В рамках развития ГИС МУ в ФМС России принято решение о переводе в электронный вид заявлений о выдаче (замене) паспорта по форме №1П и загрузке их в информационную систему «Паспорт-РФ». Переход на автоматизированное ведение архивной картотеки требует оцифровки не только вновь поступающих в органы ФМС России карточек формы №1П, но и накопленной годами архивной картотеки.

Корпорация «Электронный Архив» предлагает решение «Комплекс текущего ввода формы №1П», внедрение которого позволит свести к минимуму трудозатраты специалистов, обеспечивающих выдачу, замену и учет паспортов, повысить эффективность деятельности ФМС России.

Реализация

Комплекс текущего ввода формы №1П представляет собой рабочее место, на котором осуществляется процесс сканирования поступающих документов в УФМС России.

Реализация данного решения позволяет быстро и безошибочно осуществлять оцифровку текущего потока карточек с одновременной подготовкой электронного информационного ресурса для загрузки в систему «Паспорт-РФ».

Схема решения

Состав решения

Для сканирования заявлений формы №1П при ежедневном потоке до 1000 листов рекомендуется использовать документный сканер MDS – 3000C/3000CV. На участке с более интенсивным потоком карточек используют высокоскоростные промышленные сканеры ЭЛАР СКАМАКС. Скорость оцифровки зависит от модели и режима работы сканера и составляет от 80 до 160 страниц в минуту. Сканирующее оборудование позволяет бережно оцифровывать ветхие и поврежденные карточки формы №1П.

Программное обеспечение позволяет установить все настройки сканирования и автоматизировать большинство процессов, имеет интуитивно-понятный интерфейс и полностью русифицировано, что делает управление процессом сканирования доступным любому пользователю.

Состав участка текущего ввода (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций, и т.п.) выбирается исходя из объема (количества листов ежемесячно) и вида текущего потока документов УФМС России, с учетом перспективного развития системы электронного документооборота.

Корпорация «Электронный Архив» предлагает услуги обучения сотрудников участка текущего ввода работе со сканирующим оборудованием.

При необходимости Корпорация предоставляет услугу Массового ввода, которая заключается в переводе в электронный вид большого массива бумажных документов. Данная технология четко отработана, позволяет минимизировать затраты, и обеспечивает возможность непрерывной работы картотеки в привычном режиме. Массовый ввод и преобразование архивной картотеки в электронный вид осуществляется на организованном технологическом участке – Центре обработки документов (ЦОД) - на территории УФМС России, где специалисты Корпорации осуществляют сканирование документов и подготовку электронного информационного ресурса, готового для загрузки в систему «Паспорт-РФ».

Перевод картотеки в электронный вид может проводиться поэтапно: начиная с наиболее актуальных частей (последние 5-7 лет) и заканчивая полным вводом всего массива карточек.

Решение обеспечивает создание комплекса по переводу формы №1П в электронный вид наиболее удобным и быстрым способом. Оцифровка одной карточки, включающая сканирование, индексацию (ввод серии и номера паспорта) и процесс сохранения образов занимает меньше 1 минуты, не отвлекая, таким образом, сотрудников от выполнения непосредственных обязанностей.

Преимущества решения

• Повышение эффективности работы сотрудников за счет упрощения процедур предоставления услуг, сокращения сроков их оказания;
• Оптимизация архивных площадей за счет возможности более компактного размещения архивной картотеки;
• Обеспечение сохранности бумажной картотеки благодаря снижению востребованности оригиналов карточек;
• Повышение уровня автоматизации ФМС России;
• Повышение социальной ориентированности деятельности органов ФМС России.

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР.

Назад к списку решений