8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Электронный архив кадрового делопроизводства


ЗАДАЧА

Основной задачей кадровой службы является учет и документационное подтверждение процессов, связанных с работой сотрудников. Сведения, содержащиеся в приказах о приеме на работу, кадровых назначениях и увольнении, трудовых договорах и других кадровых документах, являются основанием для определения трудового стажа и размера пенсии, необходимы при проверках Государственной инспекции труда и для других целей.

Время предоставления сведений из кадровых документов законодательно регулируется. Например, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), а сотрудники Государственной инспекции труда могут без предупреждения прибыть с проверкой и истребовать подборку документов (Положение о Государственной инспекции труда, утв. Приказом Федеральной службы по труду и занятости от 28 декабря 2009 г. № 412). Поэтому перед кадровой службой стоит задача организации упорядоченного хранения массива кадровой документации и быстрого поиска необходимых сведений.

В соответствии с законодательными требованиями (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) организации обязаны хранить кадровые документы до 75 лет, а некоторые – постоянно. Задача поиска архивных сведений значительно усложняется в организациях с количеством персонала, измеряемом тысячами, и/или существующих десятки лет (действовавших еще во времена СССР). В таких организациях зачастую действуют отдельные службы для работы с архивными фондами, занимающими огромные площади, для поиска нужных документов необходимо значительное время и высоки риски утери или порчи оригиналов документов, а количество ежегодных обращений к архивным кадровым сведениям может исчисляться тысячами.

Кроме того, в крупных организациях в процессе управления персоналом создается множество неформализованных кадровых документов (учебные программы и материалы, характеристики сотрудников, опросные листы и др.), которые необходимо централизованно хранить и быстро находить при необходимости.

Решение:

Корпорация ЭЛАР предлагает решение «Электронный архив кадровых документов», которое представляет собой программно-аппаратный комплекс для загрузки, хранения и управления электронными и скан-копиями бумажных документов, интегрируемый с кадровой учетной системой предприятия. В рамках реализации решения выполняется массовая оцифровка кадровых документов прошлых лет и заполнение системы электронного архива созданным информационным ресурсом.

Основной целью внедрения решения является повышение эффективности работы кадровой службы за счет сокращения времени на обработку запросов по предоставлению документально подтвержденной информации, связанной с трудовой деятельностью сотрудников, и снижения частоты обращений в архив бумажной кадровой документации.

Программно-аппаратный комплекс

Решение строится на базе системы хранения и управления документами предприятия (ЕСМ–системы), которая обеспечивает хранение электронных документов различных типов и форматов. Система обеспечивает управление электронными документами на протяжении всего жизненного цикла от их загрузки в хранилище до утилизации: документы систематизируются и классифицируются, настраиваются сервисы поиска документов, ведется контроль сроков хранения, выполняется аудит действий пользователей и изменений документов.

Поиск информации в электронном архиве осуществляется по любым атрибутам документа: табельный номер, ФИО сотрудника, тип документа, подразделение, временной период и др. Также поддерживается полнотекстовый поиск по содержимому распознанных электронных документов. Поиск и загрузка документа для обработки выполняется в течение нескольких секунд. Это значительно ускоряет формирование и печать подборки документов и подготовку запрошенных справок.

ECM–cистема поддерживает прямое управление сканирующим оборудованием и системами хранения данных. Возможна модернизация и масштабирование системы за счет подключения дополнительного оборудования, увеличения общего объема обрабатываемых и хранимых электронных документов, расширения состава выполняемых функций.

Поддерживается оперативный многопользовательский доступ к электронному архиву с регламентацией доступа на уровне разделов хранения, документа в целом или его фрагмента. Каждое действие пользователей автоматически протоколируется, что дает широкие возможности для контроля и анализа работы сотрудников.

Обеспечение защиты персональных данных и конфиденциальной информации

Для обеспечения защиты персональных данных (в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006г. № 152-ФЗ) в электронном архиве настраиваются права пользователей: от возможности полного просмотра, аннотирования и печати документов сотрудниками отдела кадров до ограниченного просмотра фрагментов документов менеджерами по персоналу, бухгалтерами и другими уполномоченными сотрудниками, которым в работе нужно обращение к документу-источнику. Для других пользователей доступ к кадровой информации закрыт. Кроме того, все данные в электронном хранилище сохраняются в специальном мета-файле, который невозможно просмотреть в других программах.

Система электронного архива сертифицирована ФСТЭК РФ по НДВ-4 и разрешена к применению в автоматизированных системах до класса защищенности 1Г включительно.

В решении используется модуль защищенной печати, содержащий сервер печати, специализированное программное обеспечение и подсистему авторизации (на основе идентификации по отпечатку пальца, PIN-коду, магнитному пропуску и пр.). Этот комплекс значительно снижает риски «утечки» персональных данных, поскольку кадровые документы распечатываются только в присутствии уполномоченных сотрудников.

Интеграция с кадровыми учетными системами

Интеграция кадровых учетных систем и электронного архива позволяет повысить эффективность работы кадровой службы за счет сокращения времени обработки кадровых сведений.

