Электронный архив отдела адресно-справочной работы УФМС регина
Корпорация ЭЛАР предлагает решение «Электронный архив отдела адресно-справочной работы УФМС региона», которое позволит сотрудникам осуществлять в многопользовательском режиме оперативный регламентированный доступ к электронным копиям адресных листков убытия и прибытия через интерфейс используемой автоматизированной информационной системы (АИС).
Внедрение электронного архива не только способствует экономии времени на поиск и подбор информации и повышению производительности работы сотрудников, но и избавляет от необходимости обращаться к бумажным картотекам, а, следовательно, и необходимости их размещения в отделе.
Решение «Электронный архив отдела адресно-справочной работы УФМС региона» состоит из модулей:
- Участок ввода документов
- Система управления электронным архивом
- Хранилище электронных данных
Схема решения«Электронный архив отдела адресно-справочной работы УФМС региона»
Участок ввода документов
Для создания электронных копий адресных листков прибытия/убытия производится их сканирование. Сканирование большой картотеки, как правило, выполняется на организуемом на территории отдела адресно-справочной работы мобильном участке ввода, где специалисты корпорации ЭЛАР производят оцифровку с использованием собственных профессиональных сканеров. Тот же объем документов может быть переведен в электронный вид в производственных центрах Корпорации, располагающих современным парком сканирующего оборудования. После оцифровки документов специалистами производственных центров проводится их индексирование. В ходе индексирования создается индексная база данных полученных в результате сканирования электронных копий адресных листков. Подготовленная база данных загружается в используемую в отделе автоматизированную информационную систему.
Система управления электронным архивом
Система управления архивом представляет собой профессиональное программное обеспечение САПЕРИОН, предназначенное для надежного хранения электронных данных и эффективного управления ими.
В систему САПЕРИОН помещаются отсканированные образы адресных листков прибытия/убытия, а также дублируется индексная информация из используемой в отделе адресно-справочной работы автоматизированной информационной системы (АИС). Дублирование базы данных происходит после проведения интеграции двух систем — САПЕРИОН и АИС отдела. Также происходит связывание индексной информации, содержащейся в АИС и электронных копий (графических образов) адресных листков.
Главным результатом интеграции является то, что уполномоченные сотрудники отдела адресно-справочной работы получают возможность просматривать образы адресных листков, обращаясь только к своей АИС. Такая возможность реализуется посредством размещения в базе данных АИС ссылки на графический образ документа, находящийся в электронном архиве.
Хранилище электронных данных
Для архивного хранения электронных документов целесообразно использовать архивные накопители, работающие с оптическими носителями, — ЭЛАР НСМ и ЭЛАР НСМ BD. Такие хранилища обладают емкостью до 700 оптических дисков и способны вмещать до 35 ТБ информации. Архивные накопители позволяют использовать сменные магазины дисков, поддерживают их off-line хранилище и предоставляют возможность наращивания изначального объема архива.
Преимущества решения:
- Повышение эффективности труда сотрудников отдела, работающих с картотекой за счет автоматизации работ по обработке запросов
- Осуществление доступа сотрудников отдела через используемую АИС как к индексной информации, так и к электронным образам адресных листков убытия/прибытия
- Обеспечение оперативного пополнения базы данных АИС отдела и электронного архива за счет участка текущего ввода
- Сокращение обращений к бумажным оригиналам адресных листков убытия/прибытия, избавление от необходимости их ксерокопирования
- Возможность осуществления вывода на печать электронных копий оригиналов адресных листков убытия/прибытия
- Гарантия надежной сохранности электронного информационного ресурса в специализированной системе управления электронным архивом
- Обеспечение долговременного хранения данных электронного архива на оптических дисках в архивных накопителях
- Возможность вывода бумажных картотек за пределы отдела и высвобождения занятых ими помещений
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
