Электронный архив организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация имеет четко обозначенные сроки хранения. При этом некоторые категории документов подлежат хранению в течение нескольких десятков лет. В следствии этого на предприятиях накапливается огромный бумажный архив организационно-распорядительной документации, объем которого постоянно увеличивается. Возникает проблема организации эффективной работы с содержащейся в нем информацией.
Решение "Электронный архив организационно-распорядительной документации" предназначено для построения упорядоченного электронного архива организационно-распорядительных документов на основе существующего бумажного, который позволит осуществлять оперативный поиск необходимой информации, работать с документами в многопользовательском режиме, а также обеспечит долгосрочное надежное хранение электронным документам предприятия.
Электронный архив - это программно-аппаратный комплекс, который включает специальные сканеры и оборудование для долгосрочного хранения электронных документов, а также программное обеспечение для управления архивом.
Наиболее эффективным способом наполнения создаваемого электронного архива существующими бумажными организационно-распорядительными документами является оцифровка наиболее значимой и актуальной части бумажного архива с использованием мощной техники сканирования и последующего индексирования документов, которые осуществляются в Центре Сканирования и Центре Ретроконверсии "ЭЛАР" соответственно.
Управление документами электронного архива осуществляется с помощью специального программного обеспечения - системы САПЕРИОН, которая интегрируется со всеми уже установленными в организации информационными системами и помогает автоматизировать такие процессы как: индексирование документов, архивация, поиск информации в архиве, передача документов в другие подразделения (например, исполнителям) и др. САПЕРИОН позволяет, кроме того, работать с одним документом в многопользовательском режиме; сохранять все сведения о документе, включая версии, создаваемые, при внесении в него изменений и согласованиях и использовать ЭЦП.
Созданный электронный архив организационно-распорядительной документации может быть как включен в существующую на предприятии систему документооборота, так и быть основой для построения документооборота предприятия на базе программных компонент САПЕРИОН.
Доступ пользователей к документам электронного архива предприятия, организуется непосредственно из интерфейса рабочего приложения или через интерфейс САПЕРИОНа.
Пополнение электронного архива текущими организационно-распорядительными документами предприятия, осуществляется путем перевода их в электронный вид и загрузки через САПЕРИОН в созданный электронный архив. Для организации участка сканирования непосредственно на предприятии Корпорация "ЭЛАР" поставляет всё необходимое сканирующее оборудование и программное обеспечение.
Для хранения документов электронного архива используются роботизированные архивные накопители на оптических дисках. Система хранения документов архива предусматривает создание off-line хранилища с его страховой копией. Использование для хранения электронного архива таких архивных накопителей исключает возможность перезаписи и удаления документа из него и обеспечивает долгосрочное и надежное хранение данных.
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
