8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

«ЭЛАР-Мероприятия»

Программный комплекс «Информационная система планирования, подготовки и проведения протокольных мероприятий» («Мероприятие»)

1.1.1 Назначение – планирование, подготовка и проведение протокольных мероприятий, ведение информационных материалов о протокольных мероприятиях.

Заказчики - органы государственной власти, органы государственного управления, крупные промышленные и финансовые корпорации.

Комплекс «Мероприятие» используется в Управлении протокола Президента Российской Федерации Администрации Президента Российской Федерации.

Особенности реализации

Среда разработки и функционирования:

  • MS SharePoint 2010
  • MS SQL 2010
  • MS SharePoint Designer 2010
  • Office Web Apps for SharePoint
  • MS Report Viewer 2010
  • VS 2010

Особенности архитектуры:

Разнесенный способ хранения данных: в БД хранятся данные по мероприятиям, задачам, исполнителям, справочная информация, ссылки на документы, разрабатываемые для мероприятий, а в комплексе хранения данных – хранятся документы по мероприятиям

Ключевые особенности

  • Возможность формирования и корректировки графика мероприятий;
  • Возможность формирования группы обеспечения мероприятия, включая определение ролей участников;
  • Возможность оповещения ответственных исполнителей и запланированных сотрудников о включении их в состав группы обеспечения мероприятия, напоминания о приближении или истечении контрольных сроков;
  • Наличие уведомления об оповещении;
  • Возможность подготовки набора документов мероприятию, включая их согласование и утверждение
  • Возможность ведение данных по участникам мероприятия
  • Возможность подготовки отчетных материалов о проведенном мероприятии

Функциональный состав ПК «Мероприятие»

Подсистема планирования

  • определение атрибутов, параметров и участников нового мероприятия;
  • оповещение исполнителей проекта (мероприятия) о назначении их на роль в проекте, текущих задачах в рамках роли, а так же изменении роли или задач в рамках роли, в случае необходимости;
  • контроль готовности комплекта документов
  • автоматическая рассылка напоминаний о необходимости завершения работы;

Подсистема ведения справочников:

  • первичное наполнение и корректировка справочников
  • поиск и просмотр данных из справочников;

Подсистема ведения шаблонов и нормативной документации

  • создание шаблонов документов в формате MS Word и MS Excel;
  • поиск, просмотр и редактирование шаблонов документов;
  • поиск и просмотр документов по проектам (мероприятиям), в том числе помещенным в подсистему архивирования, для создания новых или модификации существующих шаблонов;
  • помещение в фонд новых нормативных документов, их описаний (атрибутов учета) и предоставление возможности поиска по описанию, рубрикатору или контексту документа.

Подсистема разработки и согласования документов

  • выбор шаблона документа
  • разработка документа
  • организация процесса согласования документов каждым руководителем, включенным в лист согласования
  • автоматическое помещение согласованного документа в папку документов мероприятия.

Подсистема формирования отчетов

  • формирование и печать графика проведения мероприятий на указанный период времени с указанием привлекаемых на мероприятиях сотрудников;
  • формирование и печать расписания мероприятий на указанный период времени и занятости сотрудников в этих мероприятиях;
  • формирование и печать недельного графика загруженности сотрудников, отражающего их занятость в мероприятиях и служебные состояния сотрудников (дежурство, болезнь, отпуск и т.д.);
  • формирование и печать графика логистического обеспечения с указанием задействованных сотрудников на встречи и проводы;
  • формирование и печать графика дежурств сотрудников.

Подсистема архивирования

  • создание учетной записи архивного хранения документов о проведенном мероприятии (включая название мероприятия, дату, место проведения);
  • помещение в архив документов, связанных с учетной записью и подготовленных в рамках проведенного мероприятия, а так же итоговой справки по результатам проведения мероприятия;
  • помещение в архив списка участников обеспечения мероприятия;
  • поиск документов в архиве по фрагменту названия мероприятия, диапазону дат проведения, фрагменту названия документов, участникам, а так же контекстному поиску по текстам документов с предоставление списка найденных документов;
  • просмотр найденных документов из списка

Подсистема защиты информации

  • аутентификация пользователей и разграничение доступа
  • назначение функциональных ролей пользователям (группам пользователей);
  • регистрация и протоколирование действий пользователя

Подсистема администрирования

  • конфигурирование и настройка программного комплекса;

Преимущества внедрения

  • Обеспечение безбумажного процесса планирования и подготовки протокольных мероприятий с большим количеством участников и согласований.
  • Сокращение сроков и трудоемкости планирования и подготовки протокольных мероприятий.
  • Упорядочение и контроль процессов планирования, подготовки и проведения мероприятий.
  • Повышение эффективности и качества труда специалистов за счет автоматизации рутинных процессов и процедур деятельности.


Возврат к списку



Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону

8 800 700 04 04 или Отправьте заявку

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Новости корпорации

1 Декабря 2016
В Госархиве Севастополя создадут цифровые копии документов высокого качества В Государственном архиве города Севастополя установлен планетарный сканер ЭЛАР ПланСкан С-600. Профессиональное оборудование для создания высококачественных цифровых копий архивных документов поставила в учреждение корпорация ЭЛАР.
23 Ноября 2016
В Музее Анны Ахматовой в Фонтанном доме оцифруют книги Корпорация ЭЛАР поставила планетарный сканер ЭларСКАН А2−400 в Музей Анны Ахматовой в Фонтанном Доме. С помощью оборудования будут сканироваться учетные документы, а также предметы музейного собрания — их цифровые копии пользователи увидят в онлайн-каталоге.
18 Ноября 2016
Документ в современном обществе Эксперты ЭЛАР приняли участие в Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире». В этом году конференция была посвящена 50-летию ВНИИДАД и объединила более 300 российских и иностранных специалистов.
Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA