Электронное хранилище юридически значимых бухгалтерских документов

Корпорация «ЭЛАР» предлагает решение для автоматизированного управления и хранения, в соответствии с законодательными требованиями, юридически-значимых электронных первичных бухгалтерских и договорных документов.

Основные функции системы

Система создает для сотрудников бухгалтерии электронный аналог «шкафа с папками», в котором традиционно хранится первичная бухгалтерская документация в бумажном виде.

Документационная поддержка деятельности бухгалтерского подразделения организации, обеспечиваемая электронным хранилищем, востребована на всех этапах жизненного цикла электронных первичных документов: договоров, счетов, накладных, актов, счетов-фактур и т.д., необходимых как для осуществления повседневной работы, так и для формирования пакетов электронных документов для контролирующих органов.

Структура решения

Интеллектуальное хранилище электронных документов

Централизованное надежное хранение в едином хранилище с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников.
Поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования.
Поиск документов по широкому спектру реквизитов.
Возможность работы с электронными подписями и шифрование документов.
Регламентация прав доступа, как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам. Гарантированная защита от случайного или умышленного уничтожения документов.
Протоколирование всех действий пользователей.

Интеграция с учетными системами

Автоматическое сохранение созданных в учетной системе электронных документов.
Формирование подборок документов с использованием интерфейса учетной бухгалтерской системы или ERP.
Передача фактурной части документа контрагента и его статуса в учетную бухгалтерскую систему синхронно с размещением в хранилище.

Интеграция с Операторами ЭДО

Автоматизированная загрузка документов от контрагентов.
Установление связей между документами и записями в учетной системе.
Хранение документа, полученного через оператора и подписанного ЭП, а также служебной информации, обеспечивающей юридическую значимость, осуществляется в виде ZIP-пакета, который содержит фактурную часть документа (дата, сумма), электронные подписи сторон, квитанции об отправке и получении с точным временем, протоколы согласования и разногласий и т.д.

Преимущества внедрения

Решение «Электронное хранилище юридически-значимых бухгалтерских документов» обеспечивает ряд преимуществ как для подразделений и специалистов, так и для Предприятия в целом:

Исполнение законодательных требований, сформулированных в правилах обмена первичными бухгалтерскими и договорными документами.
Надежное и структурированное хранение юридически-значимых электронных документов как одной, так и нескольких учетных систем, принадлежащих разным хозяйствующим субъектам.
Существенное расширение функций большинства известных информационных систем бухгалтерского и финансового учета в части просмотра и поиска всех юридически-значимых первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операции.
Многократное снижение временных затрат на создание подборок бухгалтерских документов для предоставления в контролирующие органы.
Расширенные функции разграничения доступа, исключающие несанкционированное распространение коммерческой тайны.
Возможность создание единого архива первичной бухгалтерской и договорной документации, объединяющего электронные документы и электронные копии бумажных документов.
Обеспечение прозрачности деятельности группы компаний и упрощение процедур внутреннего аудита.

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений