Ведомственный электронный архив

Перевод необходимых бумажных документов ведомства в электронный вид, путем создания электронных образов;
Надежное централизованное хранение всех электронных данных ведомства;
Эффективный поиск электронной копии документа, созданного в произвольный период времени;
Оперативный многопользовательский доступ к электронным документам;
Возможность реализации системы «одного окна» для эффективного предоставления государственных услуг организациям и гражданам.

Решение по созданию ведомственного электронного архива состоит из нескольких этапов:

Перевод в электронный вид необходимых бумажных архивных документов ведомства
Создание системы электронного архива. Разработка индексных и поисковых форм, специализированного интерфейса пользователя и загрузка электронных документов в систему управления электронным архивом
Организация участка текущего ввода документов на базе системы высокопроизводительного сканирования
Интеграция с существующими информационными системами

Эффективность

Сокращение времени на поиск документов
Оперативный поиск документов по набору атрибутов их электронных регистрационных карточек, включая поиск по контексту
Обеспечение прямого доступа к документам всех заинтересованных лиц в рамках своих полномочий
Формирование тематических подборок, статистических, учетных и отчетных документов в формате MS Word
«Разгрузка»аппаратных ресурсов СЭД
Возможность доступа к документам архива из территориально-удаленных подразделений
Минимизация временных потерь на транспортные функции и транспортных расходов

Простота и удобство

Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними
Интуитивно-понятный русифицированный интерфейс для ПО и техники
Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения программно-аппаратными средствами
Техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса решения в течение всего срока действия

Надежность

Централизованное хранение электронных документов подразделения в надежной архивной системе
Хранение электронного архива в виде специального закодированного файла собственного формата, исключающее возможность несанкционированного копирования и использования информации
Возможность полного восстановления индексной базы данных в случае ее разрушения
Гарантированный срок хранения информации электронного архива в роботизированных накопителях несколько десятков лет
В случае хранения электронного архива на архивном накопителе НСМ; — отсутствие необходимости в резервном копировании архивного ресурса, быстрое восстановление данных на сервере после любых сбоев работы оборудования и ПО

Безопасность

Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов архива пользователями
Регламентация прав доступа к делам, документам, а также к отдельным страницам или их фрагментам
Ведение протокола доступа пользователей к документам электронного архива

Среди наших клиентов: