Электронный архив строительной документации

Многие крупные холдинги принимают непосредственное участие в процессе строительства новых промышленных объектов, зданий и сооружений для своих нужд в качестве заказчика строительства. Соответствующие подразделения управляющей компании или профильные организации, входящие в структуру холдинга, выполняют функции дирекции единого заказчика и осуществляют проведение тендеров по выбору подрядной организации, контроль расходования бюджетов и исполнения заключенных договоров с генподрядчиком строительства и субподрядчиками, качественного проведения всех этапов работ и согласования необходимой документации в разрешающих организациях. Сотрудники этих организаций-заказчиков осуществляют технадзор за выполнением строительно-монтажных работ и приемку законченных объектов от подрядных строительных организаций, что оформляется соответствующими документами.

Одной из основных задач, которые призваны решить такие организации-заказчики является задача обеспечения экономической эффективности каждого из этапов и всего строительства в целом.

Для успешного решения вопросов реализации проекта строительства необходим эффективный инструмент управления информационными ресурсами и их высоконадёжного хранения. Все это в полной мере решается внедрением специализированной системы электронного архива, способной обеспечить документационную поддержку процессов строительства, а затем и эксплуатации комплекса.

Решение

Корпорация ЭЛАР предлагает решение «Электронный архив проектно- сметной, строительной и эксплуатационной документации», которое консолидирует всю необходимую документацию в головном офисе организации – заказчика строительства, обеспечивает специалистов достоверной, документально подтвержденной информацией о работах, проводимых генпроектировщиком, генподрядчиком для эффективного управления процессом строительства.

Внедрение решения позволяет снизить издержки на документационное обеспечение деятельности заказчика строительства и повысить контроль над процессами принятия решений, в том числе при внесении изменений в проектную документацию, прогнозировать возможное несоблюдение сроков и норм строительства, возникновение угроз чрезвычайных ситуаций.

I. Решаемые задачи

Следствием сложной структуры управления строительством и большого количества его участников является многообразие информационных потоков и колоссальный объём и многообразие различных видов документации, связанной с реализацией проекта строительства (договоры, рабочие чертежи, спецификации, паспорта на оборудование и т. д.), к которым нужен оперативный доступ для принятия оперативных и верных управленческих решений. Профессиональное управление документацией в строительстве является необходимым фактором для обеспечения надлежащего качества работ и, в конечном итоге, безопасного функционирования возведенного объекта.

Внедрение системы электронного архива обеспечивает решение следующих задач:

1. Контроль реализации проекта строительства документально подтвержденной информацией и усовершенствование общей системы документационного обеспечения сотрудников заказчика для принятия решений. Решение задачи достигается за счет:

• обеспечения доступа уполномоченным сотрудникам к документам электронного архива; при необходимости доступ осуществляется из интерфейса используемых информационных систем компании-заказчика (ERP, Project Management, СЭД и т.д.);
• обеспечения документально подтвержденного контроля соответствия выполненных работ/оказанных услуг статьям бюджета;
• обеспечения контроля над документацией генподрядчика и смежников.

2. Контроль процессов управления и хранения документации. Решение задачи достигается за счет:

• автоматизации всех этапов разработки (получения), согласования и исполнения разрешительной, проектной, сметной и сопутствующей документации;
• автоматизации всех этапов разработки, согласования и заключения договора, а также работы с договором и различными сопутствующими документами;
• обеспечения мобильного доступа к управлению электронными документами и рабочими процессами непосредственно на объекте в процессе строительства;
• обеспечения контроля правильности оформления строительной документации.

3. Контроль процессов технического документооборота в подразделении эксплуатации сданных объектов. Решение задачи достигается за счет:

• автоматизации бизнес-процессов эксплуатации объекта, сопровождающихся обработкой эксплуатационной и сопутствующей документации;
• автоматизация всех этапов разработки, согласования и заключения и исполнения договора со смежниками и арендаторами (при необходимости);
• обеспечения мобильного доступа к управлению электронными документами и рабочими процессами непосредственно на объекте в процессе эксплуатации.

4. Оптимизация взаимодействия с контролирующими органами на этапе строительства и эксплуатации сданного объекта. Решение задачи достигается за счет:

• обеспечения мгновенного доступа к нужным документам (комплектам документов) заказчика и возможности формирования требуемых подборок документов;
• обеспечения контроля полноты и правильности пакета документов для предоставления контролирующим органам.

II. Состав решения и основные функции системы

Внедрение решения позволяет работать с документацией в электронном виде от принятия решения о строительстве объекта до последующей эксплуатации готового объекта.

Функциональная схема и состав системы:

• Система ввода документов
• Хранилище данных и документов (система электронного архива)
• Модуль автоматизации ключевых бизнес-процессов (workflow)
• Услуги по интеграции программно-аппаратного комплекса с корпоративными информационными системами

К основным функциям системы относятся следующие:

• Загрузка и хранение электронных документов, поступающих от организаций, связанных с проектом строительства
• Управление сканированием и последующей обработкой бумажных документов и загрузка электронной копии (скана) документа в единое хранилище данных и документов
• Автоматизация бизнес-процессов подготовки и согласования документов
• Поиск документов и формирование выборок по заданным критериям
• Взаимодействие с внешними информационными системами организации для предоставления документации по реализации проекта строительства
• Возможность удалённого доступа к документации, размещённой в электронном архиве (сотрудники в служебных командировках, специалисты заказчика непосредственно с объекта строительства, специалисты проектных институтов и пусконаладочных организаций – при целесообразности предоставления доступа)
• Контроль использования информации: автоматическая фиксация факта действий, совершаемых с документом

III. Описание компонент решения

Система ввода документов обеспечивает получение от генподрядчика электронного документа или электронной копии (скана) документа, последующей обработки (автоматизированное заполнение индексных полей электронной карточки документа) и помещения электронного документа в единое хранилище данных и документов. Электронные документы могут быть получены по электронной почте, переданы на различных носителях (DVD, BD), предоставлены с использованием порталов.

Для документов не стандартизированных форм разрабатываются и утверждаются устраивающие Заказчика формы, которые создаются с помощью специализированного ПО, передаваемого генподрядчику. ПО обеспечивает заполнение всех необходимых форм и подписание электронной подписью либо с последующей распечаткой для подписания уполномоченным лицом. В случае печати бумажного документа на каждой странице надпечатывается двумерный штрих-код (стандарт PDF417), способный закодировать до 2000 символов и содержащий в себе всю информацию страницы, идентифицирующие реквизиты и текстовые комментарии. Обработка подготовленных таким образом и подписанных «живой» подписью пакетов документов (в т.ч. многостраничных) сводится к сканированию штрих-кодов и автоматическому занесению всей необходимой информации в электронный архив. Для выполнения сканирования и индексирования этих документов целесообразно устанавливать специализированное клиентское место электронного архива у генподрядчика. Доставленные от генподрядчика почтой или курьерской службой бумажные документы могут быть направлены в архив и будут востребованы только в исключительном случае, когда потребуются юридически значимые документы. Сотрудники заказчика, занятые в проекте строительства, будут использовать информацию из базы данных и электронные документы.

Для документов, поступающих ежедневно в бумажном виде (текущая переписка, документы надзорных органов, документы, относящиеся к вопросам организации строительства, экологии, охраны окружающей среды и т.д.) организуется участок текущего ввода.

Хранилище данных и документов (система электронного архива) обеспечивают прозрачную и эффективную обработку и надежное хранение электронных документов на протяжении их жизненного цикла – от появления документа до помещения его в архив, в том числе включая связь с сопутствующими документами, которые появляются в ходе реализации проекта по строительству. С момента появления и регистрации документа он загружается в хранилище данных и документов. В хранилище создаются разделы (электронные архивы подразделений) и обеспечивается конфиденциальность информации (разграничение доступа), исключение возможности несанкционированного доступа к информационному ресурсу, а также контроль использования информации – автоматическая фиксация факта совершаемых с документом действий.

В электронный архив загружаются электронные документы и скан-копии необходимых документов в бумажном виде, которые востребованы в оперативной работе, а также документация, передаваемая заказчику строительства на постоянное хранение:

• правоустанавливающие документы на земельный участок,
• исходно-разрешительная документация на строительство,
• проектная документация и архитектурно-строительные решения,
• комплекты проектно-сметной документации на строящиеся здания и сооружения,
• исполнительная документация, оформляемая в процессе строительства и отражающая фактическое исполнение проектных решений,
• другие документы, относящиеся  вопросам организации строительства, экологии, охраны окружающей среды и т.п.,
• эксплуатационная документация на построенный объект,
• переписка с генподрядчиком, генпроектировщиком, органом государственного строительного надзора.

Рабочие места системы электронного архива с лицензиями на поиск и просмотр документов могут устанавливаться не только для сотрудников Генерального заказчика строительства. Лицензии на поиск и просмотр документов могут предоставляться организации-генподрядчику с соответствующими ограничениями прав доступа только к необходимой информации. Документация в электронном виде  доставляется смежникам: проектировщикам и строителям по электронной почте или на компакт-дисках – предоставляется возможность формирования выборки электронных документов и записи выборки на оптические диски). Это обеспечивает непрерывность документационной поддержки процессов проектирования и производственных процессов.

По окончании строительства доступ к электронному архиву предоставляется сотрудникам службы эксплуатации промышленных объектов строительства, зданий и сооружений.

Автоматизация бизнес-процессов (workflow) – компонента системы электронного архива, предназначенная для автоматизации рабочих процессов, в которых задействованы подразделения организации – заказчика строительства. Обеспечивает реализацию различных циклов и процессов обработки документов на всем протяжении их жизненного цикла. Включает в себя средства, необходимые для настройки процессов любой сложности маршрутизации документа. Удобные «drag-and-drop» инструменты моделирования не требуют от пользователя специальной подготовки и позволяют формировать маршруты любой сложности, задавать временные рамки и отслеживать результаты каждого шага.

Компонента обеспечивает автоматизацию ключевых бизнес-процессов по управлению строительством:

• Сбор и оформление исходно-разрешительной документации
• Сопровождение проекта – управление проектированием
• Согласование проекта и организацию прохождения Госэкспертизы
• Получение разрешения на строительство
• Контроль за производством строительных работ и технический надзор
• Ввод объекта в эксплуатацию
• Оформление права собственности на построенный объект (здание/сооружение)

Интеграция (взаимодействие) электронного архива с другими информационными системами – это средство документального подтверждения данных в учетных и расчетных системах заказчика, а также средство оптимизации распределения нагрузок на информационные системы. Может быть осуществлена с любыми внешними системами (ERP-системами, системами электронного документооборота, САПР и т.д.) Пользователи, работая с привычным для них интерфейсом корпоративной системы, получают возможность просмотра электронных документов или скан-образов бумажных документов по нажатию одной кнопки, встроенной в интерфейс корпоративной системы.

Преимущества

• Повышение управляемости процессом строительства и уровня исполнительской дисциплины подрядных организаций за счет эффективного сквозного контроля документации
• Получение оперативной информации об исполнении работ, движении документов, контроль соответствия выполненных работ/оказанных услуг статьям бюджета или произведенной оплате
• Гарантия сохранности и безопасности всего информационного ресурса
• Сокращение расходов за счет автоматизации обработки бумажных документов
• Создание и хранение достоверной истории взаимоотношений с каждым подрядчиком
• Существенное повышение эффективности основной деятельности подразделений заказчика за счет автоматизации работы с документами

Примеры внедрения

Корпорация «ЭЛАР» создала электронный архив ОАО «Танеко» – организации, находившейся в период реализации проекта на этапе интенсивного строительства крупнейшего и самого современного в России производственного предприятия по глубокой переработке нефти в рамках проекта «Комплекс нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов».

В ОАО «Танеко» созданы и поддерживаются в актуальном состоянии более 20 разделов электронного архива по всем видам документации (проектно-сметной, контрактной, тендерной, бухгалтерской и т. д). Обеспечено эффективное взаимодействие с внешними информационными системами («Projects OnLine», СЭД «Дело», 1C:Бухгалтерия, ERP-системами и т.д.), в том числе с возможностью использования web-доступа. Постоянный удаленный web-доступ к ЭА имеют ОАО «Татнефть», генеральный проектировщик ОАО «ВНИПИнефть», компания «Fluor», управляющая проектом, и пусконаладочные организации (всего – 6 внешних организаций).

В 2006 году Техно-логистическая компания «Томилино» приняла решение об использовании системы электронного архива, которая в настоящее время внедрена как в самой управляющей компании, так и в компании, отвечающей за эксплуатацию зданий и сооружений. В ТЛК «Томилино» давно осознали необходимость и пользу электронной архивации, которая существенно экономит время, необходимое для поиска документов и ускоряет бизнес-процессы на предприятии. Систему используют сотрудники службы по работе с разрешительной документацией, службы эксплуатации зданий и сооружений. Необходимая документация в электронном виде (на компакт-дисках и по электронной почте) доставляется смежникам – проектировщикам и строителям. Впоследствии использование системы планируется строительными организациями, ведущими работы на территории техно-логистического комплекса.

Примером успешного использования системы электронного архива на базе системы электронного архива САПЕРИОН может служить многолетняя практика международной строительной компании HOCHTIEF AG, которая хорошо известна в России: компания вела работы по строительству международного терминала в аэропорту «Шереметьево-1», осуществляла реконструкцию «Шереметьево-2». HOCHTIEF AG использует систему электронного архива для хранения и управления документацией всех средних и больших проектов, а также для управления информационными ресурсами всей компании с 1999 года. К слову, после успеха использования системы в процессе строительства аэропорта Дюссельдорфа, его руководство также внедрило систему электронного архива.