Архивная обработка документов

Архивная обработка документов – это комплекс архивных работ по созданию и наполнению архивного фонда организации. Работы по архивной обработке документов проводятся в соответствии с требованиями федерального российского законодательства и по правилам архивной обработки.

В комплекс мероприятий по архивной обработке документов входят:

комплексное обследование состояния архивного и документального фондов предприятия - определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу; наличия учетной и справочной документации (номенклатуры дел, актов приема-передачи дел (документов), актов выделения дел (документов) к уничтожению и пр.);
проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности – изучение и распределение документов по группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность (требующие архивной обработки): постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), по личному составу; 2) документы, не имеющие научную или практическую ценность (подлежащие уничтожению);
выделение и формирование дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения, а так же документов по личному составу (в т.ч. из россыпи документов)- распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации. При необходимости, в процессе детального изучения документов могут быть ликвидированы имеющиеся недостатки в ранее сформированных делах Заказчика;
оформление дел в соответствии со стандартами: в зависимости от сроков хранения проводится - полное оформление (дела постоянного, временного - свыше 10 лет хранения и по личному составу): подшивка или переплет дела, нумерация листов в деле, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; или частичное оформление дела (для дел временного – до 10 лет включительно срока хранения);
составление описей дел и исторической справки к фонду – этапы составления описи: изучение истории фондобразователя и истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование и оформление описи. Историческая справка к фонду – история фондообрвзователя, история фонда, аннотация состава и содержания документов описи;
переплетные и реставрационные работы – по требованию заказчика выполнение переплетных работ;
выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения – выполняется по результатам экспертизы ценности документов;
составление акта о выделении дел к уничтожению - выполняется одновременно с составлением описей. Акт составляется на дела всей организации;
утилизация (уничтожение) документов – после утверждения руководителем организации акта о выделении документов (дел) на уничтожение, отобранные на уничтожение документы (дела) увязываются в связки, передаются на утилизацию по приемо-сдаточной накладной;
передача документов на государственное хранение;
помощь в разработке номенклатуры дел – разработка проекта номенклатуры в соответствии с Типовыми и Примерными номенклатурами с последующей корректировкой с учетом специфики организации;

Практическое значение архивной обработки документов:

«Чистка» архивного и документального фондов организации от документов с истекшими сроками хранения и потерявших практическую ценность. Эти документы уничтожаются по актам выделения дел к уничтожению.
Освобождение офисных и иных помещений организации. Во-первых, за счет уничтожения документов, во-вторых, за счет оптимизации хранения документов. Правильно сформированные и переплетенные архивные дела занимают на 30-50 % меньше места, чем россыпь документов.
Упорядочивание хранящихся в организации архивных документов. Документы (дела) разложенные в соответствии со схемой систематизации позволяют легко ориентироваться в архиве и быстро находить необходимые документы. Схема систематизации документов закрепляется во внутренних описях и описях дел.
Контроль за сохранностью документов. В правильно организованном архивном фонде каждый документ имеет свое строго закрепленное место, факт существования документа фиксируется в соответствующих учетных документах.

Архивная обработка документов может быть проведена не только как отдельный комплекс работ, но и вместе с созданием электронного архива.

Обладая большими ресурсами, мы можем выполнять работы в сжатые сроки. В компании работают высококвалифицированные специалисты, имеющие профильное образование и большой опыт работы научно-технической обработки документов.