8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Электронный архив ЗАГС

ЗАДАЧА

Активное развитие государственных услуг в электронном виде предъявляет крайне жесткие требования к функциональным возможностям государственных информационных систем.

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ обязывает организации получать и предоставлять в иные государственные органы и органы местного самоуправления информацию и документы, необходимые для предоставления государственных и муниципальных услуг. Чтобы выполнить данное требование, организация должна быть подключена к СМЭВ, а сроки передачи при этом ограничены административными регламентами.

Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. "Об актах гражданского состояния"  №143-ФЗ устанавливает, что книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах ЗАГС до передачи их в архивные учреждения в течение 100 лет.

Законодательство об электронных государственных услугах, в свою очередь, обязывает органы ЗАГС оперативно предоставлять сведения из актов гражданского состояния.

Перечисленные требования обуславливают необходимость перевода архивных документов ЗАГС в электронную форму, создания и наполнения информационных ресурсов – сведений, представленных в электронном виде. Учитывая объем архивного фонда и необходимость оперативного получения документов и данных для осуществления внутренней деятельности органов ЗАГС и межведомственного взаимодействия, важной задачей становится  создание системы электронного архива.


РЕШЕНИЕ

Успешное исполнение органами ЗАГС своих функций напрямую зависит от актуальности хранящихся в информационных системах документов и данных, качества справочно-поисковых систем, доступности сведений для участников процессов предоставления государственных и муниципальных услуг. Стоит отметь, что в настоящее время в учетных системах в электронном виде содержится не более 20% от общего объема имеющихся записей актов гражданского состояния.

Корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение «Электронный архив ЗАГС», позволяющее органам записи актов гражданского состояния субъекта РФ оперативно и качественно выполнять возложенные на них и подведомственные территориальные подразделения функции.


Требования к решению:

  • Возможность получения в электронном виде сведений из актов гражданского состояния, обеспечение надежного централизованного хранения всех электронных данных.
  • Эффективный поиск и оперативный многопользовательский доступ к электронным копиям документов и базам данных.
  • Обеспечение межведомственного взаимодействия и условий для автоматизации процессов предоставления государственных услуг в электронном виде.
  • Возможность загрузки и хранения в архиве документов, поступающих на различных носителях, в соответствии с действующей номенклатурой органов ЗАГС.

Этапы реализации решения:

  1. Перевод в электронный вид книг государственной регистрации актов гражданского состояния и по необходимости прочих архивных документов. Наполнение информационного ресурса полученными сведениями.
  2. Создание системы электронного архива.
  3. Интеграция и обеспечение обратной связи с информационными (учетными) системами территориальных подразделений.
  4. Организация участков текущего ввода для оперативного наполнения и актуализации сведений архива.



Основным преимуществом решения является повышение эффективности деятельности сотрудников отделов ЗАГС и качества исполнения государственных функций за счет:  

  • Сокращения времени сотрудников на поиск и формирование подборок необходимых документов
  • Исключения несанкционированного получения, уничтожения или изменения хранящихся сведений, регистрации всех действий пользователей в системе
  • Сохранения оригиналов и возможности получения неограниченного числа копий в бумажном и электронном виде без обращения к исходному бумажному документу
  • Возможности интеграции с региональным сегментом СМЭВ и порталом

Результат внедрения решения «Электронный архив ЗАГС»


Эффективность

  • Обеспечение полнофункционального доступа территориальных отделов ЗАГС к объединенному электронному архиву
  • Оперативный поиск документов по набору индексной информации
  • Оптимизация административных процессов, формирование тематических выборок и отчетов

Функциональность

  • Обеспечение возможности взаимодействия и передачи документов и сведений в рамках оказания государственных услуг путем интеграции с региональным сегментом СМЭВ и порталами

Простота и удобство

  • Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними
  • Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения программно-аппаратными средствами
  • Техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса решения в течение всего срока действия

Надежность

  • Создание версий документов вместо удаления, поиск по версиям и возможность вернуться к любому предыдущему состоянию документа
  • Возможность полного восстановления индексной базы данных

Безопасность

  • Регламентация прав доступа как к отдельным документам, так и к их фрагментам.
  • Ведение протокола доступа внешних и внутренних пользователей к документам электронного архива
  • Защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов архива внутренними и внешними пользователями

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA