Электронная картотека
Работа с бумажными картотеками, которые находятся в постоянной активной эксплуатации сотрудниками различных цехов и конструкторских отделов предприятия, имеет много сложностей:
- поиск по картотеке длительный и осуществляется вручную;
- установленная и утверждённая форма карточек не позволяет грамотно вносить в неё другие получившие актуальность сведения;
- бумажные карточки стареют и изнашиваются;
- два пользователя не могут, не мешая друг другу, работать с одним и тем же архивным ящиком;
- по мере роста количества карточек, постепенно растёт и место, занимаемое стеллажами.
Электронная картотека позволяет решить все эти проблемы, благодаря замене бумажных карточек электронными.
Использование в работе производственных подразделений электронных картотек обеспечивает максимально оперативный поиск нужных карточек и способствует повышению эффективности и комфортности труда работников.
Процесс создания электронной картотеки заключает в себе сканирование и индексацию бумажных карточек каталога и загрузку полученных электронных данных в поисково-просмотровую систему, которая позволяет как легко и быстро искать карточки по заданным параметрам, так и вносить новые записи в них.
Результаты внедрения на предприятии электронной картотеки:
- Существенное повышение скорости поиска информации (возможность мгновенного поиска по контексту: пользователь, постепенно вводя в окне поиска шифр нужного инструмента, сразу же видит результаты своего поиска);
- Электронная форма карточки легко может быть изменена по требованию пользователей. (для добавления в карточку новых полей программисту нужно внести лишь некоторые коррективы в программу и БД);
- Неограниченное количество пользователей, одновременно пользующихся картотекой;
- Электронные образы карточек никогда не изымаются, поэтому проблемы отсутствия информации в связи с невозвращением или потерей карточки не существует;
- Значительное уменьшение затрат труда на обслуживание и пополнение картотеки;
- Проблема нехватки свободного места не выглядит больше угрожающей, ведь электронная картотека растёт лишь в мегабайтах дискового пространства.
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР.
