статус: действующий, архивный, аннулированный

Индексируемые поля: сведения о субъекте

ID

Ключевое поле, идентификатор субъекта

PID

Идентификатор родительского документа, к которому относится субъект (целое число, для установления связи с документом).

Наименование субъекта

Наименование или ФИО субъекта. Берется из текста документа.

ИНН

Из текста документа, при наличии

ОГРН

Из текста документа, при наличии

Паспортные данные

Из текста документа, при наличии

СНИЛС

Из текста документа, при наличии

Индексируемые поля: сведения об объекте

ID

Ключевое поле, идентификатор участка

PID

Идентификатор родительского документа, к которому относится объект (целое число, для установления связи с документом).

Кадастровый номер

Из текста документа

Условный номер

Из текста документа

Адрес в формате ФИАС

Берется из справочника ФИАС

Адрес единой строкой

Из текста документа

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA