8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Интеграция систем электронного архива с ведомственными СЭД и системами контроя исполнения поручений (ОКИД, УКИД)


Значительная часть востребованных сведений кадровой, организационно-распорядительной и отраслевой направленности содержится в архивных документах, и необходимо решить задачу их сохранения и эффективного использования в рамках предоставления государственных услуг, межведомственного взаимодействия и документационного обеспечения текущей деятельности

Корпорация ЭЛАР предлагает  решение  по созданию единого электронного архива государственного учреждения, обеспечивающего структурированное хранение электронных информационных  ресурсов и их эффективное использование в рамках документационного обеспечения:

  • основной отраслевой деятельности учреждения
  • функциональной деятельности подразделений и подведомственных организаций
  • предоставления государственных услуг

Состав решения

  • Внедрение комплексной системы Электронного архива (ЭА) и организация защищённого  хранилища
  • Интеграция электронного архива с СЭД и информационной  системы (ИС) государственного учреждения для организации полноценного документационного обеспечения
  • Организация оперативного регламентированного доступа к электронному архиву, в том числе сотрудников подведомственных организаций
  • Подключение к системам текущего ввода для автоматизации наполнения архива электронными документами и данными
  • Обеспечение взаимодействия с официальными  порталами  в сети Интернет для публикации открытых данных

Структура хранилища

Основным реализуемым в решении подходом, является разделение хранилища на сегменты (по умолчанию  — 3) с различными политиками безопасности. Систематизация документов производится по статусу открытости и применимости в рамках исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг.

Общедоступный сегмент

В данном разделе аккумулируются  документы открытого доступа, — подлежащие размещению на официальных порталах, имеющие историческое значение, а также без ограничений  используемые структурными подразделениями в рамках основной деятельности:

  • Открытая организационно-распорядительная документация
  • Общедоступные документы бюджетного планирования и исполнения
  • Сведения о государственных закупках и контрактах
  • Сведения о конкурсах на замещение вакантных должностей
  • Актуальные шаблоны, образцы документов для заполнения и т.д.

Путём интеграции с официальными порталами к части документов может быть предоставлен доступ и возможность прямого поиска, в том числе в рамках государственных и муниципальных услуг.

Защищённый сегмент

Организация данного раздела хранилища предполагает реализацию максимальных политик  безопасности и регламентации доступа. В нём содержатся документы конфиденциального характера, содержащие персональные данные и прочие сведения, доступ к которым либо ограничен, либо требует согласования:

  • Кадровые документы
  • Комплекты личных документов, поданных заявителями в рамках предоставления госуслуг и исполнения госфункций
  • Исполнительная документация функциональных отделов
  • Результаты внутреннего аудита и контроля и т.д.

Система активно использует детальную регламентацию  доступа как к документам в целом, так и к их фрагментам. Ведётся протоколирование всех действий пользователей в системе.

Безопасность хранения подтверждается сертификатами  соответствия требованиям ФСТЭК России по 4 уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей (НДВ-4) и использованию  в системах ПД до класса 1Г включительно.

Оперативный сегмент

Данный раздел применяется для организации оперативной работы отделов учреждения. Доступ к размещённым здесь документам  может предоставляться одновременно сотрудникам различных структурных подразделений, использующих при этом разные информационные системы.
Актуально использование оперативного сегмента  хранилища  для проведения согласований и совместной работы над одним документом. При этом в системе могут сохраняться все версии документа, с возможностью   вернуться к любой из них.
После окончания  работы над документом, его утверждения  и любой другой смене статуса, он может  быть перемещён в общедоступный или защищённый сегмент
с сохранением  всей истории.  Кроме  того, в данном сегменте хранилища размещаются временные документы — как не прошедшие полный цикл оцифровки, так и те, которым не присвоен окончательный статус.

Организация документационного обеспечения

Решение строится на базе системы управления информационными ресурсами (ECM-системы), которая обеспечивает как надежную сохранность электронных документов любых форматов и объёмов, так и эффективное управление ими:

  • Быстрый поиск необходимых документов и сведений в хранилище по заданным параметрам
  • Оперативный многопользовательский доступ к хранилищу с регламентацией  доступа к документу в целом или его фрагменту
  • Систематизацию электронных документов, объединение в дела, создание ссылок между документами, внесение пометок и правок в электронные образы и данные
  • Контроль действий пользователей с документами и сведениями с возможностью  вернуться к любой предыдущей версии документа или массива документов

Система предоставляет возможность  полнофункционального использования электронных подписей и криптографических средств защиты информации  в соответствии с требованиями текущего законодательства, обеспечивая, в том числе, возможность пакетного переподписания документов.

