Электронный архив кадрового делопроизводства МВД России

Корпорация ЭЛАР предлагает решение «Электронный архив кадрового делопроизводства МВД России», внедрение которого позволит:

свести к минимуму трудозатраты специалистов кадровых подразделений;
организовать оперативный доступ к кадровым документам;
обеспечить сохранность бумажного документа;
организовать многопользовательский удаленный доступ кадровой службы к документации в подразделениях;
повысить эффективность работы кадровых служб при осуществлении контроля соблюдения трудового законодательства и ведомственных нормативных документов в подразделениях внутренних дел;
оптимизировать архивные площади в подразделениях

Этапы внедрения решения

Залповый и оперативный ввод кадровой документации в систему
Создание эффективной системы управления электронным архивом («САПЕРИОН»)
Интеграция с различными информационными системами (например — АИС «КАДРЫ»)
Обучение сотрудников технологиям использования электронного архива

Схема решения «Электронный архив кадрового делопроизводства МВД России»

Система ввода документов предназначена для обеспечения оперативного и качественного ввода в систему документов ежедневно создаваемых в кадровом подразделении или поступающих извне.
Предполагается два основных способа пополнения системы электронного архива: силами корпорации ЭЛАР и силами сотрудников кадровой службы.

Для сканирования расшитой документации на участке текущего ввода используются высокоскоростные сканеры рабочих групп MDS и промышленные поточные сканеры ЭЛАР Скамакс, предназначенные для оцифровки десятков тысяч документов в день.

Для сканирования сшитой документации форматом до А1 используются планетарные сканеры ЭЛАР ПланСкан. Бесконтактный способ сканирования позволяет оперативно обрабатывать документы без расшивки, высокочувствительная оптика, удобный интерфейс и широкие программные возможности обработки изображений обеспечивают высокое качество электронных образов.

Состав участка текущего ввода (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций, и т.п.) выбирается исходя объема (количества листов ежемесячно) и вида (сшитая, расшитая, разнородная) текущего потока кадровой документации, с учетом перспективного развития системы электронного документооборота.

Электронный архив кадрового делопроизводства строится на базе системы управления электронными архивами ЭЛАР САПЕРИОН. Система позволяет хранить любые типы документов (электронные образы бумажных документов, документы учетных систем, фото-файлы и др.), интегрируется с любыми приложениями, используемыми на предприятии. Благодаря интеграции доступ к документам электронного архива осуществляется как напрямую из системы ЭЛАР САПЕРИОН, так и через привычные для пользователей программные приложения

Средствами системы управления электронным архивом ЭЛАР САПЕРИОН:

осуществляется кодирование документа: доступ к документам возможен только после введения пароля, который для дополнительной безопасности сохраняется в специальном формате;
предоставляется возможность использования электронной цифровой подписи: обеспечивает высокую степень защиты кадровых документов (например, приказов по личному составу, трудовых договоров и т.п.);
ограничивается доступ к частям архива, отдельным документам или их фрагментам для различных пользователей или групп пользователей, включая запрет на копирование и печать документов;
контролируется доступ к ресурсам электронного архива с ведением журналов учета действий пользователей по внесению изменений в каждый документ в архиве.

Результаты внедрения решения «Электронный архив кадрового делопроизводства МВД России»

Снижение трудозатрат и времени на составление подборок документов (по видам документации, по конкретным сотрудникам, по сотрудникам одного/нескольких подразделений/отделов, по временным интервалам, реквизитам и типам документов и т.д.) для отчетности и предоставления проверяющим органам (Пенсионному фонду, Государственной инспекции труда, вышестоящим организациям, органам статистики и т.д.)
Сокращение времени на отработку запросов (как внутренних, так и от внешних организаций/физических лиц), а также оперативное восстановление и заверение копий утраченных документов на основании их электронных образов
Осуществление контроля правильности составления/заполнения кадровой документации (наличие всех необходимых реквизитов, в том числе печатей, подписей и т.п.), а также качества и сроков выполнения работ сотрудниками кадровых подразделений в режиме реального времени. Хранение документов в режиме версионности позволяет отследить когда, кем и какие изменения вносились в каждый конкретный кадровый документ

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений