Необходимость использования электронных архивов в современном государственном учреждении и организации обусловлена колоссальным объемом как текущего документооборота, так и еще более впечатляющими объемами архивных ресурсов. В электронном архиве могут храниться образы документов не только организационно-распорядительной, но и всей управленческой документации (финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской и кадровой документации), причем как текущей, так и накопленной годами.

Современный электронный архив является ядром информационной системы учреждения и выполняет функции централизованного хранилища документов.

Электронный архив систематизирует хранение разнородных документов, обеспечивает поддержку деятельности министерства и ведомства и играет определяющую роль в деле сохранения знаний и технологий государственного учреждения и подведомственных ему организаций и предприятий.

Основу электронного архива составляют электронные документы:

• Документы, создаваемые в используемых программах (MS Office, собственные ИС, СЭД и др.)
• Документы, переведенные в электронный вид

В электронный вид могут быть переведены как бумажные документы, так и аудио и видеоматериалы (записи совещаний, конкурсных торгов и т.п.), текущие входящие/исходящие документы и, конечно же, архивная документация в бумажном виде.

Для перевода текущих документов в электронный вид, а также текущего ввода документов в хранилище электронных образов бумажных документов используется система высокопроизводительного сканирования.

Для оцифровки больших объемов архивных фондов осуществляются работы по вводу документов методом залпового ввода.

Для хранения, доступа и управления электронными документами используется система управления документами и электронным архивом САПЕРИОН, которая обеспечивает надежное хранение данных, возможность быстрого поиска документов и, в случае необходимости, оперативного предоставления всех версий документов, созданных в системах документооборота, специальных приложениях или полученных путем сканирования бумажных носителей, которые объединены между собой сложными логическими связями.

Управление документами электронного архива

САПЕРИОН предоставляет широкие возможности для управления документами электронного архива:

• Многопользовательский доступ к документу (в т.ч. из территориально удаленных подразделений)
• Ограничение доступа к документу/фрагменту документа
• Управление маршрутами движения документа
• Передача документов на удаленные участки
• Внесение пометок в электронные образы документов
• Создание ссылок между документами
• Выгрузка документов на дисковый носитель

Документооборот (Workflow)

Модуль САПЕРИОН Workflow представляет собой мощное решение по организации автоматизированного документооборота в учреждении.

Благодаря Workflow осуществляется управление маршрутами движения документов и автоматизация следующих процессов:

1. Регистрация документов системы (входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы)
2. Формирование и рассылка поручений и резолюций
3. Исполнение поручений (документов)
4. Согласование документа
5. Контроль исполнения поручений (документов)
6. Формирование номенклатурного дела (в бумажном и электронном виде), подготовка описей
7. Прием дел на архивное хранение в традиционный и электронный архив
8. Выполнение запросов по поиску, подбору и выдаче архивных документов или их копий (бумажных или электронных)
9. Ведение номенклатуры дел организации
10. Передача архивных документов на государственное хранение или уничтожение

Гарантированная сохранность документов

Сохранность документов электронного архива на физическом уровне обеспечивается в едином хранилище данных, включающем роботизированные архивные накопители на базе DVD/BD/UDO дисков, информация с которых не может быть удалена или изменена. Роботизированные накопители способны хранить неограниченный объем данных (в одном накопителе может храниться до 34 ТБ информации); при этом данные, содержащиеся в архивном накопителе на оптических дисках, энергонезависимы, что обеспечивает катастрофоустойчивость системы архивного хранения документов.

Для создания единого информационного пространства ведомства с территориально-распределенной структурой, мы предлагаем решение по созданию распределенного электронного архива, результатом внедрения которого является образование единой системы унифицированных электронных архивов ведомства, которая отражает систему распределенного документооборота и функционирует независимо от СЭД, обеспечивая удаленную работу с документами для территориально удалённых, обособленных ведомственных подразделений.

Преимущества комплексного решения "Электронный Архив"

Эффективность

• Существенное сокращение, а в ряде случаев исключение процессов изготовления, тиражирования и рассылки бумажных копий документов, что способствует экономии средств;
• Исключение появления многочисленных бумажных копий, изготовленных в подразделениях "на всякий случай", ускорение работы над документами
• Обеспечить сотрудников электронными образами в регистрационных карточках СЭД
• Возможность работы с одним документом архива (электронной копией документа - ЭКД) одновременно нескольких пользователей
• Сокращение времени исполнения указаний за счет обеспечения возможности одновременной работы нескольких исполнителей
• Получение неограниченного количества электронных копий документов без обращения к оригиналу
• Автоматизация подбора документов электронного архива по тематике, анализ статистики их использования, инвентаризация фондов архива, упрощение проверки наличия документов
• Сокращение времени и трудоемкости процесса передачи документации подведомственным организациям
• Упрощение экспертизы документации, оценки полноты, объема и соответствия действующему законодательству
• Сокращение времени анализа документации при проведении конкурсов по типовым и повторно применяемым проектам
• Снижение стоимости хранения документов за счет использования современных носителей
• Исключение финансовых потерь из-за умышленного или случайного удаления документов

Надежность

• Централизованное хранение в едином электронном архиве с единым управлением
• Обеспечение сохранности бумажного фонда документов, исключение износа и потерь оригиналов бумажных документов
• Хранение всех сведений о документе, включая сохранение всех версий при внесении изменений и согласованиях
• Обеспечение гарантированного срока хранения записанной информации - несколько десятков лет
• Собственный формат файла архива, который не может быть прочитан или изменён извне
• Отсутствие необходимости в резервном копировании, быстрое восстановление работы электронного архива документации после сбоя

Безопасность

• Регистрация всех операций с документом и действий, которые производились в системе
• Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения архива
• Возможность шифрования документов и использования ЭЦП
• Регламентация прав доступа к документам, а также к отдельным страницам или аннотациям
• Возможность восстановления и просмотра архивных копий документов, которые были удалены

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений