Эффективным решением, позволяющим облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам, является система электронного архива (ЭА) бухгалтерской документации.

Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации - это программно-аппаратный комплекс, решающий задачи ввода (сканирования и архивации) и хранения электронных графических образов первичных бухгалтерских и финансовых документов, а также интеграции с используемыми учетными системами.

Электронный архив содержит электронные образы бухгалтерских и сопроводительных документов, организуя для них централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов.

Электронный архив избавляет предприятие от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в архиве четко структурирована, поиск нужного документа занимает несколько минут. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно, не вставая с рабочего места.

Функции решения "Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации"

• Архивация электронных копий всех бухгалтерских документов, проходящих через бухгалтерии филиалов и головного офиса, в едином электронном архиве;
• Предоставление регламентированного доступа к электронной копии документа или его части путем поиска по соответствующим атрибутам в электронном архиве или учетной системе;
• Автоматизация бухгалтерского документооборота;
• Гарантированное надежное хранение документов электронного архива .

Работа с электронным архивом

Учетные системы предприятия

Электронный архив бухгалтерских (финансовых) документов может интегрироваться с используемыми на предприятии учетными системами (1С , SAP R3 и др.). Это позволяет обращаться к документам архива непосредственно через интерфейс бухгалтерской системы предприятия. Открывая созданный и сохраненный в учетной системе документ, пользователь получает возможность просматривать в специальном окне весь комплект связанных с ним документов, которые находятся в электронном архиве: электронный образ самого документа (счет-фактура, накладная и т.п.) и электронные образы сопроводительных документов (акт, договор, служебная записка и т.п.).

Поиск в электронном архиве

Для осуществления эффективного поиска необходимых документов в электронном архиве используются инструментарий поиска системы . Документы в электронном архиве могут быть оперативно найдены по заданным поисковым параметрам, которые присваиваются каждому документу при помещении в архив. Это могут быть тип документа, дата создания, наименование и ИНН контрагента, номер договора и пр.

В ходе поиска система ЭА предоставляет возможность также сформировать подборки документов из электронного архива бухгалтерской (финансовой) документации и организовать их вывод на печать.

При поиске пакета документов, отображаются все образы отсканированных документов, входящие в пакет.

Документооборот

Дополнительно система ЭА может выполнять функции автоматизации бухгалтерского документооборота на предприятии и предоставляет пользователям возможность задавать маршруты движения документов для отражения в учетной системе и помещения в электронный архив. Например, для автоматизации процесса проводки документа в учетной системе может задаваться маршрут его движения в соответствии с последовательностью выполнения процедуры обработки бумажного документа. При этом любые действия с документом на всех этапах протоколируются системой и могут быть просмотрены уполномоченным пользователем в любой момент времени.

Хранение и безопасность

Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации это надежное решение для хранения электронных копий бухгалтерских документов. Удаление документов из электронного архива возможно только в соответствии с определенной процедурой администратором системы. Защита документов от несанкционированного доступа обеспечивается функциями системы электронного архива:

• Разграничение доступа к ресурсам электронного архива
• Ведение журналов учета доступа к каждому электронному документу.
• Оповещение администратора по безопасности о попытках несанкционированного доступа к документам архива.
• Обеспечение возможности скрытия части информации, содержащейся в электронной копии документа, от просмотра не уполномоченным пользователем.
• Обеспечение защиты полей атрибутов документов от редактирования, недопущение редактирования справочников предприятий, контрагентов, видов документов.

Преимущества решения "Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации"

Для предприятия:

• Снижение рисков несвоевременной обработки запросов налоговых органов;
• Снижение затрат на формирование бумажных копий документов;
• Эффективное использование помещений за счет переноса основной части архива из помещений бухгалтерии.

Для бухгалтера:

• Отсутствие необходимости хранения оригиналов документов непосредственно в бухгалтерии;
• Политика "чистого от бумаги стола"
• Сокращение доли ручного труда при поиске нужных документов
• Обеспечение оперативного доступа к любому документу архива
• Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей
• Использование привычных интерфейсов бухгалтерских систем предприятия для работы с документами архива
• Возможность формирования подборок бухгалтерских документов, находящихся в архиве
• Вывод подборки документов или пакетов документов на печать
• Автоматизация бухгалтерского документооборота и привязки документов к учетной системе, существующей на предприятии
• Сохранение всех версий документа при его изменении (хранятся все сведения о документе, включая все внесенные изменения)

Для администратора и службы безопасности:

• Централизованное хранение и контроль в едином архиве с единым управлением, поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования
• Возможность шифрования документов и использования ЭЦП
• Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного удаления документов электронного архива
• Регламентация прав доступа как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам.
• Протоколирование всех действий пользователей с бухгалтерскими документами.
• Исключение возможности нерегламентированной работы с бухгалтерскими документами и их передачи на сторону.

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений