8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Электронный архив сбытовых энергетических компаний


1. ПРОБЛЕМА

Электросбытовые компании, которые обеспечивают обслуживание потребителей электроэнергии по всей территории Российской Федерации, вынуждены работать с огромными объемами бумажной документации. Обработка этой документации требует существенных человеческих и временных ресурсов и осложняется следующими факторами:

  • Поток документов чрезвычайно велик и может достигать десятков миллионов документов в месяц
  • Документы создаются и поступают по различным каналам в подразделения предприятия, которые расположены на всей территории региона;
  • Многие потребители получают электроэнергию через посредников, которыми являются собственники недвижимости или районные эксплуатирующие организации. Реквизиты этих организаций постоянно меняются, так же как меняется класс и объемы потребления электроэнергии. 

В соответствии с  постановлением Правительства Российской Федерации № 530, в котором утверждены «ПРАВИЛА функционирования розничных рынков электроэнергии в переходный период реформирования электроэнергетики», на уровне розничного рынка электроэнергии создаются конкурентные условия работы. Возникновение альтернативного поставщика электроэнергии усложнит работу элетросбытовых предприятий, так как возникнут дополнительные сложности в оформлении документов. Новые условия работы потребуют от поставщиков электроэнергии более высокого уровня обслуживания клиентов, точности оформления документов и скорости работы.

Для снижения собственных издержек, повышения эффективности производственной деятельности и повышения качества обслуживания потребителей предлагается использовать эффективный инструмент автоматизации процессов обработки больших потоков бумажных документов, средство создания и надежного  хранения электронной корпоративной информации - Комплексное решение «Электронный архив сбытовых энергетический компаний».

2. РЕШЕНИЕ

2.1. Назначение и цели создания

«Электронный архив сбытовых энергетических компаний» - это комплексное программно-аппаратное решение, которое позволяет обеспечить всех сотрудников предприятия актуальной и полной информацией о ходе процессов обслуживания потребителей электроэнергии. Электронный архив позволяет переводить в электронный вид, обрабатывать и хранить корпоративные документы, а так же обеспечить доступ к ним из различных подразделений компании.

В электронный архив могут быть загружены различные типы документов: организационно-распорядительная документация, договоры с клиентами и сопутствующие документы, первичная бухгалтерская документация,  сверки взаиморасчетов, калькуляции расходов и балансы мощностей, документы на средства учета электрической энергии, нормативные акты, регламенты, предписания и протоколы проведения проверок и другие. Документы загружаются в любых форматах: отсканированные электронные копии документов в виде файла растрового формата (TIFF, JPEG, BMP и др.), документы изначально созданные в электронном виде (файлы MS Office, документы СЭД, векторные изображения САПР и т.д.), мультимедиа-объекты (аудио-видеозаписи, например, записи конкурсных торгов) и т.п.

Таким образом, может быть автоматизирована работа с бумажной документацией и создан «Многофункциональный электронный архив предприятия энергосбыта», который будет решать самые различные задачи предприятия:

  • ЭА договоров
  • ЭА бухгалтерской документации
  • ЭА конструкторской документации
  • ЭА ремонтно-эксплуатационных служб
  • ЭА проектно-сметной документации
  • ЭА нормативной документации
  • ЭА  документов отдела подготовки и проведения тендеров

и т.д.

2.2. Примеры применение технологий электронного архива, на предприятиях энергосбыта

Электронных архив договоров с потребителями электрической энергии обеспечивает:

  • Создание единой базы электронных копий договоров со всеми потребителями электроэнергии с привязкой  к каждому договору соответствующей документации (лицензии, характеристики нагрузки, дополнительные соглашения, планы потребления электрической энергии и т.д.);
  • Надежное архивное хранение, эффективный поиск и оперативный многопользовательский доступ к электронным копиям  документов.

Электронный архив первичной бухгалтерской документации – позволяет решить задачу быстрой обработки первичной бухгалтерской  документации,  сэкономить время сотрудников бухгалтерии и финансовых отделов, быстро и эффективно проводить проверки дебиторской/кредиторской задолженности, подготавливать документы для проверок в налоговых органах.

