Электронный архив ЗАГС
ЗАДАЧА
Активное развитие государственных услуг в электронном виде предъявляет крайне жесткие требования к функциональным возможностям государственных информационных систем.
Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ обязывает организации получать и предоставлять в иные государственные органы и органы местного самоуправления информацию и документы, необходимые для предоставления государственных и муниципальных услуг. Чтобы выполнить данное требование, организация должна быть подключена к СМЭВ, а сроки передачи при этом ограничены административными регламентами.
Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. "Об актах гражданского состояния" №143-ФЗ устанавливает, что книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах ЗАГС до передачи их в архивные учреждения в течение 100 лет.
Законодательство об электронных государственных услугах, в свою очередь, обязывает органы ЗАГС оперативно предоставлять сведения из актов гражданского состояния.
Перечисленные требования обуславливают необходимость перевода архивных документов ЗАГС в электронную форму, создания и наполнения информационных ресурсов – сведений, представленных в электронном виде. Учитывая объем архивного фонда и необходимость оперативного получения документов и данных для осуществления внутренней деятельности органов ЗАГС и межведомственного взаимодействия, важной задачей становится создание системы электронного архива.
РЕШЕНИЕ
Успешное исполнение органами ЗАГС своих функций напрямую зависит от актуальности хранящихся в информационных системах документов и данных, качества справочно-поисковых систем, доступности сведений для участников процессов предоставления государственных и муниципальных услуг. Стоит отметь, что в настоящее время в учетных системах в электронном виде содержится не более 20% от общего объема имеющихся записей актов гражданского состояния.
Корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение «Электронный архив ЗАГС», позволяющее органам записи актов гражданского состояния субъекта РФ оперативно и качественно выполнять возложенные на них и подведомственные территориальные подразделения функции.
Требования к решению:
- Возможность получения в электронном виде сведений из актов гражданского состояния, обеспечение надежного централизованного хранения всех электронных данных.
- Эффективный поиск и оперативный многопользовательский доступ к электронным копиям документов и базам данных.
- Обеспечение межведомственного взаимодействия и условий для автоматизации процессов предоставления государственных услуг в электронном виде.
- Возможность загрузки и хранения в архиве документов, поступающих на различных носителях, в соответствии с действующей номенклатурой органов ЗАГС.
Этапы реализации решения:
- Перевод в электронный вид книг государственной регистрации актов гражданского состояния и по необходимости прочих архивных документов. Наполнение информационного ресурса полученными сведениями.
- Создание системы электронного архива.
- Интеграция и обеспечение обратной связи с информационными (учетными) системами территориальных подразделений.
- Организация участков текущего ввода для оперативного наполнения и актуализации сведений архива.
Основным преимуществом решения является повышение эффективности деятельности сотрудников отделов ЗАГС и качества исполнения государственных функций за счет:
- Сокращения времени сотрудников на поиск и формирование подборок необходимых документов
- Исключения несанкционированного получения, уничтожения или изменения хранящихся сведений, регистрации всех действий пользователей в системе
- Сохранения оригиналов и возможности получения неограниченного числа копий в бумажном и электронном виде без обращения к исходному бумажному документу
- Возможности интеграции с региональным сегментом СМЭВ и порталом
Результат внедрения решения «Электронный архив ЗАГС»
Эффективность
- Обеспечение полнофункционального доступа территориальных отделов ЗАГС к объединенному электронному архиву
- Оперативный поиск документов по набору индексной информации
- Оптимизация административных процессов, формирование тематических выборок и отчетов
Функциональность
- Обеспечение возможности взаимодействия и передачи документов и сведений в рамках оказания государственных услуг путем интеграции с региональным сегментом СМЭВ и порталами
Простота и удобство
- Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними
- Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения программно-аппаратными средствами
- Техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса решения в течение всего срока действия
Надежность
- Создание версий документов вместо удаления, поиск по версиям и возможность вернуться к любому предыдущему состоянию документа
- Возможность полного восстановления индексной базы данных
Безопасность
- Регламентация прав доступа как к отдельным документам, так и к их фрагментам.
- Ведение протокола доступа внешних и внутренних пользователей к документам электронного архива
- Защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов архива внутренними и внешними пользователями