Широкий набор программных средств позволяет проинтегрировать систему электронного архива
с любыми учетными, HRM и ERP системами. Это позволяет пользователям из привычного интерфейса кадровой программы по учетной записи просмотреть копии документов-оснований, распечатать их в случае необходимости за считаные секунды. Работать со скан-копиями документов также можно в собственном интерфейсе системы электронного архива.

Для автоматизации взаимодействия электронного архива и кадровой учетной системы используются специальные технологии, значительно ускоряющие обработку документации. К таким технологиям, в частности, относится использование штрих-кодов. Например, из кадровой программы 1С:ЗУП печатается приказ о предоставлении отпуска со штрих-кодом, сгенерированным программой. Документ подписывается всеми сторонами, сканируется и скан-копия загружается в электронное хранилище, в котором автоматически распознается нанесенный штрих-код и формируется связь с соответствующей записью в кадровой программе. После этого из интерфейса 1С:ЗУП можно просмотреть скан-копию приказа в хранилище или по документу из хранилища перейти к связанной учетной записи в кадровой ИС.

После загрузки копий документов в электронный архив частота обращений к бумажным оригиналам значительно снижается. Это позволяет уменьшить риски утери и порчи оригиналов документов, разгрузить рабочие места кадровых сотрудников от лишней бумажной документации. Также появляется возможность вывезти архив бумажной документации из основного офиса и снизить затраты на его содержание.

Использование электронного архива в работе службы управления персоналом

Кроме кадрового документационного учета в процессе управления персоналом крупных предприятий создается множество неформализованных документов: психологические характеристики сотрудников, учебные материалы, социологические опросы, результаты оценки профессиональных качеств персонала и др. Такие документы также можно загрузить в электронное хранилище.

СЭА позволяет формировать единые пакеты документов, связанных с обучением, оценкой, аттестацией персонала для документационного обоснования принятия кадровых решений.

Руководителям департаментов, начальникам отделов, специалистам по обучению и другим уполномоченным сотрудникам настраиваются права доступа к подобным документам в СЭА для совместной с кадровой службой работы по управлению персоналом.

Массовая оцифровка документов прошлых лет

Для эффективного использования системы электронного архива необходимо наполнить его скан-копиями бумажных кадровых документов. Минимально необходимый объем документации (типы, количество, срок давности) для оцифровки определяется на этапе экспертизы. Он зависит от внутренних потребностей кадровой службы, частоты запросов справок, выписок и копий документов и других факторов. Одновременно определяется количество индексируемых полей, необходимых для эффективного поиска данных. Таким образом, можно оптимизировать объемы, сроки и стоимость выполнения работ по оцифровке, а также определить очередность сканируемых документов и дел.

Работы по массовому сканированию архива бумажных документов могут выполняться на производственных площадках Корпорации или на территории Заказчика. В последнем случае используются мобильные бригады специалистов по сканированию.

Все работы выполняет высококвалифицированный персонал по специализированным технологиям. В частности, применяются технологии по защите персональных данных. Например, на этапе индексирования изображение разделяется на части и фрагменты с данными одного типа (фамилии, имена, паспортные данные или др.) приходят для обработки одному оператору, данные другого типа – к другому. Таким образом, никто не видит целостную информационную картину обрабатываемого документа.

Высокое качество результатов работ достигается за счет многоступенчатой системы контроля качества и специальных технологий. Например, при ручном распознавании документов одно изображение приходит на обработку двум операторам, а контролирующая программа сравнивает введенные ими данные. В случае расхождения правильность данных подтверждает высококвалифицированный сотрудник.

В результате массовой оцифровки получается электронный информационный ресурс (скан-копии документов и индексная база), готовый к загрузке в электронное хранилище.

Перспективы развития решения

Модернизация и масштабирование решения осуществляется

  • с ростом предприятия,
  • с введением Общего центра обработки кадровой документации (например, для территориально распределенных и холдинговых структур),
  • для хранения документов других служб организации (бухгалтерия, договорной отдел, подразделения, обеспечивающие основные бизнес-процессы и т.д.).

По запросу Заказчика возможна разработка автоматизированных систем для HR-процессов подбора, аттестации, обучения персонала на платформе электронного архива.

Преимущества:

  • Повышение эффективности работы кадровой службы за счет сокращения времени обработки кадровой информации и снижения объема бумажного документооборота.
  • Снижение нагрузки на профильных специалистов HR-подразделений.
  • Быстрый поиск документов по любым атрибутам (табельный номер, ФИО сотрудника, подразделение, тип документа, временной период и другие) и в режиме полнотекстового поиска, формирование и печать подборки кадровых документов.
  • Долговременное хранение электронных документов в течение сроков, предусмотренных законодательством, с автоматическим уведомлением ответственных сотрудников об истечении сроков хранения.
  • Обеспечение защиты персональных данных за счет программного ограничения доступа к ним, настройки прав пользователей, использования специализированного модуля защищенной печати.
  • Снижение рисков порчи и утери оригиналов кадровых документов.
  • Сокращение затрат на содержание архива бумажной кадровой документации.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA