Комплексное решение "Электронный архив"
Необходимость использования электронных архивов в современном государственном учреждении и организации обусловлена колоссальным объемом как текущего документооборота, так и еще более впечатляющими объемами архивных ресурсов. В электронном архиве могут храниться образы документов не только организационно-распорядительной, но и всей управленческой документации (финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской и кадровой документации), причем как текущей, так и накопленной годами.
Современный электронный архив является ядром информационной системы учреждения и выполняет функции централизованного хранилища документов.
Электронный архив систематизирует хранение разнородных документов, обеспечивает поддержку деятельности министерства и ведомства и играет определяющую роль в деле сохранения знаний и технологий государственного учреждения и подведомственных ему организаций и предприятий.
Основу электронного архива составляют электронные документы:
- Документы, создаваемые в используемых программах (MS Office, собственные ИС, СЭД и др.)
- Документы, переведенные в электронный вид
В электронный вид могут быть переведены как бумажные документы, так и аудио и видеоматериалы (записи совещаний, конкурсных торгов и т.п.), текущие входящие/исходящие документы и, конечно же, архивная документация в бумажном виде.
Для перевода текущих документов в электронный вид, а также текущего ввода документов в хранилище электронных образов бумажных документов используется система высокопроизводительного сканирования.
Для оцифровки больших объемов архивных фондов осуществляются работы по вводу документов методом залпового ввода.
Для хранения, доступа и управления электронными документами используется система управления документами и электронным архивом САПЕРИОН, которая обеспечивает надежное хранение данных, возможность быстрого поиска документов и, в случае необходимости, оперативного предоставления всех версий документов, созданных в системах документооборота, специальных приложениях или полученных путем сканирования бумажных носителей, которые объединены между собой сложными логическими связями.
Управление документами электронного архива
САПЕРИОН предоставляет широкие возможности для управления документами электронного архива:
- Многопользовательский доступ к документу (в т.ч. из территориально удаленных подразделений)
- Ограничение доступа к документу/фрагменту документа
- Управление маршрутами движения документа
- Передача документов на удаленные участки
- Внесение пометок в электронные образы документов
- Создание ссылок между документами
- Выгрузка документов на дисковый носитель
Документооборот (Workflow)
Модуль САПЕРИОН Workflow представляет собой мощное решение по организации автоматизированного документооборота в учреждении.
Благодаря Workflow осуществляется управление маршрутами движения документов и автоматизация следующих процессов:
- Регистрация документов системы (входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы)
- Формирование и рассылка поручений и резолюций
- Исполнение поручений (документов)
- Согласование документа
- Контроль исполнения поручений (документов)
- Формирование номенклатурного дела (в бумажном и электронном виде), подготовка описей
- Прием дел на архивное хранение в традиционный и электронный архив
- Выполнение запросов по поиску, подбору и выдаче архивных документов или их копий (бумажных или электронных)
- Ведение номенклатуры дел организации
- Передача архивных документов на государственное хранение или уничтожение
Гарантированная сохранность документов
Сохранность документов электронного архива на физическом уровне обеспечивается в едином хранилище данных, включающем роботизированные архивные накопители на базе DVD/BD/UDO дисков, информация с которых не может быть удалена или изменена. Роботизированные накопители способны хранить неограниченный объем данных (в одном накопителе может храниться до 34 ТБ информации); при этом данные, содержащиеся в архивном накопителе на оптических дисках, энергонезависимы, что обеспечивает катастрофоустойчивость системы архивного хранения документов.
Для создания единого информационного пространства ведомства с территориально-распределенной структурой, мы предлагаем решение по созданию распределенного электронного архива, результатом внедрения которого является образование единой системы унифицированных электронных архивов ведомства, которая отражает систему распределенного документооборота и функционирует независимо от СЭД, обеспечивая удаленную работу с документами для территориально удалённых, обособленных ведомственных подразделений.
Преимущества комплексного решения "Электронный Архив"
Эффективность
- Существенное сокращение, а в ряде случаев исключение процессов изготовления, тиражирования и рассылки бумажных копий документов, что способствует экономии средств;
- Исключение появления многочисленных бумажных копий, изготовленных в подразделениях "на всякий случай", ускорение работы над документами
- Обеспечить сотрудников электронными образами в регистрационных карточках СЭД
- Возможность работы с одним документом архива (электронной копией документа - ЭКД) одновременно нескольких пользователей
- Сокращение времени исполнения указаний за счет обеспечения возможности одновременной работы нескольких исполнителей
- Получение неограниченного количества электронных копий документов без обращения к оригиналу
- Автоматизация подбора документов электронного архива по тематике, анализ статистики их использования, инвентаризация фондов архива, упрощение проверки наличия документов
- Сокращение времени и трудоемкости процесса передачи документации подведомственным организациям
- Упрощение экспертизы документации, оценки полноты, объема и соответствия действующему законодательству
- Сокращение времени анализа документации при проведении конкурсов по типовым и повторно применяемым проектам
- Снижение стоимости хранения документов за счет использования современных носителей
- Исключение финансовых потерь из-за умышленного или случайного удаления документов
Надежность
- Централизованное хранение в едином электронном архиве с единым управлением
- Обеспечение сохранности бумажного фонда документов, исключение износа и потерь оригиналов бумажных документов
- Хранение всех сведений о документе, включая сохранение всех версий при внесении изменений и согласованиях
- Обеспечение гарантированного срока хранения записанной информации - несколько десятков лет
- Собственный формат файла архива, который не может быть прочитан или изменён извне
- Отсутствие необходимости в резервном копировании, быстрое восстановление работы электронного архива документации после сбоя
Безопасность
- Регистрация всех операций с документом и действий, которые производились в системе
- Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения архива
- Возможность шифрования документов и использования ЭЦП
- Регламентация прав доступа к документам, а также к отдельным страницам или аннотациям
- Возможность восстановления и просмотра архивных копий документов, которые были удалены
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
