Оцифровка архивов судов

Бумажные архивы органов судопроизводства представляют собой очень большие массивы разнородных документов. При обращении к ним сотрудники судов сталкиваются с рядом трудностей. Для поиска в архиве нужного документа необходимо достаточно длительное время. Если один документ востребован одновременно двумя сотрудниками, то приходится делать его копию. В случае, когда дело поступает в суд на время его рассмотрения, суд также вынужден делать копии с некоторых документов для формирования собственного архива, что вызывает рост нагрузки на участок ксерокопирования. Помимо этого, частое обращение к бумажным документам может приводить к их износу, а также, в некоторых случаях, и «потере», происходящей при ошибочной расстановке дел в архиве. Данные проблемы могут быть решены благодаря переводу необходимых документов в электронный вид и использованию в работе автоматизированных информационных систем, обеспечивающих оперативный поиск и доступ к документам в многопользовательском режиме.



Корпорация «Электронный Архив» предлагает решения по переводу документов органов судопроизводства в электронный вид, которое позволяет получить массив электронных копий бумажных документов, готовых к использованию в работе сотрудниками суда. Комплекс решений направлен на формирование современного образа органов судебной власти путем оптимизации и вывода на новый уровень всех основных направлений работы с документами и электронным контентом в суде.

Преимущества

Преимущества перевода документов в электронный вид очевидны. Это не только качественно новые возможности по предоставлению и использованию документальных ресурсов суда, но и обеспечение сохранности этой информации.
Благодаря переводу документов в электронный вид сотрудники суда получают доступ к графическим образам документов, содержащим печати, подписи и все заметки. У пользователя создается впечатление, что он работает с фотографией документа, при этом может оперировать и с текстом документа — копировать, искать нужный текст, вставлять фрагменты в другие документы. Эти возможности позволяют в большинстве случае отказаться от обращения к бумажным документам.

• Решения и услуги являются апробированными и основаны на опыте десятков реализованных проектов
• Решения могут реализовываться в комплексе, что позволяет сэкономить финансовые и трудовые ресурсы за счет более эффективной организации работ
• Применяемое оборудование соответствует мировым стандартам качества и отличается надежностью, долговечностью и функциональностью
• Решения готовы к поэтапной реализации, начиная с установки пилотного проекта, для оптимизации финансирования и адаптации функциональных возможностей.

Оцифровка бумажных архивов выполняется специалистами производственных центров корпорации «Электронный Архив». В настоящее время Корпорация располагает 14 центрами, где осуществляется перевод бумажных документов в электронный вид, 5 центров находятся в Москве. Производственные центры оснащены профессиональной сканирующей техникой, с которой работают опытные операторы.

Производственные центры корпорации «Электронный Архив»

• Парк оборудования включает более 200 промышленных сканеров для перевода документов разного качества, формата и типа в электронный вид
• Среднемесячная суммарная производительность составляет более 8 млн. документов в месяц
• Система управления качеством, внедрённая в центрах, сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2000
• Работа с документами Заказчика производится строго с соблюдением требований сохранения конфиденциальности информации

Этапы работ по оцифровке бумажных архивов

Экспертиза.

Работы по оцифровке любого бумажного архива начинаются с экспертизы документов. В результате ее проведения, определяются структура бумажного массива, качественные и количественные характеристики документов. На основе выполненного анализа осуществляется окончательный подбор технологии оцифровки документов, выбор состава оборудования, критериев оценки качества, а также согласовываются бюджет и сроки исполнения.

Сканирование.

Оцифровка документов заключается в создании их графических образов с использованием сканеров. Перед переводом документов в электронный вид оператор подбирает оптимальный режим сканирования, затем проводит сканирование оригиналов документов и контролирует качество получаемых изображений на мониторе.

Варианты организации процесса оцифровки документов:

• Оцифровка в производственных центрах корпорации «Электронный Архив» после доставки документов в производственный центр
• Оцифровка на территории судебного органа после размещения техники и организации участка сканирования

Большие объёмы бумажной документации целесообразно сканировать в производственных центрах корпорации «Электронный Архив», где осуществляется залповый ввод документов, что способствует выполнению работы по оцифровке в кратчайшие сроки.
Для оцифровки сшитых дел используются планетарные сканеры, с помощью которых производится бесконтактное сканирование документов. Для сканирования расшитых документов до формата А3 применяются документные сканеры. Используемые промышленные сканеры в Корпорации позволяют вести работы по оцифровке документов в круглосуточном режиме, который организуется при необходимости оперативного выполнения работ.

Если документы, предназначенные для оцифровки, постоянно востребованы в судебном органе, то они изымаются из его архива только на время сканирования, после чего немедленно доставляются обратно.
В тех случаях, когда существует ограничение на вывоз документов за пределы архива или же это не представляется возможным, то оцифровка может производиться в помещении архива, либо в непосредственной близости от бумажного архива, на территории органа судопроизводства. Работы выполняют мобильные бригады операторов сканирования специалистов «Электронного Архива», которые с использованием профессионального оборудования Корпорации осуществляют перевод документов в электронный вид на месте.

Дополнительная обработка.

Сразу после сканирования графические образы документов проходят автоматизированную обработку, которая может содержать большое количество операций: разделение разворотов по страницам, выравнивание по строкам, обрезку по краям, улучшение качества образов, удаление шумов и многие другие. Для создания PDF файлов, содержащих текст и графические образы, производится распознавание текста и создание электронных документов.
Результатом оцифровки бумажных архивов судопроизводства является электронные копии документов, как правило, в формате PDF (возможно представление в форматах TIFF, JPG либо в других форматах, согласуемых с Заказчиком). Электронные документы передаётся Заказчику на оптических дисках и могут быть загружены в используемые информационные системы, в том числе систему электронного архива суда.

Эффективность

• Уменьшение нагрузки на бумажный архив суда и участок ксерокопирования
• Сокращение расходов на содержание бумажных архивов
• Возможность высвобождения архивных площадей
• Использование электронных документов в информационных системах судопроизводства
• Ускорение процесса ознакомления с документами судебного делопроизводства