8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Электронный архив документации технологического присоединения


ЗАДАЧА

Обработка запросов на технологическое присоединение (ТП) абонентов к сетям электро- и газоснабжения, сетям водоснабжения и водоотведения является наиболее трудоемким процессом для сетевых организаций. На этапах организации присоединения формируются пакеты разнородных документов, это и заявки на ТП, технические условия, технические задания, договоры, сопутствующие документы (схемы, расчеты, чертежи) и акты ТП. При обработке данные пакеты документов используются сотрудниками различных подразделений сетевой организации: департамента технологического присоединения, договорного, финансового, аналитического и технического отделов.

Эффективность работы сотрудников, вовлеченных в процесс организации технологического присоединения, напрямую зависит от оперативного документационного обеспечения и организации многопоточной работы с документами. Обращение к бумажным документам, их ксерокопирование и выемка из архива для обработки усложняет и затягивает процесс технологического присоединения, и время на обработку одной заявки на ТП может составлять несколько недель. Подобных заявок за месяц может поступать несколько тысяч, вследствие чего возникает потребность в автоматизации процессов регистрации, учета и контроля сроков отработки запросов на ТП.

Кроме того, постановлением правительства РФ от 21.04.2009 N 334 регламентированы сроки хранения пакетов документации по ТП не менее 30 лет. Очевидно, что при необходимости регулярного обращения к информации, «бумажные» документы приходят в негодность.

Комплексным решением данных задач является организация отработки запросов в электронном виде и внедрение системы обработки заявок на ТП интегрированной с системой электронного архива документации ТП, что позволит организовать эффективное документационное обеспечение сотрудников, снизить сроки и повысить качество обработки заявок на технологическое присоединение.

РЕШЕНИЕ

Решение «Электронный архив документов технологического присоединения» позволяет сетевой организации полностью автоматизировать процессы работы с обращениями по технологическому присоединению абонентов. 

СТРУКТУРА РЕШЕНИЯ

Решение корпорации ЭЛАР состоит из:

  • Системы электронного архива документов ТП
  • Подсистемы регистрации, учета и контроля сроков обработки заявок на ТП
  • Участка текущего ввода поступающих пакетов документов
  • Модулей интеграции с прикладными информационными системами
  • Услуг по переводу архивных документов ТП в электронный вид

Программно-аппаратный комплекс может быть сконфигурирован под нужды конкретного заказчика. Модульная схема позволяет гибко реализовать необходимые для решения конкретных задач функциональные возможности.

СОСТАВ РЕШЕНИЯ

Система электронного архива (СЭА) документации технологического присоединения

Основой решения является система электронного архива, обеспечивающая надежное хранение и оперативный многопоточный доступ к информации. Электронный архив предназначен для хранения:

  • Заявок от абонентов на технологическое присоединение
  • Технических условий ТП
  • Технических заданий ТП
  • Схем, расчетов, чертежей и фотографий объектов и технологических узлов
  • Договоров и дополнительных соглашений, включая протоколы разногласий
  • Актов о технологическом присоединении, актов о разграничении балансовой принадлежности сетей и актов об эксплуатационной ответственности сторон
  • Сопутствующих документов

Система электронного архива предназначена для хранения информационного ресурса, поиска необходимой информации и предоставления оперативного, многопоточного доступа к документам сотрудникам различных подразделений. Для каждого типа документов содержащихся в системе, разрабатывается специализированная электронная карточка документа, содержащая всю необходимую атрибутивную информацию. В целях обеспечения защиты информации в СЭА реализован инструментарий разграничения прав доступа и ведение протоколов обращений к документам.