Организация  хранения документов, сведений и данных исключает возможность несанкционированного копирования и использования информации,  обеспечивает её надёжную защиту и аутентичность. Хранение и оперирование документами  в хранилище осуществляется аналогично бумажным документам и в соответствии с действующей номенклатурой.

Интеграция с используемыми ИС

Производится для автоматизации комплектования электронного архива, а также обеспечения сквозного взаимодействия информационных систем и возможности совместной работы с документами.

Централизованное хранение документов исключает их дублирование и, таким образом, предпосылки для использования неактуальных версий.

В результате интеграции непосредственно в интерфейсе рабочих приложений ИС добавляется дополнительное  меню команд для обращения к хранилищу, с возможностью  автоматического заполнения учётной карточки  документа на основании индексных данных ИС.

Интеграция  электронного  архива с используемой  в учреждении системой документооборота предоставляет помимо перечисленных дополнительное преимущество — разгрузку системы документооборота  за счёт организации хранения документов в электронном архиве и использования ссылок на документы. В результате высвобождаются ресурсы СЭД, работа становится более производительной.

Интеграция с порталами в сети Интернет

Из всех возможных  вариантов обеспечения открытости  власти наиболее эффективным является публикация общедоступной информации  в сети Интернет.

Система управления единым хранилищем позволяет без значительных трудовых затрат расширить возможности официального портала государственного учреждения. Использование встроенных настраиваемых webинтерфейсов позволяет полностью автоматизировать процессы публикации  и приёма информации, осуществления контроля и составления отчётности об её использовании.

Реализация в случае распределённой структуры

Большинство государственных учреждений имеют территориально-распределённую структуру, и построение эффективной системы документационного  обеспечения требует равнозначного доступа к электронным  ресурсам всех подразделений и подведомственных организаций.

Существуют возможности построения распределённого ЭА учреждения, когда свое хранилище создаётся для каждого территориально-обособленного подразделения, или же реализации доступа к электронным данным посредством сети Интернет (централизованный ЭА), работа  с которым ведется через любой интернет-браузер.

Оба подхода имеют свои преимущества, и итоговая реализация обсуждается индивидуально.

Наполнение электронного архива

Хранящиеся в архивных отделах документы подлежат уничтожению, либо передаче в государственные и муниципальные архивы после истечения регламентированного  срока хранения. Задача сохранения востребованных в дальнейшей деятельности документов  и оперативного получения содержащихся в них сведений решается переводом указанных документов в электронный вид.

Корпорация ЭЛАР, являясь многолетним  уверенным лидером в сфере создания и управления электронными информационными ресурсами, предлагает свои услуги по оперативной оцифровке востребованных бумажных фондов и организации участков текущего наполнения информационных систем на базе профессионального сканирующего оборудования и ПО.

Перечень возможных  услуг, а также  состав системы высококачественного сканирования подбирается специалистами корпорации ЭЛАР исходя из текущего объёма и потоков документов, циркулирующих  в организации.

Дополнительные возможности

В случае необходимости  ЭА может быть дополнен рядом функциональных решений:
Системой ЭЛАР СААД, обеспечивающей полную автоматизацию процессов архивного делопроизводства

  • Модулем интеграции  с Единым порталом госуслуг, который обеспечит двустороннюю передачу данных в соответствии с утвержденными регламентами взаимодействия ОАО «Ростелеком» и позволит реализовать ряд дополнительных технических возможностей
  • Специализированными оптическими библиотеками для энергонезависимого хранения особо ценных документов и страхового фонда

Преимущества

Внедрение  современной  системы электронного  архива и переход на использование электронных информационных ресурсов позволит государственному учреждению совершить качественный скачок в документационном обеспечении   исполнения   государственных   функций и предоставления государственных услуг.

Предоставление государственных услуг и обеспечение открытости власти

Снижение, за счёт обеспечения эффективного поиска и работы с электронными  документами, времени и трудозатрат на обработку:

  • запросов, поступающих через каналы межведомственного взаимодействия.
  • социально-правовых запросов граждан, поступающих лично или через портал госуслуг.

Автоматизация  процессов предоставления информации о деятельности государственного учреждения в публичный доступ на официальные порталы в сети Интернет.

Документационное обеспечение основных функций

Обеспечение полноты и оперативности получения необходимых для принятия решения электронных сведений и документов, даже в случае передачи бумажных оригиналов на постоянное хранение.

Оптимизация  деятельности учреждения  в части комплектования, обеспечения сохранности и использования электронных документов, в том числе в рамках взаимодействия с территориально-распределёнными  подразделениями.

Обеспечение возможности  одновременной работы сотрудников различных подразделений с электронными документами за счёт интеграции  хранилища  с используемыми  информационными системами.

Создание основы для перехода органа власти на полностью электронный документооборот, а также централизованного подключения ГИС к инфраструктуре СМЭВ и официальным порталам в сети Интернет.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA