Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации
Эффективным решением, позволяющим облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам, является система электронного архива (ЭА) бухгалтерской документации.
Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации - это программно-аппаратный комплекс, решающий задачи ввода (сканирования и архивации) и хранения электронных графических образов первичных бухгалтерских и финансовых документов, а также интеграции с используемыми учетными системами.
Электронный архив содержит электронные образы бухгалтерских и сопроводительных документов, организуя для них централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов.
Электронный архив избавляет предприятие от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в архиве четко структурирована, поиск нужного документа занимает несколько минут. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно, не вставая с рабочего места.
Функции решения "Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации"
- Архивация электронных копий всех бухгалтерских документов, проходящих через бухгалтерии филиалов и головного офиса, в едином электронном архиве;
- Предоставление регламентированного доступа к электронной копии документа или его части путем поиска по соответствующим атрибутам в электронном архиве или учетной системе;
- Автоматизация бухгалтерского документооборота;
- Гарантированное надежное хранение документов электронного архива.
Работа с электронным архивом
Учетные системы предприятия
Электронный архив бухгалтерских (финансовых) документов может интегрироваться с используемыми на предприятии учетными системами (1С , SAP R3 и др.). Это позволяет обращаться к документам архива непосредственно через интерфейс бухгалтерской системы предприятия. Открывая созданный и сохраненный в учетной системе документ, пользователь получает возможность просматривать в специальном окне весь комплект связанных с ним документов, которые находятся в электронном архиве: электронный образ самого документа (счет-фактура, накладная и т.п.) и электронные образы сопроводительных документов (акт, договор, служебная записка и т.п.).
Поиск в электронном архиве
Для осуществления эффективного поиска необходимых документов в электронном архиве используются инструментарий поиска системы . Документы в электронном архиве могут быть оперативно найдены по заданным поисковым параметрам, которые присваиваются каждому документу при помещении в архив. Это могут быть тип документа, дата создания, наименование и ИНН контрагента, номер договора и пр.
В ходе поиска система ЭА предоставляет возможность также сформировать подборки документов из электронного архива бухгалтерской (финансовой) документации и организовать их вывод на печать.
При поиске пакета документов, отображаются все образы отсканированных документов, входящие в пакет.
Документооборот
Дополнительно система ЭА может выполнять функции автоматизации бухгалтерского документооборота на предприятии и предоставляет пользователям возможность задавать маршруты движения документов для отражения в учетной системе и помещения в электронный архив. Например, для автоматизации процесса проводки документа в учетной системе может задаваться маршрут его движения в соответствии с последовательностью выполнения процедуры обработки бумажного документа. При этом любые действия с документом на всех этапах протоколируются системой и могут быть просмотрены уполномоченным пользователем в любой момент времени.
Хранение и безопасность
Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации это надежное решение для хранения электронных копий бухгалтерских документов. Удаление документов из электронного архива возможно только в соответствии с определенной процедурой администратором системы. Защита документов от несанкционированного доступа обеспечивается функциями системы электронного архива:
- Разграничение доступа к ресурсам электронного архива;
- Ведение журналов учета доступа к каждому электронному документу;
- Оповещение администратора по безопасности о попытках несанкционированного доступа к документам архива;
- Обеспечение возможности скрытия части информации, содержащейся в электронной копии документа, от просмотра не уполномоченным пользователем;
- Обеспечение защиты полей атрибутов документов от редактирования, недопущение редактирования справочников предприятий, контрагентов, видов документов.
Преимущества решения "Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации"
Для предприятия:
- Снижение рисков несвоевременной обработки запросов налоговых органов;
- Снижение затрат на формирование бумажных копий документов;
- Эффективное использование помещений за счет переноса основной части архива из помещений бухгалтерии.
Для бухгалтера:
- Отсутствие необходимости хранения оригиналов документов непосредственно в бухгалтерии;
- Политика "чистого от бумаги стола";
- Сокращение доли ручного труда при поиске нужных документов;
- Обеспечение оперативного доступа к любому документу архива;
- Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей;
- Использование привычных интерфейсов бухгалтерских систем предприятия для работы с документами архива;
- Возможность формирования подборок бухгалтерских документов, находящихся в архиве;
- Вывод подборки документов или пакетов документов на печать;
- Автоматизация бухгалтерского документооборота и привязки документов к учетной системе, существующей на предприятии;
- Сохранение всех версий документа при его изменении (хранятся все сведения о документе, включая все внесенные изменения).
Для администратора и службы безопасности:
- Централизованное хранение и контроль в едином архиве с единым управлением, поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования;
- Возможность шифрования документов и использования ЭЦП;
- Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного удаления документов электронного архива;
- Регламентация прав доступа как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам;
- Протоколирование всех действий пользователей с бухгалтерскими документами;
- Исключение возможности нерегламентированной работы с бухгалтерскими документами и их передачи на сторону.
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР.
