Электронная справочная картотека
Справочные картотеки широко используются в различных организациях:
- Оперативно-справочные картотеки: МВД (Паспортные столы, ГИБДД, разрешительные системы и т.д. ); Министерство юстиции (Исправительные учреждения); ФСБ; МЧС и т.д.
- Регистрационно-контрольные картотеки Гос. служб: ОРД; договора; переписка; обращения граждан и т.д.
- Учетно-справочные картотеки: персональные (медицина, ПФ и т.д.); по объектам (недвижимость, природопользование и т.д.); каталоги и описи (архивы, библиотеки, музеи)
- Информационные картотеки по организациям: основные реквизиты юридических и физических лиц; лицевые счета; учредители; виды и направления деятельности.
Однако работа с бумажными картотеками имеет ряд недостатков:
- Длительный поиск информации
- Старение и ветшание бумажных карточек
- Утеря карточек, проблема "залитых карточек"
- Одна карточка - один пользователь
- Запрос отрабатывается только по одной БД
- Срок предоставления справки по запросу может превышать 5 дней
Решить эти проблемы поможет автоматизация справочной картотеки и создание на основе существующих бумажных карточек электронной справочной картотеки.
Решение корпорации "Электронный Архив" - "Электронная справочная картотека" включает в себя создание и наполнение электронной базы данных на основе всех существующих карточек и интеграции её в автоматизированную информационную систему.
Наполнение электронной базы данных производится посредством сканирования бумажной справочной картотеки и присвоению каждой из карточек поисковых атрибутов. Работы по сканированию и индексированию проводятся в Центре сканирования и ретроконверсии "ЭЛАР", который оснащен современным оборудованием для оцифровки самых разных документов.
Для работы с электронной картотекой могут использоваться различные автоматизированные информационные системы, используемые в учреждении, или например, имиджинговая система, которая служит не только для оперативного поиска необходимой электронной карточки в картотеке, но и представляет собой систему сбора, организации, структурирования, классификации информационных ресурсов (изображения, документы, текст и т. д.).
Электронная справочная картотека позволит значительно повысить эффективность работы справочной картотеки и открывает новые возможности при ее использовании:
- Сокращение времени обработки запроса в десятки раз;
- Гарантия сохранности информации на физическом уровне;
- Одновременный доступ к карточке всех пользователей;
- Отработка запроса по всем базам данных, в том числе и по внешним, подключенным к системе;
- Отработка запросов день в день.
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