Кроме существенного сокращения непроизводительных затрат рабочего времени персонала, электронный архив первичной бухгалтерской документации обеспечивает:

  • Исключение возможности утраты документов и вероятность возникновения путаницы в расположении документов в делах;
  • Защиту документов, содержащих коммерческую тайну.

2.3. Услуги по созданию электронных информационных ресурсов при внедрении электронного архива

Проектные услуги – проектирование информационных систем предприятия энергосбыта, разработка решений по архивному хранению электронных и бумажных документов, внедрение систем архивного документооборота;

Работы по актуализации баз данных энергосбытовых компаний - создание информационных баз данных в полной мере отражающей актуальную информацию, например о потребителях электроэнергии, для использования в информационной среде  предприятия. Это повышает эффективность работы всех систем  предприятия, снижает вероятность непроизвольных ошибок, повышает качество обслуживания клиентов;

Наполнение информационных систем и создание электронных информационных ресурсов – услуги по массовому сканированию бумажных документов из архивов энергосбытовых компаний, их индексации, созданию поисковой базы данных и наполнению информационных систем и систем документооборота Заказчика.

2.4. Технологии, программное обеспечение и оборудование, применяемые при создании электронного архива сбытовых энергетических компаний

Центры обработки документации (ЦОД) – программно-аппаратный комплекс, позволяющий полностью автоматизировать процесс перевода бумажных документов предприятия в электронный вид. Технология, разработанная специалистами Корпорации «Электронный архив», позволяет из программных компонент, как из «строительных блоков», составлять конфигурации для конвейерной обработки данных и документов в соответствии с потребностями энергосбытовых компаний.

Высоконадежные комплексы долговременного хранения информации – решение позволяет создать централизованное хранилище многотерабайтных объемов на основе специализированных оптических накопителей на DVD/BD/UDO дисках,  а так же гарантирует сохранность и неизменность информации в течение более 50 лет, при минимальных затратах на модернизацию и обслуживание хранилища;

Программное обеспечение для управления электронным архивом – интегрированная многоплатформенная система  управления электронным архивом САПЕРИОН, которая обеспечивает безопасную и непрерывную обработку электронных документов на всех стадиях жизненного цикла – от создания до помещения на архивное хранение

Доступ к данным электронного архива из территориально-удаленных подразделений – для обеспечения доступа к данным электронного архива управляющей компании из филиалов существуют возможности построения распределенного электронного архива, доступ к которому пользователи получают через каналы связи глобальных телекоммуникационных сетей. При этом в распределенной системе электронного архива периодически производятся процессы синхронизации данных электронных архивов подразделений и ведется автоматическое обновление информации

Интеграция САПЕРИОН с другими системами – расширяет возможности информационных систем и систем документооборота предприятия, пользователи которых получают возможность обращаться к документам электронного архива. Так же, САПЕРИОН позволяет создавать архивы баз данных предприятия, что существенно «разгружает» информационные  системы и повышает их производительность.

3. ПРЕИМУЩЕСТВА

Эффективность

  • Значительное сокращение времени и трудоемкости поиска, сортировки и передачи документации между подразделениями предприятия
  • Исключение необходимости многократного дублирования большого числа документов для одновременной работы нескольких подразделений
  • Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей
  • Обеспечение доступа сотрудников к самой актуальной корпоративной информации
  • Снижение стоимости хранения документов
  • Исключение финансовых потерь из-за умышленного или случайного удаления документов

 Надежность

  • Гарантированная сохранность и аутентичность электронных документов
  • Отсутствие необходимости в резервном копировании, быстрое восстановление работы электронного архива после любых сбоев
  • Постоянная актуализация информации и обязательное соблюдение процедур внесения изменений: хранятся все сведения о документе, включая все внесенные изменения, все версии документа

 Безопасность

  • Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документа или  электронного информационного ресурса  в целом
  • Регламентация прав доступа к делам, документам, а также к отдельным страницам или их фрагментам;
  • Ведение протокола доступа пользователей к документам электронного архива;
  • Возможность шифрования документов и использования ЭЦП.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA