Электронный архив предприятия
Состав документации предприятия разнообразен по номенклатуре и типу: это как различная бумажная документация, так и электронные документы, работа с которыми осуществляется с помощью различных автоматизированных информационных систем (CAD, CAM,CAE,ERP, CRM, MS Office, MS Exchange и др.)
Комплексное решение "ЭЛАР - Электронный архив предприятия" позволяет создать централизованный электронный архив документов предприятия, обеспечить управление ими, а также их надежное и долгосрочное хранение.
В электронном архиве предприятия содержатся документы в электронном виде. Создание электронного архива начинается с перевода наиболее актуальной части архива документации (бумажная документация, микрофиши, микрофильмы) в электронный вид и создания архивного электронного информационного ресурса. Включение в электронный архив микроформ и документации на бумаге позволит использовать "золотой запас" знаний, которые накопились за годы существования предприятия до момента внедрения автоматизированных систем.
Перевод документации в электронный вид производится специалистами Центра Сканирования Корпорации на профессиональном сканирующем оборудовании. Затем следует индексирование полученных графических образов документов и создание базы данных по ним. Все работы проводятся в максимально сжатые сроки, за счет использования технологии залпового ввода.
Далее полученные графические образы и созданная база данных загружаются в систему архивного хранения САПЕРИОН, позволяющую не только надежно хранить электронные данные архива, но и предоставляющую эффективные инструменты и широкие возможности для управления и работы с архивными данными:
- Автоматическое индексирование документов путем загрузки атрибутов конкретного документа и атрибутов файла непосредственно из свойств файла;
- Быстрый поиск нужного документа;
- Связь проектной документации, данных о структуре изделия и его жизненном цикле с организационно-распорядительной, финансово-учетной и отчетной информацией;
- Передача документов на удаленные участки;
- Управление маршрутами движения документов;
- Внесение пометок в графический образ документа;
- Организация контроля доступа к документам архива;
- Оперативный доступ к необходимым документам архива в многопользовательском режиме;
- Доступ к документам архива из территориально удаленных подразделений предприятия.
Система управления архивом «Саперион» интегрируется со всеми информационными системами предприятия, в частности: с системой электронного документооборота; прикладными системами производственного назначения (CAD, CAM, CAE); MS Office; ERP и др, благодаря чему создаваемые в них электронные документы, можно помещать в электронный архив тут же, не выходя из актуального рабочего приложения.
Для текущего ввода бумажных документов корпорация "Электронный Архив" предлагает решение по оснащению специализированным оборудованием участка сканирования на Вашем предприятии.
Хранение документов электронного архива предприятия осуществляется в едином хранилище документов на DVD/BD/UDO-носителях, в надежных современных роботизированных архивных накопителях, предназначенных для больших информационных массивов (> 1ТБ): ЭЛАР-НСМ, ЭЛАР-НСМ BD и Plasmon UDO . Организованное таким образом хранилище архива электронных документов позволяет хранить данные в течение нескольких десятков лет и обеспечивает их неизменность и сохранность.
Преимущества архивного хранения
- Гарантированная сохранность электронных документов;
- Неограниченный объем хранящихся данных;
- Минимальные затраты на обслуживание хранилища;
- Возможность создания и хранения страховых копий документов (off-line хранение).
)
|
Преимущества решения "Электронный архив предприятия":
Эффективность
- Возможность одновременного обращения к документу любого количества пользователей;
- Обеспечение более быстрого доступа к важным документам;
- Сокращение доли ручного труда и объемов бумажной документации;
- Увеличение скорости проектирования и изготовления оборудования за счет активного использования всей имеющейся конструкторской документации;
- Снижение затрат на проектирование, разработку и тиражирование конструкторской документации, сокращение сроков подготовки документов для участия в тендере;
- Сокращение периода разработки продукта и его быстрый вывод на рынок, что особенно важно в жесткой конкурентной борьбе.
Безопасность
- Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения архива, невозможность удаления документов и их версий;
- Регламентация прав доступа как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам.
Надежность
- Централизованное хранение и контроль в едином архиве с единым управлением, поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования;
- Актуализация информации о составе изделий/проектов (хранятся все сведения о документе, включая все внесенные изменения), обязательное соблюдение процедур внесения изменений;
- Возможность шифрования документов и использования ЭЦП;
- Отсутствие необходимости в резервном копировании, быстрое восстановление работы электронного архива документации после сбоя.
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР.
