Электронная справочная картотека
Бумажные справочные картотеки являются универсальным хранилищем самой разнообразной информации. Ежедневно в справочные картотеки поступают тысячи запросов, время обработки которых может составлять от одного дня до нескольких недель.
Для повышения эффективности работы справочных картотек и сокращения времени обработки поступающих запросов Корпорация "Электронный Архив" предлагает комплексное решение "Электронная справочная картотека", которое позволяет:
- сократить время обработки запросов;
- производить быстрый поиск карточек по индексным полям;
- интегрировать картотеку с внешними базами данных;
- организовать удаленный доступ к картотеке по защищенным каналам Интернет;
- обеспечить сохранность информации хранящейся на бумажных карточках;
- автоматизировать поступление и обновление карточек;
- проводить мониторинг всех изменений, вносимых в информационную базу;
- обеспечить контроль использования ресурса.
Электронная справочная картотека включает в себя:
- программный комплекс, позволяющий управлять электронными ресурсами картотеки и осуществлять поиск информации;
- модуль текущего ввода новых карточек и корректировочных данных, в состав которого входят профессиональные документные сканеры;
- модуль архивного хранения, гарантирующий сохранность и неизменность всей электронной информации;
- модуль интеграции с внешними базами данных.
Этапы создания Электронной картотеки:
1. На первом этапе создается информационно-поисковая система с возможностью поиска по установочным данным, Далее картотека наполняется отсканированными образами существующих бумажных карточек и интегрируется с модулем "текущего ввода", который позволяет загружать новые установочные и корректировочные данные.
2. На втором этапе функционал Электронной картотеки расширяется за счет добавления дополнительных данных с карточек, устанавливается модуль архивного хранения электронной информации на основе роботизированной оптической библиотеки и проводится интеграция Электронной картотеки с внешними базами данных.
Эффективность
- Благодаря быстрому поиску информации и автоматизации работ по подготовке справок, скорость обработки запросов возрастает в десятки раз;
- Многопользовательский доступ к данным позволяет нескольким сотрудникам картотеки работать с одной и той же информацией;
- Электронная картотека позволяет интегрироваться с внешними базами данных, что значительно расширяет возможности поиска и анализа информации;
Надежность и безопасность
- Модуль архивного хранения обеспечивает сохранность и неизменность электронной информации;
- Модуль администрирования обеспечивает контроль доступа к электронной картотеке и позволяет отслеживать все обращения к электронной информации;
Удобство создания и использования
- Простой интерфейс программного комплекса позволяет работать с картотекой без специального обучения;
- Возможность просмотра электронного образа карточки делает поиск информации привычным и удобным;
- Доступ к картотеке возможно организовать как через внутреннюю сеть, так и через защищенные каналы Интернет;
- Создание электронного информационного ресурса производится без остановки работы картотеки и практически незаметно для ее сотрудников;
Все работы по созданию картотеки ведутся с соблюдением требований о конфиденциальности и не разглашении информации.
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР.