Подсистема регистрации, учета и контроля сроков обработки заявок на ТП

Подсистема предназначена для автоматизации процессов работы с обращениями абонентов. Поступающие от абонентов обращения или заявки на технологическое присоединение, уточнение потребляемой мощности или иные запросы регистрируются оператором центра обработки заявок в специализированном программном модуле, который позволяет:

  • Регистрировать внешние и внутренние заявки
  • Вести учет поступивших от абонентов обращений
  • Инициировать процесс обработки заявок и уведомлять об этом ответственные департаменты и/или конкретных сотрудников
  • Контролировать процесс и сроки исполнения заявок

Функциональные возможности подсистемы позволяют отслеживать статусы зарегистрированных заявок и рассылать уведомления ответственным сотрудникам о сроках исполнения заявок и дополнительных требованиях к исполнению. Уведомления содержат необходимую для отработки заявок информацию: основание обращения, содержание работ, ссылки на сопутствующие документы в электронном архиве, комментарии и дополнительную информацию. В процессе обработки заявки сотрудник может дополнять пакет вновь разработанными документами, загружая их в электронный архив и привязывая к заявке. Кроме этого, в подсистеме возможна генерация статистических отчетов о статусах исполнения заявок.

Функционал подсистемы, интегрированной с СЭА, позволяет в полной мере автоматизировать процессы обработки запросов от абонентов, повысить эффективность работы сотрудников сетевой компании и обеспечить высокий уровень контролируемости процессов ТП.
Участок текущего ввода поступающих документов

Для наполнения системы электронного архива документами, поступающими от абонентов, в центре обработки заявок и архиве сетевой компании целесообразно организовать участки текущего ввода (центры оцифровки) документов. Участки базируются на программно-аппаратном комплексе (сканирующее оборудование и программы обработки электронных образов документов), интегрированном с СЭА. Участки текущего ввода могут быть построены на базе промышленного сканирующего оборудования марки ЭЛАР, обеспечивающего высокий уровень качества и скорости оцифровки документов различного качества и форматов (от А5 до 2А0).

После оцифровки и постобработки электронные образы документов автоматически поступают в систему электронного архива, где осуществляется их индексирование (присвоение документам атрибутивных данных) и последующее хранение.

 Модули интеграции с прикладными информационными системами

Перспективой развития электронного архива является его интеграция в информационную среду сетевой компании. Для документационного обеспечения управленческих процессов СЭА может быть интегрирована с ГИС системами. Это позволит при работе с геоинформационными проектами оперативно получать всю необходимую информацию об объекте – мощность, закрепленную за объектом; собственник; количество субабонентов; сроки договора и пр. Интеграция позволит отвечать на обращения о подтверждении используемой мощности, осуществлять оперативный контроль собственных объектов хозяйства и перераспределять мощности. 

В том случае, если на предприятии уже установлена и используется автоматизированная система обработки заявок целесообразно осуществить ее интеграцию с системой электронного архива для документационного обеспечения процессов технологического присоединения. Подобный комплекс позволит организовать коллективную работу с документами ТП и обеспечит надежное хранение информации.

Услуги по переводу архивных документов в электронный вид

Для обеспечения сохранности архивных фондов сетевой организации, и учитывая требования регулирующих органов о хранении документации по технологическому присоединению не менее 30 лет, производится массовая оцифровка («залповый ввод») и загрузка архивных документов в систему электронного архива.  С одной стороны это позволяет исключить риски порчи и утери документов, а с другой обеспечить сотрудникам оперативный доступ к архивной информации.

Особенностью решения «Электронный архив документации технологического присоединения является комплексная автоматизация процессов ТП «под ключ». Корпорация ЭЛАР осуществляет поставку и наладку программного обеспечения и оборудования, перевод в электронный вид архивных фондов, интеграцию системы в информационную среду предприятия, сопровождение решения и обучение специалистов.

ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ

  • Повышение эффективности работы подразделений компании за счет комплексного документационного обеспечения процессов технологического присоединения
  • Снижение сроков и контролируемость процессов обработки заявок
  • Гарантия соблюдения регламентированных сроков хранения документации
  • Исключение ручного труда при поиске информации и исключение необходимости копирования документов
  • Переход на перспективную модель безбумажного взаимодействия различных подразделений компании
  • Надежное и безопасное хранение корпоративной информации

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Данное решение реализовано в проектах:
Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA