Автоматизация справочно-информационной деятельности государственного архива
Модуль системы «Автоматизация справочно-информационной деятельности государственного архива» решает задачу повышения качества и обеспечения контроля предоставления услуг по справочно-информационному обслуживанию граждан и организаций, обеспечивает:
- учет поступления и исполнения запросов от организаций и граждан
- контроль деятельности сотрудников архива по исполнению ими запросов
- формирование статистической отчетности
Автоматизация охватывает весь бизнес-процесс справочно-информационного обслуживания граждан и организаций, начиная с момента подачи запроса в архив и заканчивая предоставлением ответа заявителю. Модуль позволяет отрабатывать любые типы запросов: тематические, генеалогические и социально-правовые, поступающие в архивное учреждение различными путями: как при личном обращении, так и по электронной/традиционной почте или посредством интернет.
АРМ сотрудника стола справок предназначено для регистрации запросов, поступивших в архивное учреждение посредством Интернет, электронной или традиционной почты, а также через непосредственное обращение.
АРМ может быть реализовано в двух вариантах:
- как отдельное рабочее место системы, предназначенное для работы во внутренней сети архивного учреждения;
- как отдельное рабочее место системы, предназначенное для работы вне сети архивного учреждения (в отдельном здании) и предусматривающее регламентированную руководящими документами репликацию данных.
АРМ обеспечивает автоматизированное выполнение следующих функций:
- ввод, редактирование, поиск и вывод сведений о запросах организаций и граждан;
- контроль хода исполнения запросов пользователей;
- мониторинг извещения пользователей об исполнении запроса.
АРМ сотрудника отдела справочно-информационной работы предназначено для непосредственного исполнения запросов пользователей. Рабочее место обеспечивает автоматизацию:
- просмотра переданных на исполнение запросов;
- формирования требований на выдачу документальных материалов.
- осуществления заказов единиц хранения, требуемых для исполнения запроса;
- фиксацию факта исполнения работ по запросу в системе.
АРМ руководителя предназначено для визирования запросов и контроля хода их исполнения. АРМ обеспечивает:
- прием запросов из стола справок, определение работ и исполнителей, передача на исполнение;
- закрытие работ и передачу запроса в стол справок для оповещения заявителя;
- контроль полноты и правильности исполнения запросов, работы по которым завершены, принятие решения о закрытии запроса, передача запроса в стол справок для оповещения заявителя;
- поиск и заказ требуемых для работы единиц хранения архива.
Модуль информационной системы ЭЛАР-АРХИВ «Автоматизация справочно-информационной деятельности государственного архива» обеспечивает эффективное исполнение и контроль:
- учета поступления и исполнения запросов от организаций и граждан;
- деятельности сотрудников архива по исполнению ими запросов;
- учета основания доступа сотрудников к документам архива.
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
